Si bien puede proteger archivos PDF individuales con contraseñas, esto puede volverse innecesariamente complejo si envía muchos archivos. Con Adobe Acrobat, puede crear lo que se conoce como un sobre de seguridad. Este es un archivo PDF que puede contener una variedad de archivos diferentes como archivos adjuntos. Todos estos archivos adjuntos estarán protegidos por una única contraseña.
Pasos
Paso 1. Abra la herramienta Security Envelope en Acrobat Pro
El proceso para esto varía un poco dependiendo de la versión que esté usando. No puede crear sobres de seguridad en el Acrobat Reader gratuito.
- XI y DC: haga clic en el menú Herramientas en el lado derecho de la ventana y seleccione "Protección" → "Más opciones" / "Más protección" → "Crear sobre de seguridad".
- X y anteriores: haz clic en el botón "Seguro" de la barra de herramientas y selecciona "Crear sobre de seguridad". Si no ve el botón "Seguro", abra el menú Avanzado y seleccione "Seguridad" → "Crear sobre de seguridad".
Paso 2. Agregue archivos para enviar en el sobre
Su archivo PDF actualmente abierto se agregará automáticamente y puede agregar cualquier otro archivo que desee. Los archivos que agregue no tienen que ser archivos PDF; puede agregar documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y otros tipos de archivos.
Haga clic en el botón "Agregar archivo para enviar" y busque los archivos que desea agregar. Más archivos aumentarán el tamaño del archivo del sobre de seguridad
Paso 3. Seleccione una plantilla de sobre
Acrobat viene con tres plantillas de sobres diferentes entre las que puede elegir y puede descargar más en línea. Si está utilizando una Mac, es posible que no tenga ninguna plantilla para elegir. Si este es el caso, realice los siguientes pasos:
- Abra su carpeta Aplicaciones y haga clic con el botón derecho en Adobe Acrobat.app.
- Seleccione "Mostrar contenido del paquete" y luego vaya a / Aplicaciones / Adobe Acrobat DC / Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Copie las plantillas en una ubicación más sencilla, como su carpeta Documentos.
- De vuelta en la ventana Crear sobre de seguridad, haga clic en "Examinar" y elija la ubicación de su nueva plantilla.
Paso 4. Elija cómo desea enviar el sobre
Puede optar por enviarlo inmediatamente, lo que abrirá su cliente de correo electrónico después de que se haya creado el sobre. Si elige enviarlo más tarde, Acrobat creará el archivo de sobre en formato PDF, lo que le permitirá enviarlo como desee.
Por lo general, es mejor seleccionar enviar el archivo más tarde
Paso 5. Marque la casilla "Mostrar todas las políticas" y seleccione "Cifrar con contraseña"
" Esto le permitirá agregar una contraseña al sobre. No se le pedirá que cree la contraseña hasta que finalice el proceso.
Puede optar por proteger con certificados, pero este es un proceso más complejo que requiere la creación de certificados cifrados tanto para usted como para el destinatario. Esto es más seguro que una contraseña, ya que solo el titular del certificado puede abrir el archivo, pero confundirá a la mayoría de las personas a las que intentas enviar el archivo. Cíñete a las contraseñas a menos que estés bajo medidas de seguridad o confidencialidad muy estrictas
Paso 6. Ingrese la información de su remitente
Se le pedirá que ingrese la información de su remitente, que Acrobat utilizará para completar la plantilla. Puede marcar "No volver a mostrar" después de completar este formulario para guardarlo para futuros sobres.
Paso 7. Revise su configuración y haga clic en "Finalizar"
" Esto abrirá la ventana Configuración de contraseña.
Paso 8. Marque la casilla "Solicitar contraseña para abrir el documento"
Esto le permitirá ingresar su contraseña.
Paso 9. Cree una contraseña para el sobre
Las versiones más recientes de Acrobat calificarán la seguridad de su contraseña a medida que la escriba. Se le pedirá que lo ingrese nuevamente para confirmarlo.
Paso 10. Seleccione su compatibilidad (opcional)
La mayoría de los usuarios pueden dejar esto en "Acrobat 7.0" para una máxima compatibilidad. Si sabe que su destinatario está usando Acrobat 6.0, puede seleccionarlo en su lugar. Si sabe que están usando XI o más reciente, puede seleccionarlo para aumentar la encriptación de contraseña.
Los sobres de seguridad no son compatibles con 5.0 o versiones anteriores
Paso 11. Finalice el proceso de creación
Se le advertirá que la configuración no tendrá efecto hasta que guarde el archivo.
Paso 12. Dé los toques finales al sobre
Una vez que finalice el proceso de creación, verá su sobre de seguridad. puede revisar y editar los campos y completar la información apropiada. Puede incluir instrucciones para el destinatario en el cuadro "Para", pero asegúrese de no poner la contraseña aquí.
Paso 13. Guarde el archivo
Una vez que haya terminado, guarde el archivo en su computadora. Se guardará como un archivo PDF normal. Una vez que se guarda el archivo, puede enviarlo a cualquier persona como un archivo adjunto de correo electrónico o cargarlo en un servicio de almacenamiento en la nube, y necesitarán la contraseña para abrirlo.
