Este wikiHow te enseñará cómo limpiar datos en una hoja de cálculo de Excel cuando usas Windows o macOS. La ejecución del corrector ortográfico, la eliminación de datos duplicados, el uso de buscar y reemplazar y el cambio a un formato de caso coherente pueden mejorar la calidad de su libro de trabajo.
Pasos
Método 1 de 4: uso del corrector ortográfico
Paso 1. Abra su hoja de cálculo en Excel
Puede hacer esto haciendo doble clic en el archivo en su computadora.
Antes de realizar cambios en una hoja de cálculo, siempre debe asegurarse de tener una copia de seguridad
Paso 2. Presione la tecla F7 en el teclado
Esto abre la ventana Ortografía, que muestra el primer error posible en la hoja de cálculo.
Paso 3. Corrija un error
Si el error es algo que desea corregir, hay varias formas de hacerlo:
- Si ves la corrección correcta en el cuadro "Sugerencias", selecciónala y haz clic en Cambio.
- Si conoce la ortografía correcta, puede escribir la corrección en el cuadro en la parte superior de la ventana y luego hacer clic en Cambio.
- Tenga cuidado con el uso Cambia todo, ya que puede terminar cambiando algo que no era necesario cambiar. Por ejemplo, si cambiaste todas las instancias de "from" a "form", puedes estropear una oración que necesita la palabra "from".
Paso 4. Decide qué hacer con una palabra que sea realmente correcta
Excel puede encontrar una palabra que sea un nombre propio, un término especializado o de jerga, o algo en otro idioma que no necesite corrección. Tiene algunas opciones para lidiar con esto:
- Hacer clic Ignorar para pasar al siguiente error, o Ignora todo para omitir todas las instancias de esta palabra.
- Hacer clic Agregar al diccionario para asegurarse de que Excel considere esta palabra / ortografía correcta en el futuro.
Método 2 de 4: eliminar valores duplicados
Paso 1. Abra su hoja de cálculo en Excel
Puede hacer esto haciendo doble clic en el archivo en su computadora.
Antes de realizar cambios en una hoja de cálculo, siempre debe asegurarse de tener una copia de seguridad
Paso 2. Haga clic en la pestaña Datos
Está en la cima de Excel.
Paso 3. Haga clic en Eliminar duplicados
Está en el grupo "Herramientas de datos" en la barra de la cinta en la parte superior de Excel. Un cuadro de diálogo aparecerá.
Paso 4. Seleccione las columnas que desea verificar
Marque la casilla junto al nombre de cada columna para verificar si esa columna tiene valores duplicados.
- Para seleccionar rápidamente todas las columnas a la vez, haga clic en el cuadro junto a "Seleccionar todo".
- Para anular la selección de todas las columnas, haga clic en la casilla junto a "Anular selección de todo".
Paso 5. Haga clic en Aceptar
Verá un mensaje que enumera cuántos duplicados se eliminaron. Si no se encontraron duplicados, verá un mensaje que dice que no se eliminaron valores duplicados.
Paso 6. Haga clic en Aceptar
Esto cierra la ventana.
Método 3 de 4: buscar y reemplazar texto
Paso 1. Abra su hoja de cálculo en Excel
Puede hacer esto haciendo doble clic en el archivo en su computadora.
- Utilice este método para buscar una cadena de texto y reemplazarla por otra.
- Antes de realizar cambios en una hoja de cálculo, siempre debe asegurarse de tener una copia de seguridad.
Paso 2. Presione Ctrl + F (Windows) o ⌘ Comando + F (macOS).
Esto abre la ventana Buscar y reemplazar.
Paso 3. Haga clic en la pestaña Reemplazar
Es la segunda pestaña en la parte superior de la ventana.
Paso 4. Escriba lo que está buscando en el cuadro "Buscar qué"
Asegúrese de incluir espacios si corresponde. Además, evite espacios extraños antes o después de los términos.
- Puede utilizar comodines como * y? en su búsqueda.
- Por ejemplo: escriba s * d para buscar cualquier palabra que comience con "s" y termine con "d" (p. Ej., Triste, comenzado, omitido).
- Ejemplo: escriba s? D para buscar cualquier palabra que comience con "s", termine con "d" y tenga una letra en el medio (p. Ej., Triste, sid, sod).
Paso 5. Escriba el texto de reemplazo en el campo "Reemplazar con"
Se aplican las mismas reglas para el texto de reemplazo.
Paso 6. Haga clic en Opciones para configurar filtros adicionales
En esta pantalla, puede optar por buscar solo determinadas filas, columnas u hojas en el libro de trabajo. Esto es opcional.
Paso 7. Haga clic en Buscar siguiente
Esto muestra la primera coincidencia, si hay una.
Paso 8. Haga clic en Reemplazar para reemplazar el término de búsqueda con el texto de reemplazo
Si lo prefiere, puede hacer clic en Reemplaza todo para reemplazar todas las instancias del texto encontrado con el texto de reemplazo.
Tenga cuidado con Reemplaza todo, ya que puede corregir accidentalmente algo que no necesita corrección.
Método 4 de 4: Cambio de mayúsculas y minúsculas
Paso 1. Abra su hoja de cálculo en Excel
Puede hacer esto haciendo doble clic en el archivo en su computadora.
- Utilice este método si sus datos contienen errores de uso de mayúsculas, como todas las letras mayúsculas, todas las letras minúsculas o alguna otra configuración incorrecta.
- Antes de realizar cambios en una hoja de cálculo, siempre debe asegurarse de tener una copia de seguridad.
Paso 2. Cree una columna temporal junto a los datos que desea cambiar
Si sus datos contienen encabezados de columna, asegúrese de escribir un encabezado en la primera celda de la columna temporal.
Paso 3. Escriba la fórmula para la función de caso en la primera celda
Si hay un encabezado de columna, escriba la fórmula en la celda que se encuentra justo debajo. La fórmula varía según lo que quieras hacer:
- Escriba = APROPIADO (celda) para cambiar el valor de una celda a mayúsculas y minúsculas por el caso adecuado (por ejemplo, Nombre, Raza, Dirección). Reemplace "celda" con el primer número de celda que desea cambiar (por ejemplo, B2).
- Escriba = SUPERIOR (celda) para cambiar el valor de una celda entre mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, NOMBRE, RAZA, DIRECCIÓN). Reemplace "celda" con el primer número de celda que desea cambiar (por ejemplo, B2).
- # * Escriba = LOWER (celda) para cambiar el valor de una celda entre mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, nombre, raza, dirección). Reemplace "celda" con el primer número de celda que desea cambiar (por ejemplo, B2).
Paso 4. Presiona ↵ Enter o ⏎ Regresar.
La celda que contiene la fórmula ahora contiene el nuevo formato de caso para la celda.
Paso 5. Haga clic en la celda
La celda ahora está resaltada y rodeada por un cuadro.
Paso 6. Arrastre la esquina inferior derecha del cuadro hasta el final de los datos de la columna
Esto aplica la fórmula a todas las demás celdas de la columna.
