Los correos electrónicos son una forma rápida y fácil de ponerse en contacto con compañeros de trabajo y otros socios comerciales, y son una herramienta eficaz para programar todo tipo de reuniones. Ya sea que esté tratando de programar una cita con un compañero de trabajo, superior o completo desconocido, primero debe formatear el correo electrónico con una línea de asunto y un cuerpo de texto claros. Una vez que haya firmado su correo electrónico y enviado el mensaje, espere de 3 a 5 días antes de enviar una respuesta de seguimiento.
Pasos
Método 1 de 2: formateo del correo electrónico
Paso 1. Mencione en la línea de asunto que le gustaría conocer
Indique claramente su propósito en la línea de asunto del correo electrónico, para que el destinatario sepa de inmediato que le gustaría reunirse con él. Evite el uso de lenguaje vago como "Reunión" o "Posible hora de reunión". En su lugar, use fechas y períodos de tiempo específicos en la línea de asunto para que su destinatario sepa qué esperar de inmediato.
Por ejemplo, escriba algo como esto: "Solicitud de reunión para el 17/05 a las 11 a. M."
Paso 2. Utilice un saludo adecuado para comenzar su correo electrónico
Intente usar un saludo formal estándar cuando comience a escribir su mensaje. Si se está comunicando con un funcionario público u otra persona distinguida que nunca ha conocido, use su título completo en el encabezado. Si se comunica con un compañero de trabajo o superior, utilice un título honorífico como "Sr.", "Sra.", "Mx." O "Señorita". Como regla general, intente usar saludos como "Estimado", "Hola" y "Hola" para comenzar su correo electrónico.
- Si se dirige a una oficina o grupo general en lugar de a un individuo, use "A quien corresponda" en su lugar.
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Por ejemplo, si se estaba comunicando con su superior, intente redactar el saludo de la siguiente manera:
"Estimado Sr. Jackson, ¡Espero que este correo electronico te encuentre bien! Quería contactarte con respecto a una posible reunión ".
Paso 3. Preséntese si se va a reunir con un completo extraño
Dedique su primer párrafo a una breve introducción si le está escribiendo a un funcionario público u otra persona que nunca haya conocido antes. Concéntrese en su nombre, puesto y conexión profesional, para que el destinatario sepa quién es usted y por qué se está comunicando con ellos. Si se está comunicando con alguien que ya conoce, como un jefe o un compañero de trabajo, no se sienta obligado a incluir un párrafo introductorio.
- Su introducción no debería tomar mucho tiempo para leer.
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Intente escribir algo como esto:
Estimada Sra. Atkins, Mi nombre es Sarah Clement y trabajo para el refugio de animales del condado de Jones.
Paso 4. Describa el motivo de la reunión y su importancia general
Al principio del correo electrónico (después de su introducción, si opta por incluir una), indique el tipo de reunión que le gustaría tener con el destinatario y si será formal o informal. Una vez que haya explicado para qué es la reunión, explique por qué la reunión es importante para la tarea que está tratando de completar. Trate de que su explicación sea breve, ya que es posible que su destinatario no tenga mucho tiempo para revisar su correo electrónico.
Por ejemplo, intente escribir algo como esto: “¿Pueden reunirse conmigo la semana que viene para hablar sobre la próxima campaña de adopción? Dado que usted es el asesor financiero actual del refugio de animales, creo que podría proporcionar una gran cantidad de información sobre el presupuesto de trabajo de la organización para el evento"
Paso 5. Sugiera un posible lugar y hora para su reunión
Intente pensar en un lugar que sea conocido y de fácil acceso para el destinatario. Si trabaja en el mismo edificio o ubicación general que la persona a la que está enviando el correo electrónico, vea si puede reunirse durante la pausa para el almuerzo. Si usted y el destinatario no viven ni trabajan en un lugar cercano, intente sugerir un restaurante u otra área pública donde puedan reunirse. Además, mencione un rango de horarios que funcionen para usted, para que el destinatario pueda informarle su disponibilidad más fácilmente.
- Si ambos tienen horarios ocupados, considere programar una reunión telefónica o de videoconferencia.
- Por ejemplo, redacta algo como esto: “¿Podrías pasar por el refugio de animales en algún momento de esta semana? Estaré en la recepción todos los días de 9 a 5 ".
Paso 6. Solicite que el destinatario responda a su mensaje
Dado que técnicamente está programando un evento, pida cortésmente que el destinatario responda con su disponibilidad. Si se comunica con una persona especialmente ocupada, recuerde que es posible que tarde uno o dos días en responder. espalda.
Por ejemplo, diga algo como esto: "Si pudiera informarme de su disponibilidad para la próxima semana, ¡se lo agradecería mucho!"
Paso 7. Utilice un lenguaje de cierre cordial al finalizar el correo electrónico
Redacte una oración final que repita el propósito de su correo electrónico, para que el destinatario comprenda claramente el propósito de la reunión. Use un tono amigable para firmar su correo electrónico, usando frases como "Atentamente", "Gracias" o "Mis mejores deseos". Después de escribir la firma, deje una firma debajo de su nombre, que reafirma su puesto o carrera actual.
- Atienda su idioma al destinatario. Si está hablando con un compañero de trabajo, una firma como "Hasta pronto" tendría más sentido que "Respetuosamente suyo". Si se está comunicando con un superior, "Atentamente" o "Mis mejores deseos" sería más apropiado que una despedida casual como "Nos vemos".
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Por ejemplo, escribe algo como esto:
Espero reunirme con usted pronto, ya que quiero que esta campaña de adopción sea lo más exitosa posible.
Atentamente, Sarah Clemente
Coordinador de actividades, Refugio de animales del condado de Jones
Paso 8. Incluya todos los adjuntos relevantes que se relacionen con la reunión
Adjunte cualquier documento, hoja de cálculo u otro archivo relevante que pueda ayudar a preparar al destinatario para la reunión. Si se está comunicando con alguien con respecto a un tema complejo, incluya los folletos u hojas de datos necesarios para ayudar al destinatario a comprender el tema de la reunión.
Por ejemplo, si está discutiendo cambios presupuestarios para un próximo evento, es posible que desee incluir una hoja de cálculo del presupuesto del año anterior
Paso 9. Utilice un lenguaje profesional y una gramática adecuada en todo el correo electrónico
Revise su mensaje en busca de errores gramaticales y ortográficos obvios, de modo que su borrador final se vea lo más pulido y limpio posible. Además, elimine cualquier abreviatura o jerga que haga que el mensaje parezca más informal o más difícil de entender. Si su borrador final no parece ni suena profesional, es posible que el destinatario no se tome en serio su solicitud.
Si bien los emojis pueden ser divertidos de usar en mensajes de texto y correos electrónicos casuales, no debes usarlos para solicitar una reunión
Método 2 de 2: seguimiento con el destinatario
Paso 1. Redacte un correo electrónico de seguimiento si el destinatario no se comunica con usted en 3-5 días
Dale al destinatario unos días para leer y responder a tu solicitud. Si no recibe respuesta dentro de una semana hábil, envíele a la persona un correo electrónico rápido para recordarle que está esperando una respuesta. Haga hincapié en que está agradecido por la oportunidad de conocerlos y que está agradecido por su tiempo.
- Las llamadas de seguimiento también son una forma eficaz de comunicarse con la persona con la que está tratando de reunirse.
- Por ejemplo, redacte algo como esto: “Solo quería hacer un seguimiento con usted con respecto a mi solicitud de reunión. Cuando tenga un momento libre, ¿podría decirme su disponibilidad para una reunión en algún momento de la semana que viene?"
Paso 2. Planifique los detalles de la reunión en un correo electrónico adicional
Negocie con el horario de otra persona una vez que responda. Tome nota de la disponibilidad de la otra persona y confirme la hora de la reunión en una fecha en la que ambos estén disponibles. Intente confirmar una fecha y hora dentro de 1-2 correos electrónicos para evitar confusiones y desorden en su bandeja de entrada.
- Trate de ser lo más flexible posible. Si se está comunicando con una persona ocupada, es posible que no pueda reunirse con usted de inmediato.
- No programe una reunión en el último minuto. Si el destinatario está ocupado, es posible que no pueda acordar una fecha para reunirse.
Paso 3. Envíe un recordatorio o una confirmación unos días antes de la reunión
Si desea estar más preparado antes de la reunión programada, intente enviar un correo electrónico de confirmación al destinatario como recordatorio. No haga que este correo electrónico sea demasiado extenso; en su lugar, indique el día, la hora y el lugar en el que planea reunirse para verificar que la reunión aún está programada.
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Por ejemplo, escribe algo como esto:
Solo quería confirmar que todavía nos reuniremos el 17 de mayo a las 11 a. M. En el refugio de animales del condado de Jones.
