El Asistente para fuera de la oficina en Microsoft Outlook le permite configurar una respuesta automática que se envía a las personas que le envían un correo electrónico cuando no está disponible o fuera de la oficina. La función Fuera de la oficina solo está disponible para usuarios con una cuenta de Microsoft Exchange; sin embargo, los usuarios domésticos con cuentas que no sean de Exchange pueden crear una plantilla para fuera de la oficina y crear una regla para que Outlook envíe la respuesta automáticamente. Si no está seguro de qué cuenta tiene, sepa que las cuentas de Exchange suelen ser cuentas comerciales o escolares. Este wikiHow te mostrará cómo configurar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook con una cuenta de Exchange y otra que no sea de Exchange.
Pasos
Método 1 de 4: uso de Outlook 2019-2010 y Outlook para Office 365
Paso 1. Inicie Microsoft Outlook en su computadora personal
Encontrarás esta aplicación en el menú Inicio.
Paso 2. Haga clic en Información en la pestaña Archivo
Verá esto en la cinta sobre su bandeja de entrada, junto con Inicio, Enviar / Recibir, Carpeta, Ver y Grupos.
Paso 3. Haga clic en Respuestas automáticas (fuera de la oficina)
Esto abrirá el cuadro de diálogo Respuestas automáticas.
Si esta opción no está disponible, es posible que esté utilizando una cuenta que no es de Exchange. Siga el método de este artículo para habilitar las respuestas automáticas para las cuentas que no son de intercambio
Paso 4. Haga clic para seleccionar la casilla junto a "Enviar respuestas automáticas"
” Cuando haga clic en la casilla, se llenará con una marca de verificación para indicar que se ha habilitado.
Si desea especificar una hora, haga clic para seleccionar la casilla junto a "Enviar solo durante este intervalo de tiempo", luego seleccione una hora de inicio y una hora de finalización. Por ejemplo, si planeas irte de vacaciones durante dos semanas, selecciona el intervalo de fechas durante el cual estarás de vacaciones para que la respuesta automática solo esté activa mientras estás fuera
Paso 5. Haga clic en la pestaña Dentro de mi organización
Verá esto encima del cuadro de texto grande y en blanco.
Paso 6. Escriba la respuesta automática que desea enviar a las personas que le envían un correo electrónico desde su oficina o empresa
Paso 7. Haga clic en la pestaña Fuera de mi organización
Verá esto encima del cuadro de texto grande y en blanco.
Paso 8. Escriba la respuesta automática que desea enviar a las personas que le envían correos electrónicos desde fuera de su organización
Hay un menú desplegable para el tipo de fuente y el tamaño de fuente, así como botones para dar formato al texto de su mensaje
Paso 9. Haga clic en Aceptar
Las personas que le envíen un correo electrónico mientras está fuera de la oficina recibirán las respuestas automáticas que creó. Si no seleccionó un rango de tiempo, la respuesta automática se enviará hasta que desactive la función.
Método 2 de 4: uso de Outlook 2007
Paso 1. Ejecute Microsoft Outlook en su computadora personal
Lo encontrará en el menú Inicio.
Paso 2. Haga clic en Asistente para fuera de oficina en la pestaña Herramientas
Encontrarás la pestaña Herramientas en el menú en la parte superior izquierda de la ventana del programa. Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para fuera de la oficina.
Si esta opción no está disponible, es posible que esté utilizando una cuenta que no es de Exchange. Siga el método de este artículo para habilitar las respuestas automáticas para las cuentas que no son de intercambio
Paso 3. Haga clic para seleccionar el círculo junto a "Enviar respuestas automáticas de Fuera de la oficina"
”
Si desea especificar una hora, haga clic para seleccionar la casilla junto a "Enviar solo durante este intervalo de tiempo", luego seleccione una hora de inicio y una hora de finalización. Por ejemplo, si planeas irte de vacaciones durante dos semanas, selecciona el intervalo de fechas durante el cual estarás de vacaciones para que la respuesta automática solo esté activa mientras estás fuera
Paso 4. Haga clic en la pestaña Dentro de mi organización
Verá esto encima del cuadro de texto grande y en blanco.
Paso 5. Escriba la respuesta automática que desea que se envíe a las personas que le envían un correo electrónico desde su oficina o empresa
Paso 6. Haga clic en la pestaña Fuera de mi organización
Verá esto encima del cuadro de texto grande y en blanco.
Paso 7. Escriba la respuesta automática que desea enviar a las personas que le envían correos electrónicos desde fuera de su organización
Hay un menú desplegable para el tipo de fuente y el tamaño de fuente, así como botones para dar formato al texto de su mensaje
Paso 8. Haga clic en Aceptar
Las personas que le envíen un correo electrónico mientras está fuera de la oficina recibirán las respuestas automáticas que creó. Si no seleccionó un rango de tiempo, la respuesta automática se enviará hasta que desactive la función.
Método 3 de 4: uso de Outlook 2003
Paso 1. Ejecute Microsoft Outlook en su computadora personal
Encontrarás este programa en el menú Inicio.
Paso 2. Haga clic en Asistente para fuera de la oficina en la pestaña Herramientas
Encontrarás la pestaña Herramientas en el menú en la parte superior izquierda de la ventana del programa. Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina.
Si esta opción no está disponible, es posible que esté utilizando una cuenta que no es de Exchange. Siga el método de este artículo para habilitar las respuestas automáticas para las cuentas que no son de intercambio
Paso 3. Haga clic para seleccionar el círculo junto a “Actualmente estoy fuera de la oficina
”
Paso 4. Escriba un mensaje en el cuadro de texto
Las personas que le envíen un correo electrónico recibirán su respuesta solo una vez hasta que regrese a la oficina.
Paso 5. Haga clic en Aceptar
Todas las partes que le envíen un correo electrónico recibirán su respuesta de Fuera de la oficina de forma indefinida o hasta que seleccione "Estoy actualmente en la oficina".
Método 4 de 4: uso de cuentas que no son de intercambio
Paso 1. Inicie Microsoft Outlook en su computadora personal
Lo encontrará en el menú Inicio.
Paso 2. Haga clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio
Verá la pestaña en la cinta sobre su bandeja de entrada, junto con Archivo, Enviar / Recibir, Carpeta, Ver y Grupos. Se abrirá un correo electrónico en blanco.
Paso 3. Edite el correo electrónico de plantilla de fuera de la oficina
Deje las líneas Para… y CC… en blanco.
- Escriba un asunto para el correo electrónico, como "Fuera de la oficina" para que las personas sepan que están recibiendo una respuesta automática de su parte.
- Escriba la respuesta que desea que se envíe automáticamente a quienes le enviaron un correo electrónico en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Este mensaje se utilizará como su plantilla "fuera de la oficina".
Paso 4. Haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Guardar como
Esto abrirá el cuadro de diálogo "Guardar como".
Paso 5. Haga clic en Plantilla de Outlook en el menú desplegable "Guardar como tipo"
Paso 6. Escriba un nombre para la plantilla de mensaje y luego haga clic en Guardar
Esta plantilla ahora se puede usar siempre que no esté disponible por correo electrónico en su cuenta personal de Outlook.
Paso 7. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Administrar reglas y alertas
Para que su plantilla se envíe automáticamente a los usuarios cuando no esté disponible, debe crear una regla que indique a Outlook que responda automáticamente a los correos electrónicos que utilicen esta plantilla.
Paso 8. Haga clic en Nueva regla
Verá esto en la pestaña Reglas de correo electrónico. Aparecerá un cuadro de diálogo Asistente para reglas para guiarlo a través de la creación de una regla.
Paso 9. Haga clic para seleccionar “Aplicar reglas a los mensajes que recibo
” Verá esto debajo del encabezado "Comenzar desde una regla en blanco".
Hacer clic próximo dos veces para continuar con la creación de la regla. Estarás haciendo clic próximo en una página con opciones, pero desea dejar los cuadros en blanco para los pasos 1 y 2 en blanco para que su regla funcione.
Paso 10. Haga clic en la casilla junto a "responder usando una plantilla específica"
” Verá esto debajo del encabezado "¿Qué desea hacer con el mensaje?"
Paso 11. Haga clic en el enlace "una plantilla específica" en el Paso 2
Aparecerá un cuadro.
Paso 12. Seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" del menú desplegable "Buscar en"
Haga doble clic para seleccionar la plantilla que creó anteriormente para utilizarla como respuesta automática fuera de la oficina
Paso 13. Haga clic en Siguiente
Se le dirigirá al último paso en el Asistente de reglas, donde puede nombrar su regla, establecer excepciones y revisarla.
Escriba un nombre para la regla de respuesta automática que creó
Paso 14. Haga clic en Finalizar
Todos los usuarios que le envíen un correo electrónico ahora recibirán la respuesta automática que creó con la plantilla.
