Teniendo en cuenta el hecho de que se envían y reciben más de 300 mil millones de correos electrónicos todos los días, no es sorprendente que las personas hayan desarrollado una "fatiga por correo electrónico". Por eso es tan importante escribir correos electrónicos efectivos que transmitan su punto de manera clara y concisa; no quiere que las personas no lean completamente el correo electrónico de invitación a la reunión porque es demasiado largo o poco claro. No se preocupe, este wikiHow lo guiará a través de todo lo que debe hacer al escribir un correo electrónico para una invitación a una reunión, como cómo escribir una línea de asunto sólida, qué debe decir en el cuerpo de su correo electrónico y cómo puede usar un aplicación de calendario para facilitar las cosas.
Pasos
Método 1 de 3: escribir una línea de asunto sólida
Paso 1. Escriba una línea de asunto breve y relevante con la fecha y el tema de la reunión
Incluir estos detalles significa que las personas sabrán cuándo es y qué se discutirá sin siquiera abrir el correo electrónico. Por ejemplo, podría escribir "Reunión 8/12: nuevas directrices para la presentación de informes".
Advertencia:
Dejar fuera el tema de la reunión probablemente hará que la gente responda, preguntando si es relevante para su departamento o si su asistencia es obligatoria, ¡así que asegúrese de mencionar el tema!
Paso 2. Solicite confirmación de asistencia en la línea de asunto
Si necesita saber quién va a asistir a la reunión, solicite confirmación en la línea de asunto. De esa forma, sabrán que deben responder lo antes posible, incluso antes de abrir el correo electrónico. Puede escribir: "Reunión de RR. HH. del viernes 10/6, confirme lo antes posible".
También puede escribir: "Confirme su asistencia: reunión de recursos humanos 6/10"
Paso 3. Hágales saber si es una reunión de emergencia en la línea de asunto
Si se trata de un problema urgente o urgente que amerita una reunión de inmediato, agregue un sentido de urgencia al asunto. Por ejemplo, podría escribir algo como "Reunión de emergencia el lunes 31 de febrero: Ciberseguridad".
También es importante tener en cuenta el tema de la reunión para darles una idea de qué esperar
Paso 4. Indique si la asistencia es obligatoria o sugerida
Si trabaja para una gran empresa, es posible que no se requiera la presencia de algunas personas en todas las reuniones. Indique el departamento correspondiente en la línea de asunto o informe a los destinatarios si deben asistir. Por ejemplo, podría escribir "Reunión de marketing obligatoria 10/6".
Si la reunión no es necesaria, puede escribir: "Reunión sugerida 6/10 sobre tácticas de investigación eficientes"
Paso 5. Use palabras completas en su línea de asunto para evitar confusiones
Las abreviaturas pueden parecer eficaces, pero no son tan específicas como las palabras completas y pueden causar confusión. Por ejemplo, "SAP" podría significar "sistemas y procesamiento" o "plan de muestreo y análisis", según quién esté familiarizado con su jerga y quién no.
Sin embargo, está bien usar abreviaturas comunes como "RSVP", "HR" y "Wed"
Método 2 de 3: Elaboración del cuerpo de su correo electrónico
Paso 1. Escriba una breve y amigable introducción y una breve nota
Presentarse es necesario si trabaja para una gran empresa o si aún no conoce a todos. También es importante mencionar en esta breve introducción si es necesario completar o traer algún documento o material a la reunión.
Haga que su presentación sea agradable o relevante para el trabajo. Por ejemplo, "Hola equipo, espero con ansias el lanzamiento del nuevo programa la semana que viene"
Propina:
Recuerde a los destinatarios si necesitan completar alguna tarea o traer algo a la reunión. Por ejemplo, "Como recordatorio, traiga 4 copias impresas de sus listas de contactos de proveedores".
Paso 2. Enumere la fecha y hora de la reunión en su propia línea para que se destaque
Esta es información esencial para que las personas asistan a la reunión, por lo que desea que sea clara y se destaque del resto del texto. Sangra 2 líneas arriba y abajo y / o ponlo en negrita.
- Ejemplo: "6 de octubre, 10:30 - 11:45 a. M."
- Si la reunión es en línea, enumere la zona horaria para que las personas en diferentes zonas horarias no se pierdan debido a la falta de comunicación. Por ejemplo, podría escribir: "6 de octubre, 10:30 - 11:45 a. M. (PST)"
Paso 3. Indique la ubicación después de la fecha y la hora
Haga que la ubicación se destaque tanto como la fecha y la hora, especialmente si se reunirá en un lugar nuevo, si es difícil de encontrar o si sabe que algunos de los destinatarios no están familiarizados con la ubicación. Para reuniones virtuales (ya sea a través de un foro en vivo o chat de video), proporcione un enlace al foro o videollamada para acceder fácilmente.
Al dar instrucciones, sea lo más detallado posible. Como ejemplo: “Por favor, venga a la sala de conferencias 592 en el edificio Timaren (209 Nix St.). La habitación 592 está ubicada en el segundo nivel del edificio, por lo que deberá tomar el ascensor desde la planta baja, salir por la 12 y usar los ascensores en el lado sur del edificio (a su izquierda) para subir. al piso 59"
Paso 4. Comparta el propósito de la reunión
Hágales saber a los destinatarios lo que se va a lograr con la reunión. Ofrecer una agenda breve para la reunión les ayudará a reconocer qué tareas deben realizarse de antemano. Simplemente puede indicar el tema (como "Actualización de ciberseguridad") o puede proporcionar una línea de tiempo:
- 10:30 - 10:45 Compartir actualizaciones de estado del proyecto
- 10:45 - 11:10 Comparar y seleccionar ofertas viables
- 11:10 - 11:30 Lluvia de ideas y objetivos para el lanzamiento
Paso 5. Revise su correo electrónico en busca de errores gramaticales y fácticos
Las cosas más importantes para corregir son la fecha, la hora y el lugar de la reunión, ¡así que asegúrese de tener las correctas! También puede revisar su introducción, agenda u otras notas que haya incluido para asegurarse de haber cubierto todos los aspectos básicos.
Lea su correo electrónico en voz alta para asegurarse de que su escritura sea clara y concisa antes de enviarla
Método 3 de 3: uso de Outlook o una aplicación de calendario integrada
Paso 1. Haga clic en "Nueva reunión" en la pestaña de inicio en Outlook
Si su empresa utiliza una base de datos de comunicaciones con un calendario integrado, como Outlook, úsela para programar su reunión. Suele ser el punto de contacto preferido de las personas con las que trabaja.
Si su empresa no usa Outlook ni nada parecido, puede usar su correo electrónico relacionado con el trabajo para enviar la invitación
Paso 2. Seleccione una fecha y una hora en la ventana "Asistente de programación"
Después de crear una nueva reunión, aparecerá la ventana del calendario. Haga clic en "Asistente de programación" y resalte una fecha y hora disponibles para su reunión.
Asegúrese de que sea un momento en el que usted y los asistentes previstos estén disponibles. Según la aplicación de su empresa, es posible que deba ajustar la configuración de visualización para mostrar el horario de todos (además del suyo)
Paso 3. Agregue asistentes escribiendo sus nombres o usando su libreta de direcciones
Haga clic en la barra de texto para ingresar nombres manualmente o desplácese por su libreta de direcciones y seleccione sus nombres de la lista. Utilice la función "Asistente de programación" para comprobar la disponibilidad de otras personas.
Si las personas no están disponibles, sus nombres aparecerán resaltados. El asistente incluso mostrará las franjas horarias recomendadas que se adapten a usted y a los horarios de los asistentes
Paso 4. Establezca las horas de inicio y finalización de la reunión
Asegúrese de que la fecha de la reunión sea la fecha que seleccionó anteriormente y haga clic en el botón del calendario para realizar los cambios necesarios. Luego, use las flechas desplegables a la derecha de las listas de tiempo para seleccionar las horas de inicio y finalización correctas.
Agregar tiempos finales es más respetuoso con el tiempo de las personas para que sepan qué esperar y puedan planificar su viaje o trabajar en torno a la reunión
Paso 5. Haga clic en "Cita" en la pestaña "Reunión" en la parte superior de la pantalla
Al hacer clic en este botón, volverá a la pantalla de la cita general y debería ver su entrada programada. Desde aquí, podrá agregar un asunto, una ubicación y notas.
Si no ve su entrada programada en la pantalla de la cita, regrese y repita el proceso hasta que aparezca
Paso 6. Sea específico al ingresar el asunto, la ubicación y las notas
Hágales saber a los destinatarios de qué se trata la reunión en unas pocas palabras breves (p. Ej., "Próximas pruebas de productos"). Sea específico sobre la ubicación, proporcione direcciones si no es un lugar de reunión típico o si es difícil llegar. Agregue cualquier nota adicional (como cualquier trabajo de preparación) que sea relevante para la reunión.
- Proporcione la dirección de la ubicación, incluso si cree que ya la conocen.
- Haga clic en "enviar" cuando haya terminado.
Propina:
Evite temas demasiado amplios como "lluvia de ideas" porque eso no les dice mucho a las personas sobre el propósito de la reunión. En su lugar, podría decir, "lluvia de ideas de proveedores para nuevos productos".
Consejos
- Cuando revise su correo electrónico o invitación, sea breve y directo.
- Use un tono de escritura amigable y profesional.
- Vuelva a verificar la lista de destinatarios para asegurarse de que todos los que deben estar allí estén invitados.
- Escriba las direcciones en la línea "Cco" si desea que todas las direcciones permanezcan ocultas a los destinatarios.
Advertencias
- No envíe la invitación o el correo electrónico sin fecha, hora y ubicación. Probablemente frustrará a sus invitados y obtendrá una gran cantidad de respuestas solicitando esa información.
- No escriba en mayúsculas, se interpretará como gritos y es muy poco profesional.
