Si tiene que salir de la oficina por un tiempo o si está planeando irse de vacaciones, es posible que desee informar a las personas que le envían el correo electrónico que está ausente. Si tiene una cuenta de Exchange, Outlook viene con la funcionalidad incorporada. Si no tiene una cuenta de Exchange, aún puede responder automáticamente a los correos electrónicos creando algunas reglas. Siga esta guía para configurar sus respuestas automáticas, ya sea que tenga una cuenta de Exchange o no.
Pasos
Método 1 de 4: Outlook 2010/2013
Paso 1. Active las respuestas automáticas
Seleccione una carpeta de Exchange. Seleccione la carpeta de su almacén de mensajes. Debe tener una carpeta de Exchange seleccionada para ver la opción Respuestas automáticas. Abra el menú Respuestas automáticas (Fuera de la oficina). Puede encontrarlo haciendo clic en la pestaña Archivo y luego seleccionando la pestaña Información.
Paso 2. Configure sus respuestas
En el menú Respuestas automáticas, marque la casilla denominada Enviar respuestas automáticas. Puede ajustar la hora en que el asistente está activo marcando la casilla y configurando el intervalo de fecha y hora.
Paso 3. Escriba sus respuestas
Para los correos electrónicos enviados desde su servidor de Exchange, use la pestaña Dentro de mi organización. Para las respuestas a los correos electrónicos recibidos de cualquier otra persona, use la pestaña Fuera de mi organización. Una vez que esté satisfecho con sus respuestas, haga clic en Aceptar.
Paso 4. Desactive las respuestas automáticas
Si establece un intervalo de fechas para sus respuestas automáticas, el asistente finalizará automáticamente cuando finalice el intervalo de fechas. Si no estableció un rango, continuará hasta que abra el menú Respuestas automáticas y seleccione "No enviar respuestas automáticas".
Método 2 de 4: Outlook 2007
Paso 1. Encienda el Asistente de Office
Haga clic en la pestaña Herramientas. En el menú Herramientas, seleccione Asistente para fuera de la oficina. Marca la casilla "Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina". Puede ajustar la hora en que el asistente está activo marcando la casilla y configurando el intervalo de fecha y hora.
Paso 2. Escriba sus respuestas
Para los correos electrónicos enviados desde su servidor de Exchange, use la pestaña Dentro de mi organización. Para las respuestas a los correos electrónicos recibidos de cualquier otra persona, use la pestaña Fuera de mi organización. Una vez que esté satisfecho con sus respuestas, haga clic en Aceptar.
Paso 3. Desactive el Asistente para fuera de la oficina
Si establece un intervalo de fechas para sus respuestas automáticas, el asistente finalizará automáticamente cuando finalice el intervalo de fechas. Si no estableció un rango, continuará hasta que abra el menú Respuestas automáticas y seleccione "No enviar respuestas automáticas Fuera de la oficina".
Método 3 de 4: Outlook 2003
Paso 1. Encienda el Asistente de Office
En el menú Herramientas, seleccione Asistente para fuera de la oficina. Marque la casilla denominada "Actualmente estoy fuera de la oficina".
Paso 2. Escriba sus respuestas
En el cuadro con la etiqueta "Respuesta automática solo una vez a cada remitente con el siguiente texto:" ingrese la respuesta con la que desea responder.
Paso 3. Agregue reglas
Puede agregar reglas a su Asistente, como reenviar mensajes de ciertos remitentes a otro destinatario. Haga clic en el botón Agregar regla … para configurar una regla personalizada. Por ejemplo, puede crear una regla que reenvíe el correo de un cliente específico a su asociado para que los correos electrónicos importantes no se pierdan mientras no está.
Paso 4. Desactive el Asistente para fuera de la oficina
El Asistente para fuera de la oficina continuará hasta que abra el menú de Respuestas automáticas y seleccione "No enviar respuestas automáticas de Fuera de la oficina".
Método 4 de 4: envíe una respuesta automática sin una cuenta de Exchange
Paso 1. Crea tu plantilla
Sin una cuenta de Exchange, las opciones de Respuesta automática no están disponibles. Aún es posible configurar una respuesta automática usando una plantilla y algunas reglas. Empiece por crear un nuevo correo electrónico. Esta será la plantilla para su respuesta automática.
- Elija un tema que explique sucintamente la situación. Por ejemplo, "Fuera de la oficina hasta". También puede escribir las palabras "respuesta automática" en el Asunto para que el destinatario sepa inmediatamente que la respuesta es automática.
- Escribe un mensaje breve. En el cuerpo del correo electrónico, escriba un mensaje general que pueda aplicarse a cualquiera que lo reciba. Hágale saber al destinatario cómo comunicarse con usted o con quién más comunicarse.
Paso 2. Guarde su plantilla
Una vez que esté satisfecho con el mensaje, haga clic en Guardar como … En el menú desplegable "Guardar como tipo", seleccione Plantilla de Outlook. Esto guardará el archivo como una plantilla que se carga en Outlook.
Paso 3. Crea las reglas
Para que la respuesta automática funcione correctamente, deberá definir algunas reglas para automatizar el proceso. En Office 2003/2007, haga clic en el menú Herramientas y seleccione Reglas y alertas. En Office 2010/2013, haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Información y luego haga clic en Reglas y alertas. Esto abrirá el menú Reglas de correo electrónico.
- Haga clic en el botón Nueva regla. Se le pedirá que seleccione una plantilla. En la sección "Comenzar desde una regla en blanco", seleccione "Verificar los mensajes cuando lleguen". Haga clic en Siguiente.
- Defina los mensajes a los que se responderá. Si desea responder a todos los mensajes que recibe en su bandeja de entrada, marque la casilla "donde está mi nombre en la casilla Para". Puede reducirlo designando envíos específicos o correos electrónicos con palabras específicas en el asunto o el cuerpo. Haga clic en Siguiente después de hacer sus selecciones
- Carga tu plantilla. Seleccione el cuadro "responder usando una plantilla específica" en la siguiente ventana para cargar el mensaje que creó anteriormente. Haga clic en el enlace en la descripción del cuadro para "una plantilla específica". Esto abrirá un cuadro de diálogo preguntando dónde buscar plantillas. Seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos". Abra el mensaje que creó anteriormente.
- Establezca sus excepciones. Una vez que se carga la plantilla, puede definir instancias en las que no desea que se envíe la respuesta, como a un destinatario específico o para tipos específicos de mensajes. Haga clic en Siguiente después de realizar sus selecciones.
- Nombra tu regla. Antes de que pueda terminar, deberá establecer un nombre para su regla. Utilice algo que sea fácil de recordar para que pueda deshabilitar la regla rápidamente en el futuro. Marque la casilla "Activar esta regla" para activar la regla, luego haga clic en Finalizar.
Paso 4. Desactive la regla
Cuando haya regresado a la oficina, puede desactivar la regla abriendo nuevamente el menú Reglas y alertas. Seleccione la regla Fuera de la oficina que creó de su lista de reglas activas y luego haga clic en el botón Eliminar.
Video: al utilizar este servicio, es posible que cierta información se comparta con YouTube
Consejos
- La organización generalmente se define como su empresa e incluye personas que tienen una cuenta de Exchange Server en su sistema de correo electrónico.
- El menú Herramientas aparece en la ventana principal de Outlook. La ventana principal es la misma ventana que aparece cuando inicia Outlook e incluye los menús Archivo, Editar, Ver, Ir, Herramientas, Acciones y Ayuda. No hay un menú Herramientas en las ventanas donde puede crear o ver elementos como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.
- Cuando la casilla de verificación Responder automáticamente a personas ajenas a mi organización está seleccionada, la pestaña Fuera de mi organización muestra (Activado) junto al nombre de la pestaña.
- El contacto debe existir en la carpeta Contactos de Exchange Server. Si el contacto existe solo en una carpeta que forma parte de un archivo de carpetas personales (.pst), no se enviará el mensaje de respuesta automática.
