La mayoría de las personas han escrito innumerables correos electrónicos y se han preguntado por qué tienen que esperar tanto tiempo para recibir una respuesta. Darle a un correo electrónico un sentido de urgencia es simple, pero debe elegir sus palabras con cuidado. Confíe en palabras urgentes mientras pide al lector que actúe de inmediato. Siempre que mantenga su correo electrónico conciso y con un tono coherente, puede hacer que cualquier correo electrónico suene urgente.
Pasos
Parte 1 de 3: Creación de una línea de asunto
Paso 1. Refiera al destinatario en su línea de asunto
Si te diriges directamente a la otra persona, tu correo electrónico se destaca más. Puede hacer esto mencionando el nombre de la persona o usando las palabras "usted" y "su". Estas palabras son directas, conversacionales y animan al destinatario a abrir el correo electrónico.
- Por ejemplo, comience la línea de asunto con una frase como "¡Hola, Bill!" o "¿Ya llamaste?"
- Si no conoce el nombre de la persona, puede hacer referencia a un detalle personal como la ubicación del destinatario. Por ejemplo, di "Los mejores restaurantes de tu ciudad".
Paso 2. Utilice un lenguaje urgente en la línea de asunto
Es importante transmitir la urgencia lo antes posible. Anime al lector a hacer clic en el correo electrónico incluyendo una llamada a la acción o una referencia a la escasez. Estas tácticas sugieren que el lector debe actuar de inmediato para beneficiarse del correo electrónico.
- Por ejemplo, use palabras y frases como "¡Deprisa!" o “Quedan 24 horas” para llamar al lector a actuar ahora.
- Indique que algo es limitado, como decir: "Este artículo está volando de los estantes".
Paso 3. Indique lo que hay dentro del correo electrónico
Haga un seguimiento de la palabra urgente con una imagen clara de lo que el lector debe esperar dentro del correo electrónico. Utilice palabras orientadas a la acción para sugerir cómo debe responder el lector. Asegúrese de mantener la línea de asunto clara y concisa para que el título no sea confuso.
- Por ejemplo, puede decir algo como “¡Deprisa! Es una venta ".
- También puede explicar el correo electrónico a través de números. Por ejemplo, diga, "5 formas de reducir su factura de electricidad".
Paso 4. Haga una pregunta al lector sobre una forma alternativa de participar
Una pregunta puede ser una excelente manera de dar pistas sobre lo que hay dentro de su correo electrónico. La pregunta debe ser relevante para el lector. Debe hacer referencia a un evento urgente o un tema que el lector necesita saber, animándolo a leer el correo electrónico de inmediato.
- Por ejemplo, puede decir algo como "Última oportunidad, ¿ya ha pedido sus entradas?".
- Otro ejemplo es, "¿Cómo puedes ser más productivo hoy?"
Parte 2 de 3: Estructurar el texto del correo electrónico
Paso 1. Lidere con una solución a un problema relevante
En el texto, explique por qué envía el correo electrónico. Muestre al lector qué hace que este correo electrónico sea urgente y por qué debe responderlo lo antes posible. Sea lo más específico posible para sugerir lo que la otra persona obtiene al leer su correo electrónico.
- Por ejemplo, puede decir algo como: “¿Estás cansado de caminar con zapatos gastados? Nuestra oferta tiene zapatos de marca a precios bajísimos ".
- Puede escribir: "Llame al cliente hoy para ingresar dentro de la fecha límite".
Paso 2. Describe el propósito del correo electrónico en oraciones concisas
Evite hacer que un correo electrónico urgente sea largo y confuso. Limítese a un par de frases o párrafos cortos. Transmita su mensaje de una manera que sea fácil de entender y gramaticalmente correcta.
- Para evitar que su mensaje sea demasiado extenso, intente hacer una lista de los puntos más importantes que necesita hacer.
- Muchas empresas incluyen una imagen en el correo electrónico. Un anuncio de ventas explica el propósito del correo electrónico de manera eficiente.
Paso 3. Use un tono suave y sin confrontación
Al tratar de parecer urgente, puede parecer agresivo o intimidante. Evite exigir que el lector preste atención y responda, ya que esto resulta contraproducente la mayoría de las veces. En su lugar, combine palabras relacionadas con el tiempo con sugerencias de acciones que el lector debería realizar.
- Por ejemplo, diga: “Quedan 5 lugares en el avión. Llame hoy para reservar su asiento ".
- Para evitar parecer intimidante, sea un poco indirecto. Por ejemplo, diga: "El robo de identidad aumenta en un 5% cada año, por lo que es más importante que nunca proteger su información personal".
Paso 4. Incluya una llamada a la acción al final
Use la última oración de su correo electrónico para guiar al lector hacia la acción que desea que tome. Esto debe ser específico, por lo que debe incluir cualquier información que necesiten para responder a su correo electrónico. Puede ser un botón para presionar, un enlace a un sitio web o un número de teléfono.
- Por ejemplo, si desea que alguien haga una llamada, diga "Por favor llámeme hoy" y haga un seguimiento con su número de teléfono.
- Proporcione el enlace exacto del sitio web. Si desea que una persona vea un producto específico, publique el enlace a la página del producto, no al sitio web en general.
- Si desea dirigir a alguien a una ubicación física, es útil proporcionar direcciones, mapas y otras referencias.
Parte 3 de 3: Refinando el correo electrónico
Paso 1. Utilice una dirección de correo electrónico que sea fácil de reconocer
Muchas personas ven primero la dirección de correo electrónico y, si no es reconocible, pueden omitir el correo electrónico. Asegúrese de que su dirección de correo electrónico sugiera lo que la otra persona puede esperar ver en el correo electrónico. Personalice su dirección de correo electrónico para que su correo electrónico sea más visible.
- Por ejemplo, use su nombre. El correo electrónico debe tener un aspecto como "John Smith, wikiHow" o "[email protected]".
- Evite el uso de números y símbolos aleatorios, ya que esto no es profesional y hace que su correo electrónico parezca spam.
Paso 2. Cree una fecha límite para la respuesta al correo electrónico
Para parecer urgente, dé la impresión de que el lector debe actuar ahora. Incluso si no tiene una fecha límite específica, finja que la hay. Asegúrese de hacer referencia a este plazo con la mayor frecuencia posible a lo largo del correo electrónico.
- Por ejemplo, puede decir: "Este trato termina mañana".
- Si no tiene una fecha límite específica, intente decir: "Responda antes del martes" o "Le agradecería que respondiera antes de las 5:00 p. M.".
Paso 3. Vuelva a leer el correo electrónico para asegurarse de que tenga un propósito coherente
Toda la información en el correo electrónico debe relacionarse con su propósito para enviarlo. Este propósito es lo que debe enfatizarse en la línea de asunto y en todo el texto. Cada detalle debe conducir a ese propósito, diciéndole al lector lo que necesita saber para actuar en consecuencia. Elimine los detalles que no encajen, ya que restan valor al tono urgente.
- Si vende un producto, debe incluir las características del producto y los mayores beneficios. Las historias largas o los pequeños detalles pueden distraer la atención.
- Por ejemplo, si se está comunicando con un cliente, es posible que desee decirle: "Ahorre un 20% cuando compre en mi nuevo sitio web".
- Piense en lo que la persona necesita saber. Si ya se ha puesto en contacto con alguien, no es necesario que repita lo que dijo antes.
Paso 4. Evite escribir en mayúsculas o taquigrafía
Las buenas técnicas de mecanografía y el sentido gramatical hacen que su correo electrónico sea mucho más fácil de entender. Evite el uso de muchos signos de exclamación o letras mayúsculas innecesarias. Use un lenguaje apropiado y sea respetuoso.
- Evite las palabras taquigráficas como "u", "ur", "plz" y emojis.
- Muchos signos de exclamación, letras mayúsculas o números también pueden activar un filtro de spam, lo que significa que es posible que su correo electrónico no se vea en absoluto.
Consejos
- Mantenga su correo electrónico consistente y procesable desde el asunto hasta la última oración.
- Asegúrese de que el correo electrónico se centre en lo que desea expresar. Elimina todo lo que vaya en contra de tu mensaje.
- Siempre vuelva a leer y editar su correo electrónico antes de enviarlo. A menudo encontrará puntos que deben ser más concisos y urgentes.
