Un correo electrónico para compartir conocimientos es un correo electrónico diseñado para compartir información, especialmente en el lugar de trabajo o en otro entorno profesional. El intercambio de conocimientos es una excelente manera de mostrar a sus colegas que se preocupa por ellos y que desea compartir lo que sabe con ellos, con la esperanza de que pueda ayudarlos en el futuro. También puede ayudar a fortalecer sus conexiones profesionales. Trate de hacer que sus correos electrónicos para compartir conocimientos sean lo más claros y digeribles posible. Esto hará que sean fáciles de comprender y absorber para otros.
Pasos
Método 1 de 2: redacción de su correo electrónico
Paso 1. Indique el propósito de su correo electrónico de manera clara y breve en la línea de asunto
Escriba una línea de asunto que le brinde a su audiencia una vista previa clara de qué esperar cuando abran su correo electrónico. Trate de mantener la longitud de la línea de asunto en aproximadamente 7 palabras.
- Por ejemplo, si desea compartir el conocimiento que adquirió mientras asistía a una conferencia de codificación, podría hacer que la línea de asunto sea algo como: "Conclusiones clave de la Conferencia de codificadores de Miami 2020".
- Es mucho menos probable que se abran los correos electrónicos con líneas de asunto vagas o demasiado largas. Evite las líneas de asunto breves de solo 1 o 2 palabras que no indiquen de manera eficaz de qué se trata el correo electrónico.
Propina: Si desea que las personas lean su correo electrónico de intercambio de conocimientos dentro de un período de tiempo determinado, incluya una fecha en la línea de asunto. Por ejemplo, podría poner "Avances de la industria para debatir en la reunión del 2 de agosto".
Paso 2. Comience el correo electrónico con un saludo dirigido a su audiencia específica
Piense en la audiencia a la que planea enviar su correo electrónico de intercambio de conocimientos y elija un saludo con un nivel adecuado de formalidad. Haga que el saludo incluya a todos los que recibirán el correo electrónico.
- Por ejemplo, si está enviando el correo electrónico a un pequeño equipo de programadores con los que trabaja de cerca y conoce bien, podría comenzar el correo electrónico con algo súper informal y amistoso como: "Buenas tardes, mis compañeros ninjas de programación".
- Si está enviando un correo electrónico para compartir conocimientos a altos mandos o algún tipo de grupo que contenga personas que no conoce personalmente, puede elegir un saludo más formal como: "Estimados miembros de la junta ejecutiva" o " Buenos días, equipo de marketing ".
- Si está compartiendo conocimientos con solo 1 o 2 personas, puede dirigirse a ellos por su nombre en el saludo de su correo electrónico.
- En caso de duda, puede usar algo genérico como: "Hola a todos" o "Buenas tardes".
Paso 3. Escriba algunos antecedentes o contexto breve al comienzo del correo electrónico
Comience con un párrafo corto, justo debajo de su saludo, que explique lo que compartirá en su correo electrónico. Esto le dará a los lectores más contexto para lo que están a punto de leer que la línea de asunto.
Por ejemplo, si comparte lo aprendido en una conferencia de codificación, puede escribir algo como: “La semana pasada, tuve la suerte de asistir a la edición 2020 de la Conferencia de codificadores de Miami. Me gustaría compartir con ustedes algunas de las conclusiones clave de la conferencia de 2 días, durante la cual aprendimos sobre inteligencia artificial y tendencias de codificación para 2021. Espero que este conocimiento sea tan útil e interesante para ustedes como lo es para mí.."
Paso 4. Divida el cuerpo del correo electrónico en secciones
Divida los puntos principales que desea compartir en secciones coherentes, para que sea más fácil de seguir y digerir. Coloque títulos al principio de cada sección de información para aclarar de qué trata el texto a continuación. Divida las secciones largas en varios párrafos más cortos para dividir la información, en lugar de simplemente volcar un montón de información en un bloque de texto largo.
- Asegúrese de que cada uno de sus párrafos contenga puntos relacionados. Si está comenzando un nuevo pensamiento, comience a escribir un nuevo párrafo.
- Por ejemplo, si desea compartir lo que aprendió sobre inteligencia artificial y tendencias de codificación en una conferencia reciente a la que asistió, podría estructurar su correo electrónico de esta manera: un encabezado de sección que diga "Actualizaciones de la industria de inteligencia artificial", luego escriba algunos párrafos sobre el tema, seguido de otro encabezado de sección que dice "Tendencias de codificación para 2021", seguido de algunos párrafos más.
Paso 5. Concluya el cuerpo del correo electrónico con un párrafo de resumen
Escriba un párrafo corto antes de su cierre que reitere parte de la información principal que contenía su correo electrónico. Hágales saber a sus lectores lo que espera que obtengan del conocimiento compartido e incluya cualquier elemento de acción relevante.
- Por ejemplo, puede decir algo como: “Como puede ver, hay muchos desarrollos nuevos y emocionantes en IA en lo que respecta al marketing y hay algunas tendencias de programación nuevas e interesantes a tener en cuenta en 2021. Espero que apliquen esta información a nuestros proyectos de desarrollo y pensar en formas en las que podemos mejorar nuestros productos durante el próximo año ".
- Un ejemplo de un elemento de acción sería algo como: "Planeamos compartir algunos de nuestros pensamientos sobre toda esta información en la reunión del viernes. Por favor, venga preparado con al menos 1 punto para discutir ".
Paso 6. Termine su correo electrónico con una firma seguida de su nombre y cargo
Elija una firma que sea breve y amigable con un nivel apropiado de formalidad para su audiencia. Incluya su nombre y título al final, para que las personas sepan exactamente de quién es el correo electrónico que acaban de leer, lo cual es especialmente importante si no conoce personalmente a todos los miembros de su audiencia.
- Ejemplos de cierres casuales que funcionan para casi cualquier correo electrónico son: "Gracias", "Saludos" y "Todo lo mejor".
- Algunas firmas más formales son: "Atentamente" y "Respetuosamente tuyo".
- Algunas ideas para cierres de sesión aún más informales, que podría usar para enviar un correo electrónico a las personas con las que trabajar o ver todos los días, son: "Nos vemos mañana" y "Saludos".
- Si comparte conocimientos fuera de su organización, incluya también el nombre de su organización después de su nombre y cargo, para que la gente sepa de dónde los está escribiendo.
Método 2 de 2: Hacer que su correo electrónico sea fácil de leer
Paso 1. Mantenga su correo electrónico lo más breve posible
Intente incluir toda la información que desea compartir en la menor cantidad de palabras posible. Cuanto más largo sea su correo electrónico, es menos probable que las personas con las que desea compartir su conocimiento lo lean todo.
- Si escribe sobre un tema particularmente complejo, siempre puede incluir enlaces a fuentes externas o archivos adjuntos para proporcionar información más detallada. De esa manera, aquellos que estén interesados en lo que está compartiendo pueden profundizar en el tema.
- No existe una regla fija sobre la duración de un correo electrónico para compartir conocimientos, y dependerá en gran medida del tipo de información que esté compartiendo y de la complejidad del tema. Una buena regla general es no escribir un correo electrónico más largo de lo que le gustaría leer usted mismo.
Paso 2. Resalte la información importante con viñetas o listas numeradas
Repita la información clave de sus párrafos de texto en viñetas o listas numeradas. Esto ayuda a reiterar el conocimiento que está compartiendo y les brinda a los lectores algo para echar un vistazo rápidamente para obtener algunos de los puntos principales de su correo electrónico.
Por ejemplo, puede hacer una lista con un título como "Las 5 principales tendencias de marketing para 2021" y escribir las tendencias del 1 al 5 en una lista numerada debajo. Los lectores pueden ver fácilmente cuáles son las tendencias y luego leer el texto de su correo electrónico si desean información más detallada
Paso 3. Utilice un lenguaje simple y fácil de entender tanto como sea posible
Evite el uso de palabras grandes y jerga para explicar sus puntos a menos que sea absolutamente necesario. Esto hará que su correo electrónico sea mucho más fácil de leer y comprender por una audiencia más amplia que probablemente no esté tan familiarizada con el tema sobre el que está escribiendo como usted.
Tenga en cuenta también a su audiencia cuando elija qué idioma usar. Si está escribiendo a un pequeño grupo de programadores, por ejemplo, probablemente pueda salirse con la suya usando más jerga de codificación en su correo electrónico que si estuviera escribiendo a una audiencia variada
Propina: Si es absolutamente necesario utilizar una palabra que la gente no conozca para explicar un punto, proporcione una definición la primera vez que utilice la palabra en el contenido de su correo electrónico.
Paso 4. Escribe en un tono profesional
Sea cortés, use la gramática y la puntuación adecuadas, y elija sus palabras con cuidado. Evite escribir en un tono casual y no use jerga o lenguaje poco profesional. Esto le ayudará a parecer profesional y conocedor del tema sobre el que está compartiendo información.
- Por ejemplo, no escriba palabras en mayúsculas y use signos de exclamación con moderación, para que no parezca que está gritando a su audiencia.
- No use palabras o frases de jerga como "yo", "qué pasa" o "todos ustedes", por nombrar algunas.
Paso 5. Cíñete a las fuentes, los caracteres y el formato de correo electrónico estándar
No utilice fuentes o caracteres especiales que no tengan algunos sistemas. Utilice una fuente de sistema estándar que esté integrada en su servidor de correo electrónico, limítese a usar caracteres que están en un teclado estándar y no se meta con el formato predeterminado de su correo electrónico.
Esto asegurará que prácticamente cualquier persona que reciba su correo electrónico en una computadora diferente oa través de un servidor de correo electrónico diferente verá exactamente lo que vio cuando escribió su correo electrónico
Consejos
- Siempre tenga en cuenta a su audiencia cuando escriba un correo electrónico para compartir conocimientos. Esto le ayudará a determinar el nivel de formalidad, el tono y el idioma que utilizará.
- Asegúrese de enviar un correo electrónico para compartir conocimientos a las personas que se beneficiarán más de él. Por ejemplo, un programador puede no estar interesado en las tendencias y desarrollos de la industria del marketing, pero alguien en el servicio al cliente sí.
- Antes de redactar un correo electrónico para compartir conocimientos, pregúntese si es la mejor manera de compartir la información. En algunos casos, puede decidir que una reunión en persona o una presentación de videoconferencia sería más efectiva.
- Cree un esquema de lo que desea compartir antes de escribir su correo electrónico. Por ejemplo, si desea compartir algunas técnicas de marketing que aprendió en un seminario web al que asistió, puede escribir puntos principales como "nuevas técnicas de SEO", "estrategias de marketing por correo electrónico" y "mejores prácticas de marketing de contenido".
Advertencias
- Asegúrese de que el idioma que utiliza en su correo electrónico sea comprensible para todos los miembros de su audiencia. Por ejemplo, no utilice un montón de jerga de programación si está escribiendo a toda su empresa.
- Siempre revise y revise la ortografía de sus correos electrónicos antes de enviarlos. Si su correo electrónico contiene errores, no se encontrará como una fuente confiable de conocimiento.
