Este wikiHow te enseñará cómo automatizar la generación de informes de datos en Microsoft Excel. Para datos externos, este wikiHow le enseñará cómo consultar y crear informes desde cualquier fuente de datos externa (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) desde su hoja de trabajo utilizando complementos de Excel que vinculan su hoja de trabajo a fuentes de datos externas.
Para los datos que ya están almacenados en una hoja de cálculo de Excel, usaremos macros para crear informes y exportarlos en una variedad de tipos de archivos con solo presionar una tecla. Afortunadamente, Excel viene con una grabadora de pasos incorporada, lo que significa que no tendrá que codificar las macros usted mismo.
Pasos
Método 1 de 2: para datos que ya están en Excel
Paso 1. Si los datos sobre los que necesita informar ya están almacenados, actualizados y mantenidos en Excel, puede automatizar los flujos de trabajo de informes utilizando macros
Las macros son una función incorporada que le permite automatizar tareas complejas y repetitivas.
Paso 2. Abra Excel
Haga doble clic (o haga clic si está en una Mac) el ícono de la aplicación Excel, que se asemeja a una "X" blanca sobre un fondo verde, luego haga clic en Libro de trabajo en blanco en la página de plantillas.
- En una Mac, es posible que deba hacer clic en Expediente y luego haga clic en Nuevo libro de trabajo en blanco en el menú desplegable resultante.
- Si ya tiene un informe de Excel que desea automatizar, haga doble clic en el archivo del informe para abrirlo en Excel.
Paso 3. Ingrese los datos de su hoja de cálculo si es necesario
Si no ha agregado las etiquetas de columna y los números para los que desea automatizar los resultados, hágalo antes de continuar.
Paso 4. Habilite la pestaña Desarrollador
Por defecto, el Desarrollador La pestaña no aparece en la parte superior de la ventana de Excel. Puede habilitarlo haciendo lo siguiente según su sistema operativo:
- Windows: haga clic en Expediente, haga clic en Opciones, haga clic en Personalizar la cinta en el lado izquierdo de la ventana, marque la casilla "Desarrollador" en el lado inferior derecho de la ventana (es posible que primero tenga que desplazarse hacia abajo) y haga clic en OK.
- Mac: haga clic en Sobresalir, haga clic en Preferencias …, haga clic en Cinta y barra de herramientas, marque la casilla "Desarrollador" en la lista "Pestañas principales" y haga clic en Ahorrar.
Paso 5. Haga clic en Desarrollador
Esta pestaña ahora debería estar en la parte superior de la ventana de Excel. Al hacerlo, aparecerá una barra de herramientas en la parte superior de la ventana de Excel.
Paso 6. Haga clic en Grabar macro
Está en la barra de herramientas. Aparecerá una ventana emergente.
Paso 7. Ingrese un nombre para la macro
En el cuadro de texto "Nombre de macro", escriba el nombre de su macro. Esto le ayudará a identificar la macro más tarde.
Por ejemplo, si está creando una macro que hará un gráfico a partir de sus datos disponibles, puede llamarlo "Gráfico1" o similar
Paso 8. Cree una combinación de teclas de método abreviado para la macro
Presiona la tecla ⇧ Shift junto con otra tecla (por ejemplo, la tecla T) para crear el atajo de teclado. Esto es lo que usará para ejecutar su macro más adelante.
En una Mac, la combinación de teclas de acceso directo terminará siendo ⌥ Opción + ⌘ Comando y su tecla (por ejemplo, ⌥ Opción + ⌘ Comando + T)
Paso 9. Guarde la macro en el documento actual de Excel
Haga clic en el cuadro desplegable "Guardar macro en" y, a continuación, haga clic en Este libro de trabajo para asegurarse de que la macro esté disponible para cualquiera que abra el libro.
Deberá guardar el archivo de Excel en un formato especial para que se guarde la macro
Paso 10. Haga clic en Aceptar
Está en la parte inferior de la ventana. Si lo hace, guardará la configuración de su macro y lo colocará en modo de grabación. Se grabarán todos los pasos que realice desde ahora hasta que detenga la grabación.
Paso 11. Realice los pasos que desee automatizar
Excel rastreará cada clic, pulsación de tecla y opción de formato que ingrese y los agregará a la lista de macros.
- Por ejemplo, para seleccionar datos y crear un gráfico a partir de ellos, resaltaría sus datos, haga clic en Insertar en la parte superior de la ventana de Excel, haga clic en un tipo de gráfico, haga clic en el formato de gráfico que desea usar y edite el gráfico según sea necesario.
- Si quisiera usar la macro para agregar valores de celdas A1 mediante A12, harías clic en una celda vacía, escribirías = SUM (A1: A12) y presionarías ↵ Enter.
Paso 12. Haga clic en Detener grabación
Está en el Desarrollador barra de herramientas de la pestaña. Esto detendrá su grabación y guardará cualquier paso que haya realizado durante la grabación como una macro individual.
Paso 13. Guarde su hoja de Excel como un archivo habilitado para macros
Hacer clic Expediente, haga clic en Guardar comoy cambie el formato de archivo a xlsm en lugar de xls. Luego puede ingresar un nombre de archivo, seleccionar una ubicación de archivo y hacer clic en Ahorrar.
Si no lo hace, la macro no se guardará como parte de la hoja de cálculo, lo que significa que otras personas en diferentes computadoras no podrán usar su macro si les envía el libro de trabajo
Paso 14. Ejecute su macro
Presione la combinación de teclas que creó como parte de la macro para hacerlo. Debería ver que su hoja de cálculo se automatiza de acuerdo con los pasos de su macro.
También puede ejecutar una macro haciendo clic en Macros en el Desarrollador pestaña, seleccionando el nombre de la macro y haciendo clic en Correr.
Método 2 de 2: para datos externos (MySQL, Postgres, Oracle, etc.)
Paso 1. Descargue el complemento Excel de Kloudio desde Microsoft AppSource
Esto le permitirá crear una conexión persistente entre una base de datos o fuente de datos externa y su libro de trabajo. Este complemento también funciona con Google Sheets.
Paso 2. Cree una conexión entre su hoja de trabajo y su fuente de datos externa haciendo clic en el botón + en el portal de Kloudio
Escriba los detalles de su base de datos (tipo de base de datos, credenciales) y seleccione cualquier opción de seguridad / cifrado si trabaja con datos confidenciales o de la empresa.
Paso 3. Una vez que haya creado una conexión entre su hoja de trabajo y su base de datos, podrá consultar y crear informes a partir de datos externos sin salir de Excel
Cree sus informes personalizados desde el portal de Kloudio y luego selecciónelos del menú desplegable en Excel. Luego, puede aplicar filtros adicionales y elegir la frecuencia con la que se actualizará el informe (para que su hoja de cálculo de ventas se actualice automáticamente cada semana, día o incluso hora).
Paso 4. Además, también puede ingresar datos en su hoja de trabajo conectada y hacer que los datos actualicen su fuente de datos externa
Cree una plantilla de carga desde el portal de Kloudio y podrá cargar manualmente o automáticamente los cambios en su hoja de cálculo a su fuente de datos externa.
Video: al utilizar este servicio, es posible que cierta información se comparta con YouTube
Consejos
- Descargue solo complementos de Excel desde Microsoft AppSource, a menos que confíe en el proveedor externo.
- Las macros se pueden usar para cualquier cosa, desde tareas simples (por ejemplo, agregar valores o crear un gráfico) hasta tareas complejas (por ejemplo, calcular los valores de su celda, crear un gráfico a partir de los resultados, etiquetar el gráfico e imprimir el resultado).
- Al abrir una hoja de cálculo con su macro incluida, es posible que deba hacer clic en Contenido disponible en un banner amarillo en la parte superior de la ventana antes de que pueda usar la macro.
Advertencias
- Las macros se pueden utilizar de forma malintencionada (por ejemplo, para eliminar archivos de su computadora). No ejecute macros de fuentes no confiables.
- Las macros implementarán literalmente cada paso que realice durante la grabación. Asegúrese de no ingresar accidentalmente el valor incorrecto, abrir un programa que no desea usar o eliminar un archivo.
