Windows 7 crea un inconveniente para proteger sus datos al no permitirle proteger archivos individuales con una contraseña de forma nativa, a diferencia de versiones anteriores como Windows XP. En cambio, el sistema operativo ofrece soluciones y alternativas que dificultarán el acceso de los atacantes a los archivos. Estos métodos proporcionarán una solución similar para enviar información confidencial a través de Internet y brindarán una capa adicional de seguridad para quienes tengan acceso a su computadora.
Pasos
Método 1 de 3: protección con contraseña de un documento de Microsoft Office
Paso 1. Habilite la protección con contraseña para su documento
Puede activar la protección con contraseña para documentos de Word, PowerPoint o Excel. Esto limitará la capacidad de abrir el archivo al requerir que se ingrese una contraseña. El proceso puede diferir ligeramente según la versión de Microsoft Office que tenga.
- En Microsoft Office 2007, haga clic en el logotipo de Microsoft Office, haga clic en "Preparar" en el menú y, a continuación, seleccione "Encriptar documento".
- En Microsoft Office 2010 y posteriores, haga clic en la pestaña "Archivo", luego haga clic en "Información", haga clic en "Proteger documento" y haga clic en "cifrar con contraseña".
Paso 2. Cree una contraseña para su documento
En esta nueva ventana, escriba una contraseña y luego haga clic en "Aceptar". Confirme la contraseña volviendo a escribir la contraseña y luego haga clic en "Aceptar". Guarde su documento para habilitar la contraseña.
Para habilitar la capacidad de abrir un documento y editar un documento para requerir una contraseña, deberá crear dos contraseñas independientes. Puede configurarlas para que sean la misma contraseña o utilizar dos contraseñas independientes
Paso 3. Habilite la protección con contraseña para editar un documento
Deberá establecer una contraseña diferente para los usuarios que deseen realizar cambios en un documento. El proceso difiere según la versión de Microsoft Office que esté utilizando. Haga clic en el logotipo de Microsoft Office, haga clic en "Guardar como" o, si no ve el icono, haga clic en la pestaña "Archivo" y luego haga clic en "Guardar como". En la parte inferior de la ventana Guardar como, haga clic en "Herramientas". Verá un nuevo menú, haga clic en "Opciones generales". Debajo de las opciones para compartir archivos del documento, verá "Contraseña para modificar". Escriba una contraseña, haga clic en "Aceptar", luego confirme la contraseña y haga clic en "Aceptar". Guarde su documento para conservar la contraseña.
Este método no es necesario si solo desea restringir el acceso para abrir un archivo
Método 2 de 3: uso de un sistema de cifrado de archivos para proteger archivos
Paso 1. Acceda a las propiedades de su archivo
Una alternativa para proteger un archivo es utilizar el Sistema de cifrado de archivos (EFS) de Microsoft, que incrusta una clave en el archivo que restringe el acceso a menos que su computadora pueda descifrar esa clave. Haga clic derecho en el archivo que desea cifrar para abrir un menú. Haga clic en "Propiedades" para abrir la ventana Propiedades.
Paso 2. Habilite el cifrado en su archivo
En la pestaña "General", haga clic en "Avanzado" para abrir la ventana Atributos avanzados. Haga clic en "Encriptar contenido para proteger los datos" para marcar la casilla y luego haga clic en "Aceptar".
Paso 3. Establezca el nivel de cifrado de su archivo
Puede elegir cifrar solo el archivo o cifrar el archivo y el directorio principal. Después de esto, la única forma en que se puede abrir el archivo es descifrando el archivo con un certificado en su computadora. Solo necesitará abrir el archivo para descifrarlo. Si ha iniciado sesión como un usuario diferente o está en una computadora diferente, deberá exportar el certificado.
Si el nivel de cifrado está configurado para cifrar también la carpeta principal, también restringirá el acceso a la carpeta
Paso 4. Abra el Administrador de certificados para administrar su certificado
Para administrar el certificado de descifrado, deberá acceder al administrador de certificados, lo cual es necesario si desea eliminar su certificado, crear una copia de seguridad o compartirlo con otros. No es necesario que cree una copia de seguridad del certificado, pero si el certificado se pierde o se daña, no tendrá acceso a su archivo cifrado. Haga clic en el botón "Inicio". En el cuadro de búsqueda, escribe "certmgr.msc" en el cuadro de búsqueda y luego presiona ↵ Enter para abrir una nueva ventana.
Paso 5. Active el Asistente para exportación de certificados para exportar su certificado
En el panel izquierdo del "Administrador de certificados", haga doble clic en "Personal", haga clic en "Certificados". En el lado derecho, haga clic en el certificado que enumera los sistemas de archivos cifrados en "Fines previstos". En la barra de menú, haga clic en Acción> Todas las tareas> Exportar para abrir el "Asistente de exportación de certificados".
Paso 6. Cree una copia de seguridad de su certificado EFS
Siga las instrucciones dadas por el asistente. Coloque una marca en "Sí, exportar la clave privada". Haga clic en "Intercambio de información personal". Escriba la contraseña que desea usar y confírmela. Su certificado se exportará y se le pedirá que le asigne un nombre. Escriba un nombre para el archivo y la ubicación (con la ruta completa) o puede hacer clic en "Examinar" y luego navegar a una ubicación, escribir un nombre para el archivo y luego hacer clic en "Guardar".
- Si desea abrir el archivo en una computadora diferente, asegúrese de tener el certificado y el archivo enviados juntos para poder abrir el archivo.
- Puede guardar el certificado en un dispositivo de almacenamiento extraíble, como una unidad USB u otro medio de almacenamiento.
Paso 7. Active el Asistente para importación de certificados en otra computadora
Cuando abre un archivo que está incrustado con la clave EFS como un usuario diferente o en una computadora diferente, puede usar el "Administrador de certificados" para importar el certificado. Para poder abrir el archivo, vaya al "Administrador de certificados", haga clic en la carpeta "Personal" y luego en la barra de menú haga clic en Acción> Todas las tareas> Importar para abrir el "Asistente de importación de certificados". Siga las instrucciones del asistente y luego ubique el certificado en la computadora. Se le pedirá la contraseña, seleccione "Marcar esta clave como exportable". Haga clic en "Colocar todos los certificados en la siguiente tienda" y elija "Personal".
Método 3 de 3: restringir el acceso a un archivo en una red
Paso 1. Habilite el uso compartido de archivos en su red
Como alternativa a la protección con contraseña del archivo en sí, puede restringir el acceso al archivo a usuarios específicos. Esto requerirá que los usuarios asignados inicien sesión con su nombre de usuario y contraseña si están intentando acceder al archivo en su disco duro desde una computadora diferente. Navegue hasta el panel de control haciendo clic en "Inicio" y luego en "Panel de control". En la ventana "Panel de control", busque "Ver estados y tareas de la red" y haga clic en el resultado de la búsqueda. Haga clic con el botón derecho en su tipo de conexión activa, que puede ser su adaptador Ethernet o su adaptador inalámbrico, para abrir un menú y luego seleccione "Propiedades". En esta ventana, asegúrese de que se muestre la pestaña "Redes" y asegúrese de que "Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft" tenga una marca de verificación junto a ella y luego haga clic en "Aceptar".
Paso 2. Asegúrese de que su computadora esté en el mismo tipo de red y grupo de trabajo
Regrese al “Panel de control” y busque “Centro de redes y recursos compartidos” y haga clic en el resultado. Si su computadora no está en la misma red que otras computadoras, no podrán verse ni establecer una conexión. También debe asegurarse de que el tipo de grupo de trabajo sea el mismo, ya que cualquier discrepancia evitará que su computadora pueda conectarse a otras computadoras. Haga clic en el nombre del grupo de trabajo para cambiar esta configuración si no coincide con los grupos de trabajo de sus compañeros.
Paso 3. Active la configuración de uso compartido avanzado
En el "Centro de redes y recursos compartidos", busque "Cambiar la configuración de uso compartido avanzado" en la columna izquierda de la ventana y haga clic en ella. Asegúrese de que tanto “Activar el uso compartido de archivos e impresoras” como “Activar el uso compartido protegido con contraseña” estén activos.
Paso 4. Comparta el archivo en la red
Haga clic con el botón derecho en el archivo al que desea permitir el acceso. Esto abrirá un menú. Haga clic en "Compartir con …" y elija "Personas específicas" Escriba el nombre de usuario al que desea otorgar permiso y haga clic en "Agregar" y luego haga clic en "Aceptar". Cada vez que el usuario intente acceder a un archivo compartido, se le pedirá que inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña del grupo de trabajo. Si un usuario no tiene permiso para abrir el archivo, no podrá ver el archivo en la red.
Consejos
- Recuerde que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
- Asegúrese de recordar o registrar su contraseña en un lugar seguro, ya que no se pueden recuperar.
- Al crear una contraseña para un documento de Microsoft Office, también puede repetir el proceso para eliminar una contraseña. En lugar de escribir una contraseña, borre todo en el campo de texto, acepte las indicaciones y guarde el documento para mantener sus cambios.
- Si crea una contraseña para un documento de Microsoft Office, tenga en cuenta que los programas de Microsoft Office crearán archivos temporales que se utilizarán como copias de seguridad en caso de que se bloquee el programa o si se olvida de guardar su archivo. Asegúrese de eliminar los archivos temporales de su computadora, ya que estos no contarán con protección por contraseña. Estos estarán ubicados en la misma carpeta que su documento.
- Solo puede habilitar el sistema de cifrado de archivos si está ejecutando una versión de Windows 7 que admita EFS. Puede utilizar Windows 7 Professional, Windows 7 Ultimate y Windows 7 Enterprise.
