Un correo electrónico de confirmación le permite a otra persona saber que recibió un mensaje o una solicitud, incluso si no puede dar una respuesta completa de inmediato. Si bien no es necesario que envíe un acuse de recibo por cada correo electrónico personal que reciba, debe responder en un entorno profesional o comercial cuando se le llame directamente. Si solo necesita decirle a la otra persona que recibió su correo electrónico, envíe un breve acuse de recibo para informarle. Si la persona solicitó un servicio o solicitó un producto, proporcione más información sobre cuándo esperar una respuesta o cómo resolver cualquier problema.
Pasos
Método 1 de 2: Confirmación de que recibió un correo electrónico
Paso 1. Responda si figura en la línea Para: o si figura en el mensaje
Revise la parte superior del correo electrónico para ver si el remitente incluyó su dirección de correo electrónico en la línea "Para:". Si no aparece en la lista, revise el cuerpo del correo electrónico para ver si su nombre aparece en algún lugar allí. Si ve su nombre, asegúrese de enviar un acuse de recibo, ya que se le dirigió directamente.
Si su dirección de correo electrónico solo aparece en la línea "CC" del correo electrónico, pero no se le menciona en el cuerpo, no es necesario que envíe un acuse de recibo, ya que el mensaje probablemente se envió a un gran grupo de personas
Advertencia:
Evite reconocer los mensajes de spam, ya que pueden continuar enviándole correos electrónicos si responde.
Paso 2. Diríjase al remitente por su nombre en el saludo
Comience su saludo en la parte superior de su correo electrónico para que la otra persona lo vea inmediatamente cuando lo abra. Utilice un saludo formal, como "Hola" o "Estimado", seguido de su nombre. Si está respondiendo a un superior o alguien con quien no está familiarizado, use su título seguido de su apellido. Si conoces bien a la otra persona, puedes usar su primer nombre.
Por ejemplo, podría decir “Hola Sra. Davis” o “Estimado Jonathan” como saludo
Paso 3. Mencione brevemente que leyó el correo electrónico
Use solo unas pocas oraciones para su reconocimiento para que no parezca demasiado prolijo. Agradezca a la persona por enviar el correo electrónico o hágale saber que recibió su mensaje. Si hay detalles específicos, repítelos en sus oraciones iniciales para mostrar que leyeron su mensaje.
- Por ejemplo, podría escribir algo como "Gracias por enviarme un mensaje sobre la reunión de la próxima semana" o "He recibido y leído su correo electrónico con respecto a nuestro nuevo cliente potencial".
- Si no tuvo tiempo de leer el correo electrónico, puede decir algo como "Gracias por comunicarse conmigo. He recibido su mensaje y lo leeré tan pronto como pueda ".
Paso 4. Dé un tiempo estimado para una respuesta si el correo electrónico tiene una solicitud o pregunta
Si tiene tiempo para responder por completo de inmediato, hágalo tan pronto como pueda para ayudar a demostrar que es digno de confianza. De lo contrario, proporcione un período de tiempo en el que la otra persona pueda esperar otro mensaje de usted para que no crea que la está ignorando. Tenga cuidado de no hacer demasiadas promesas sobre la rapidez con la que puede responder si cree que puede llevar más tiempo.
- Por ejemplo, podría decir: "Podré brindarle esa información en 2 días" o "Me comunicaré nuevamente más tarde hoy para discutir el problema más a fondo".
- Si no sabe cuánto tiempo le llevará responder, utilice "Me comunicaré con usted lo antes posible con cualquier pregunta o comentario".
- Si no hay una solicitud o problema que deba abordar en el correo electrónico, no es necesario que responda con un plazo.
Paso 5. Termine el correo electrónico con un cierre y su nombre antes de enviarlo
Utilice un cierre formal en su correo electrónico, como "El mejor" o "Gracias de nuevo", para ayudar a que el mensaje suene más profesional. Escriba su nombre después de su cierre para concluir su mensaje. Asegúrese de que todo esté escrito correctamente antes de hacer clic en el botón Enviar.
- Por ejemplo, podrías escribir "Lo mejor, Beth" o "Gracias de nuevo, Travis".
- También puede proporcionar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico alternativa después de su nombre si desea darle a la otra persona una forma diferente de comunicarse con usted.
Paso 6. Realice un seguimiento con un correo electrónico de respuesta completo lo antes posible
Si el correo electrónico original tenía una solicitud o una pregunta, tómese el tiempo para escribir una respuesta completa cuando pueda. Aborde todas las inquietudes o preguntas del mensaje en su totalidad para demostrar que se ha tomado el tiempo para considerar su mensaje. Mantén un tono cortés y positivo durante todo el mensaje para mantener un buen repertorio con ellos.
Si necesita más tiempo, como si está esperando un informe o documento, intente enviar un correo electrónico de seguimiento con una actualización y un nuevo período de tiempo para que la otra persona no crea que se olvidó de ellos
Método 2 de 2: Responder a pedidos y servicios comerciales
Paso 1. Escriba el nombre de la persona con la que se está comunicando en la parte superior del correo electrónico
Comience con un saludo formal, como "Hola" o "Estimado", para mantener un tono profesional en su mensaje. Si no conoce bien a la persona, use su título seguido de su apellido para mantener la formalidad. Si está más familiarizado con la persona o si proporciona su nombre de pila, puede dirigirse a ella por ese nombre.
Por ejemplo, puede escribir “Estimado Sr. Christensan” o “Hola Dana” como saludo
Paso 2. Agradezca a la persona y mencione el producto o servicio que solicitó
Exprese gratitud genuina hacia la persona en la oración inicial de su correo electrónico. En la misma oración, reafirme el producto que la persona ordenó o qué problemas o inquietudes mencionó en la correspondencia anterior. De esa manera, la persona reconocerá que se tomó el tiempo para leer o procesar sus mensajes anteriores.
Por ejemplo, podría decir: "Gracias por pedir las 2 cajas de bombones de nuestra tienda" o "Agradecemos que se comunique con respecto a la oferta de trabajo que solicitó"
Paso 3. Déle a la persona un marco de tiempo sobre cuándo esperar una respuesta o entrega
En la siguiente oración, menciona cuánto tiempo le tomará a la otra persona recibir una respuesta tuya para que no sienta que te has olvidado de ella. Asegúrate de que el período de tiempo que proporciones sea preciso y honesto, de lo contrario, es posible que se molesten si no recibes una respuesta tuya.
Por ejemplo, puede decir: "Puede recibir su paquete en 3 días hábiles" o "Espere entre 1 y 2 días hábiles para que le respondamos"
Variación:
Si no sabe cuánto tardará en responder, diga algo como "Nos comunicaremos con usted lo antes posible para abordar sus inquietudes".
Paso 4. Proporcione sugerencias si hay algún problema que no pueda resolver por correo electrónico
Si no puede resolver su problema directamente, intente recomendar otras opciones que podrían ser más útiles. Mantenga un tono cortés y comprensivo durante todo el mensaje para que no suene negativo o no parezca sincero. Trate de darle tantos detalles como sea posible a la persona para que pueda tomar los siguientes pasos para resolver sus problemas.
Por ejemplo, podría decir: "Lamento escuchar que hay un problema con la transferencia de dinero a su cuenta corriente. Intente consultar nuestras preguntas frecuentes para ver si se ha resuelto su problema. De lo contrario, es posible que deba visitar su banco y hablar con su administrador de cuenta para confirmar sus transacciones"
Paso 5. Deje la información de contacto en la parte inferior del correo electrónico
Termine su correo electrónico con un cierre formal, como "Mejor" o "Gracias de nuevo", para que termine el mensaje con una buena nota. Asegúrese de incluir su nombre después del cierre. Si desea darle a la otra persona opciones para que se comunique con usted, también puede dejar un número de teléfono, una dirección de correo electrónico alternativa o un sitio web después de su nombre.
