Si no está muy familiarizado con Microsoft Excel, su uso puede parecer un programa intimidante. Afortunadamente, empezar es fácil. Puede escribir datos, copiarlos y pegarlos de otros documentos y formatearlos con solo unos pocos clics. Con un poco de práctica, podrá ingresar, editar y administrar datos rápidamente en Microsoft Excel.
Pasos
Parte 1 de 3: Introducción y selección de datos
Paso 1. Inicie Microsoft Excel
Puede localizar Excel haciendo clic en el menú "Inicio", seleccionando "Todos los programas", seleccionando "Microsoft Office" y luego eligiendo "Microsoft Excel". Excel viene con la suite de productos Microsoft Office generalmente empaquetados con computadoras y portátiles con Windows.
Los usuarios de Mac que hayan comprado Excel para Mac encontrarán el programa en su Dock o entre ellos abriendo "Finder" y luego seleccionando "Aplicaciones"
Paso 2. Abra una hoja de cálculo
Un "libro de trabajo" en blanco puede aparecer automáticamente al abrir Excel. De lo contrario, verá una "Galería de plantillas" desde la que puede seleccionar un nuevo libro de trabajo en blanco o una plantilla con formato especial.
Siempre puede abrir una nueva hoja de cálculo mientras trabaja en otro libro en Excel. Simplemente haga clic en "Archivo" en la barra de menú y seleccione la opción "Nuevo libro de trabajo"
Paso 3. Ingrese los datos en las celdas deseadas
Puede escribir números, palabras, ecuaciones, fórmulas o funciones en cualquier celda después de seleccionarla y hacer clic en ella.
- Cuando termines con una celda determinada, presiona ↵ Enter o Tab ↹ para pasar automáticamente a la siguiente celda horizontalmente.
- También puede crear una nueva línea dentro de una celda en la que agregar más texto. Simplemente ingrese un "salto de línea" presionando Alt + ↵ Enter.
Paso 4. Cree títulos para sus columnas
Ingrese texto en la Fila 1 para crear encabezados de columna para sus datos. Por ejemplo, ingrese "Nombre" en la celda A1 y "Fecha" en la celda B1 y permita que estos sirvan como encabezados de columna para rastrear la información del nombre y la fecha.
Paso 5. Cree una serie de datos secuenciados
Excel puede aprender patrones subyacentes a sus datos y luego completar datos basados en esos patrones para ahorrarle tiempo y energía. Empiece por establecer un patrón en celdas consecutivas (por ejemplo, escribiendo "enero" en una celda y "febrero" en la siguiente). Luego seleccione las celdas pobladas y haga clic y arrastre la esquina inferior derecha del rectángulo seleccionado para expandir el patrón en nuevas celdas. Excel reconocerá automáticamente su patrón establecido y completará las celdas siguientes con "marzo", "abril", etc.
Excel puede reconocer muchos patrones comunes, como días de la semana, fechas espaciadas uniformemente, números consecutivos y muchos otros
Paso 6. Seleccione un rango de celdas
Para seleccionar un rango de celdas con el mouse (para formatear o editar grandes cantidades de datos), simplemente haga clic en el principio o el final de un rango de datos y arrastre el cursor en la dirección deseada para resaltar el texto apropiado. También hay varios atajos de teclado útiles que se enumeran a continuación.
- Al presionar Ctrl y la barra espaciadora se extiende una selección a lo largo de la columna donde se encuentra la celda original.
- Al presionar ⇧ Shift y la barra espaciadora se extiende una selección a lo largo de la fila donde se encuentra la celda original.
- Al presionar Ctrl + ⇧ Shift y la barra espaciadora o Ctrl + A se seleccionará la hoja de trabajo completa.
Paso 7. Inserte la (s) fila (s)
Comience haciendo clic en un número de fila (esto seleccionará la fila completa). Seleccione la fila en la que le gustaría que su nueva fila vaya arriba. Haz clic derecho (Control + clic en Mac) y selecciona "Insertar" en el menú que aparece.
- Esta función también está disponible en la pestaña "Inicio" seleccionando "Insertar" en "Celdas" y luego "Insertar filas de hojas".
- Para insertar varias filas, debe seleccionar varias filas por encima de la ubicación en la que desea colocar nuevas filas. Simplemente seleccione el mismo número de filas que desea insertar a continuación.
Paso 8. Inserte columnas
Comience haciendo clic en la letra de una columna (esto seleccionará toda la columna). Seleccione la columna a la que le gustaría que su nueva columna vaya a la izquierda. Haz clic derecho (Control + clic en Mac) y selecciona "Insertar" en el menú que aparece.
- Esta función también está disponible en la pestaña "Inicio" seleccionando "Insertar" en "Celdas" y luego "Insertar filas de hojas".
- La inserción de varias columnas requiere que seleccione varias columnas a la derecha de la ubicación en la que desea colocar nuevas columnas. Simplemente seleccione el mismo número de columnas que desea insertar a la izquierda.
Parte 2 de 3: Editar datos
Paso 1. Copie una o más celdas
Después de seleccionar la (s) celda (s) que desea copiar, haga clic derecho y seleccione "Copiar" en el menú que aparece. Alternativamente, presiona Ctrl + C (o Comando + C para usuarios de Mac). Esto agregará los datos seleccionados a su portapapeles.
Paso 2. Corta una o más celdas
Después de seleccionar la (s) celda (s) que desea cortar, haga clic derecho y seleccione "Cortar" en el menú que aparece. Alternativamente, presiona Ctrl + X (o Comando + X para usuarios de Mac). Esto agregará los datos seleccionados a su portapapeles.
Paso 3. Pegue una o más celdas
Después de seleccionar las celdas en las que desea pegar sus datos, haga clic derecho y seleccione "Pegar" en el menú que aparece. Alternativamente, presiona Ctrl + V (o Comando + V para usuarios de Mac). Esto pegará el contenido de las celdas copiadas o cortadas.
Si su celda contiene una fórmula, "Pegar" pegará la fórmula no calcula el valor de la fórmula. Para "Pegar" los valores de las celdas, utilice "Pegado especial"
Paso 4. Pegue valores de celda en lugar de fórmulas
Comience seleccionando "Editar" en la pestaña "Inicio" y haga clic en "Pegado especial". Seleccione "Valores" de la lista de atributos para pegar.
Dependiendo de su versión de Excel, otras opciones en el "Pegado especial" pueden incluir "Comentarios" (comentarios de texto que se pueden agregar a celdas individuales), "Formatos" (todas las selecciones de formato de texto) o "Todo" para pegar todo en una vez
Paso 5. Elimine el contenido de la celda
Simplemente seleccione las celdas en las que desea eliminar el texto y presione Supr o haga clic con el botón derecho y seleccione "Eliminar" en el menú que aparece.
Paso 6. Mueva celdas, filas o columnas
Resalte las celdas elegidas y active el "puntero de movimiento" (que aparece como cuatro flechas de dirección para los usuarios de Windows o como un icono de mano para los usuarios de Mac). Arrastre a su ubicación preferida para reemplazar los datos existentes allí con las celdas que decidió mover
Paso 7. Use una fórmula
Excel usa "fórmulas" para realizar cálculos dentro de una celda y puede hacer referencia a otras celdas como parte de ese cálculo. Haga clic en la celda en la que desea ingresar la fórmula y luego comience escribiendo "=". Ahora escriba una fórmula matemática y haga clic en "Entrar". Excel mostrará los resultados (no la fórmula en sí).
También puede obtener más información sobre cómo escribir fórmulas en Microsoft Excel
Paso 8. Valores de referencia de otras celdas
Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas y sus valores. Mientras escribe una fórmula, simplemente haga clic en una sola celda o en un rango de celdas y Excel completará automáticamente el nombre de la celda (por ejemplo, B2, D5) en su fórmula. Ahora su fórmula hace referencia a esa celda específica y extraerá un valor de ella continuamente. Si el valor en la celda referenciada cambia, los resultados de su fórmula también lo harán.
También puede hacer referencia a valores de otras hojas de trabajo. Comience seleccionando la celda en la que desea hacer referencia a un valor, escriba un "= 'en la barra de fórmulas y luego escriba la fórmula deseada inmediatamente después del" = ". Después de escribir la fórmula, simplemente haga clic en la pestaña de la hoja de trabajo que desee. desea hacer referencia y luego seleccione el rango de datos deseado que desea ingresar en la fórmula
Paso 9. Realice un seguimiento de sus cambios
Puede realizar un seguimiento de los cambios seleccionando "Herramientas" en la barra de menú y luego haciendo clic en "Control de cambios". Finalmente, seleccione "Resaltar cambios".
Si esta opción no está disponible, está en formato de solo lectura. En "Seguimiento de cambios", marque la opción junto a "Seguimiento de cambios durante la edición. Esto también comparte su libro de trabajo". Una vez que se selecciona esta opción, puede realizar cambios y ver esos cambios seleccionando esta opción nuevamente y marcando la casilla junto a "Resaltar cambios"
Paso 10. Agregue comentarios
Esta puede ser una forma útil de analizar las ediciones realizadas en una hoja de cálculo de Excel. Comience seleccionando las celdas sobre las que desea comentar. Luego, seleccione "Insertar" en la barra de menú y haga clic en "Insertar comentario" en el menú que aparece. Aparecerá un cuadro de texto en la ubicación deseada y le permitirá dejar un comentario.
Paso 11. Guarde sus cambios
Seleccione "Archivo" en la barra de menú y haga clic en "Guardar". Luego seleccione el botón de lista desplegable "Guardar en" y elija su carpeta preferida. Si intenta salir de Excel antes de guardar sus cambios más recientes, aparecerá un cuadro de diálogo y le preguntará si desea guardar sus cambios. Puede hacer clic en "Guardar" o "No guardar" según sus preferencias.
Parte 3 de 3: formateo de datos
Paso 1. Vea la cinta "Formato"
Asegúrese de que la cinta "Formato" esté visible para que pueda acceder fácil y rápidamente a una variedad de opciones de formato. Simplemente haga clic en la flecha que apunta hacia abajo en el lado derecho de la cinta "Formato" para expandirla. Esto le permitirá ajustar el estilo y el tamaño de la fuente al mismo tiempo que pone el texto en cursiva, negrita o subrayado. También le brinda acceso directo a varias de las funciones que se describen en los pasos de formato que se describen a continuación.
Un clic derecho en una celda o grupo de celdas también abre opciones de formato. Después de hacer clic con el botón derecho en la (s) celda (s), seleccione "Formato de celdas". Esto le proporcionará una serie de opciones con respecto a Número (estilo), Alineación, Fuente, Borde, Patrones y Protección
Paso 2. Envuelve tu texto
Esto hará que el texto se ajuste y permanezca visible dentro de una celda en lugar de desaparecer y oscurecerse en la siguiente celda. Comience resaltando las celdas que desea ajustar. Luego, en la pestaña "Inicio", mire el grupo de botones "Alineación" y seleccione la opción "Ajustar texto".
También puede ajustar su texto para que se ajuste a las celdas de modo que las columnas y filas ajusten automáticamente su ancho o alto (respectivamente) para acomodar el contenido dentro de una celda. En la pestaña "Inicio", observe el grupo de botones "Celdas" y haga clic en "Formato". En el menú "Formato", seleccione "Tamaño de celda" y haga clic en "Ajustar automáticamente el ancho de la columna" o "Ajustar automáticamente el alto de la fila"
Paso 3. Alinee su texto
Esto hará que su texto se justifique en la parte izquierda, derecha o central de las celdas. Comience resaltando las celdas que desea ajustar. Luego, en la pestaña "Inicio", seleccione la alineación adecuada. Verá tres botones con líneas orientadas para demostrar el lado de la (s) celda (s) en el que comenzará el texto.
Paso 4. Cambie el estilo numérico de los datos
Encontrará varios estilos de numeración básicos en la barra de herramientas "Formato". Simplemente seleccione la (s) celda (s) que desea formatear y luego haga clic en el estilo numérico apropiado ubicado en la barra de herramientas. Para acceder a estilos adicionales, haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas, haga clic en "Formato de celdas" y luego seleccione la pestaña "Número". Verá una variedad de opciones enumeradas en "Categoría".
Paso 5. Cambie el color de su texto
Seleccione las celdas para las que desea ajustar el color del texto. Luego, desde la barra de herramientas "Formato", haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a "Color de fuente". Esta es la opción que se parece a una letra "A" con una línea de color debajo. Al hacer clic en la flecha con, se muestra un menú con una variedad de opciones de color.
Paso 6. Cambie su color de fondo
Seleccione las celdas para las que desea ajustar el color de fondo. Luego, desde la barra de herramientas "Formato", haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a "Color de relleno". Esta es la opción que parece una lata de pintura de letras con una línea de color debajo. Al hacer clic en la flecha con, se muestra un menú con una variedad de opciones de color.
Consejos
- Al presionar Ctrl + ⇧ Shift y la flecha direccional correspondiente se extiende una selección a la última celda poblada en la misma columna o fila que la celda original.
- Al presionar Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Inicio, se extiende una selección hasta el principio de la hoja de trabajo.
- Al presionar Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn se extiende una selección a través de la hoja actual y la siguiente hoja que viene después.
- Al presionar Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ PgUp extiende una selección a través de la hoja actual y la hoja anterior que viene antes.
- También puede ajustar manualmente el ancho de las columnas y la altura de las celdas. Simplemente haga clic en la línea que separa dos celdas y manténgala presionada hasta que aparezcan dos flechas opuestas. Luego, arrastre esas flechas en la dirección que prefiera para reducir o expandir una fila o columna.
- También puede crear formato condicional para celdas específicas (o categorías de celdas). En la pestaña "Inicio", seleccione "Formato condicional" del grupo de botones "Estilos".
