Los seminarios web son utilizados por empresas, blogueros y organizaciones sin fines de lucro para promover sus organizaciones y brindar capacitación a través de Internet. Para organizar su propio seminario web, decida qué desea lograr. Esto te ayudará a planificar el evento perfecto. A continuación, despierte el interés y reúna a una audiencia. ¡Finalmente, será el momento de organizar el evento! No olvide hacer un seguimiento una vez que haya terminado.
Pasos
Parte 1 de 3: Descripción y planificación de su seminario web
Paso 1. Determine el propósito que desea que tenga su seminario web
Su objetivo debe ser simple y alcanzable, así como algo que un seminario web pueda ayudarlo a lograr. Una vez que haya finalizado su objetivo principal, será mucho más fácil planificar los detalles de su evento.
- Si es un bloguero financiero, tal vez desee utilizar un seminario web para publicitar su experiencia y obtener más seguidores.
- Si es una organización sin fines de lucro, probablemente desee utilizar su seminario web para llamar la atención sobre su causa y recaudar fondos.
Paso 2. Elija la plataforma de alojamiento de seminarios web que mejor se adapte a sus necesidades
Cada opción viene con una etiqueta de precio diferente y un conjunto único de características. Cuantas más funciones ofrezca su plataforma, más cara será. Para su primer seminario web, comience con un servicio gratuito. Una vez que se haya establecido y haya recaudado suficiente dinero para tener un presupuesto de seminario web, elija una solución más permanente.
- Es importante reservar tiempo para investigar estas plataformas. Adapte su plataforma a su objetivo.
- Youtube Live le permite configurar una transmisión pública en vivo de forma gratuita a través de su cuenta de Google. Sin embargo, las funciones de preguntas y respuestas en vivo no están disponibles en esta plataforma, y su audiencia tendrá más dificultades para conectarse directamente con usted durante el evento.
- omNovia es un servicio de gama alta que le permitirá crear eventos de alta calidad con casi todas las opciones que pueda imaginar. Comuníquese con ellos para obtener un presupuesto específico.
Paso 3. Elija oradores que le ayuden a crear un gran seminario web
Es posible que sea el único orador que aparece en su seminario web. Pero si desea que su seminario web se sienta más como una conversación o incluso un debate, probablemente necesitará al menos 2 oradores. No supere los 5 oradores por seminario web, ya que la sesión podría comenzar a sentirse abrumadora para la audiencia si su panel es demasiado grande.
- Elija personas que puedan brindar a su audiencia conocimientos a los que aún no tienen acceso.
- Alternativamente, busque un orador que su audiencia reconozca. ¡Esto puede atraer a muchos espectadores!
- Póngase en contacto con los oradores por correo electrónico si es posible. De lo contrario, es posible que pueda utilizar las redes sociales. Dígales que está organizando un seminario web y que su experiencia es exactamente lo que necesita para que sea el evento perfecto.
Paso 4. Utilice asistentes y / o un organizador para audiencias más grandes
Si su audiencia es pequeña, es posible que pueda manejar una sesión de preguntas y respuestas en vivo además de entregar su contenido principal. Sin embargo, para audiencias mayores de 25, es una buena idea tener al menos 1 organizador o asistente. Pueden monitorear el feed de preguntas y respuestas mientras habla, elegir las mejores preguntas y entregárselas una vez que comience la sesión de preguntas y respuestas.
- También puede optar por tener un organizador que esté a cargo de 1-2 (o más) asistentes.
- Será particularmente crucial contar con ayuda si está interactuando con su audiencia durante el seminario web en lugar de en una sesión establecida al final.
Paso 5. Escriba un esquema general y un guión para el seminario web
Comience con una historia personal que ayude a sus espectadores a conectarse con usted e ilustre por qué el objetivo general de su seminario web es importante. A continuación, pase al contenido principal del seminario web. Proporcione información específica sobre su organización o haga una guía paso a paso que les enseñe algo a sus espectadores. Termine con una conclusión y las preguntas y respuestas.
- Su guión no tiene que dar una palabra por palabra de lo que va a decir. Sin embargo, es una buena idea tener puntos de conversación detallados en caso de que se ponga nervioso o se pierda. Asegúrese de anotar todos los detalles (como estadísticas, nombres y fechas).
- Comience con un esquema simple con viñetas y luego complételo con más detalles. Esto le permitirá comenzar visualizando todo el evento.
Paso 6. Cree imágenes para mantener a su audiencia comprometida
Utilice un servicio como PowerPoint, Google Slides o algo similar para crear una presentación para mostrar a su audiencia durante el seminario web. Este elemento visual puede incluir imágenes, puntos con viñetas de información importante y cualquier referencia o guía que crea que sus espectadores podrían apreciar. Mantenga lo visual simple y limite su texto.
No repita directamente lo que está diciendo en sus diapositivas. Si bien es una buena idea resumir los puntos clave o enumerar hechos y estadísticas, no desea que sus espectadores sientan que podrían haber descargado su presentación y omitido el seminario web
Paso 7. Decida si debe hacer que los miembros de la audiencia paguen para asistir
Si trabaja para una organización sin fines de lucro, puede utilizar las tarifas de los espectadores para apoyar la causa de la organización. Sin embargo, si eres un bloguero que intenta dar a conocer tu nombre, es posible que desees centrarte en conseguir muchos espectadores en lugar de recaudar dinero. Si va a hacer que los espectadores paguen una tarifa, necesitará una plataforma de seminarios web que incluya ese servicio.
Puede ser más fácil cobrar a los miembros de su audiencia una vez que se haya establecido como un exitoso anfitrión de seminarios web
Paso 8. Programe una sesión de práctica para solucionar cualquier problema técnico
Ejecute el seminario web de práctica 3-5 días antes de su evento real. Piense en esto como un ensayo general. Pruebe toda la tecnología y revise su guión o puntos de conversación. Pídale a un amigo o asistente que sea un miembro de la audiencia simulada para que pueda hacer algunas preguntas y respuestas fingidas. Tome nota de todo lo que salga mal o pueda mejorarse.
Parte 2 de 3: Conectarse con su audiencia
Paso 1. Decida qué tan grande le gustaría que fuera su audiencia
Las audiencias más grandes y más pequeñas tienen diferentes pros y contras. Una audiencia más amplia puede hacer correr la voz más rápidamente sobre lo que ofrece al mundo, pero no podrá conectarse con los miembros de la audiencia de forma individual. Una audiencia más pequeña podría permitirle responder a todas las preguntas de sus asistentes, pero su exposición podría ser limitada.
- Las audiencias más grandes también requieren que utilice una plataforma de seminarios web más avanzada. Muchos servicios básicos reducen el número de asistentes a 25.
- Si ya es un bloguero establecido o un anfitrión de seminarios web, es posible que no necesite la exposición.
Paso 2. Publicite su seminario web en las redes sociales y su sitio web o Blog.
¡Es hora de correr la voz! Publica una foto tuya dando una charla en Instagram con una breve descripción del evento. Utilice Facebook para dar una descripción más detallada. Envíe recordatorios diarios a sus seguidores sobre el evento. ¡Y no olvide utilizar sus propias páginas web para la promoción!
- Dado que Twitter e Instagram son un poco más informales, utilice estas plataformas para atraer a su audiencia con humor. Incluso puedes publicar un-g.webp" />
- Empiece a promocionar su evento con al menos 2 semanas y hasta un mes de antelación.
Paso 3. Cree una página de registro para su seminario web
Muchas plataformas de seminarios web ofrecen este servicio. La página de registro permitirá a los asistentes registrarse para el evento y recibir recordatorios relacionados y correos electrónicos de seguimiento. Si lo desea, también puede configurar la posibilidad de pagar una tarifa de asistencia en esta página.
Paso 4. Configure una lista de correo electrónico para ponerse en contacto con los inscritos
Si su plataforma de seminarios web no le da la opción de crear una página de registro, cree su propia lista de correo electrónico. Utilice su sitio web o redes sociales para conectarse con miembros de la audiencia y recopilar su información de contacto. Por ejemplo, sugiera que los asistentes le envíen un mensaje directo privado con su información de contacto a través de Facebook o Twitter.
Paso 5. Envíe correos electrónicos de recordatorio para que las personas se presenten
Utilice su página de registro o lista de correo electrónico para ponerse en contacto con su audiencia 1 semana, 24 horas y 1 hora antes de que comience el evento. El recordatorio debe contener un breve resumen de lo que trata el seminario web, así como la fecha y hora del evento.
Parte 3 de 3: Ejecución del seminario web sin problemas
Paso 1. Haga que su organizador ejecute el chat si puede
El organizador actúa como un director. Deben abordar rápidamente cualquier problema que surja, especialmente los problemas con la tecnología. También pueden tener una copia del guión y brindarle apoyo entre bastidores si lo necesita.
Paso 2. Asegúrese de que todo esté configurado correctamente una hora antes de comenzar
Llegue al espacio donde está filmando su seminario web mucho antes de la hora de inicio. Asegúrese de que se mantenga en silencio durante el evento cerrando las ventanas y puertas y colocando un letrero de "No entrar ni molestar" en la entrada. Verifique toda su tecnología (especialmente su micrófono) para que pueda solucionar cualquier problema.
Paso 3. Dedique unos 5 minutos a su introducción
La introducción debe ser breve pero atractiva. Utilice este tiempo para atraer inmediatamente a su audiencia y conectarse con ellos. La introducción también debe establecer el objetivo del seminario web y cómo lo va a lograr.
Por ejemplo, supongamos que su seminario web trata sobre las mejores formas de ahorrar dinero con un presupuesto ajustado. Puede comenzar el seminario web diciendo algo como: “Vivir sin ahorros da miedo. ¡He estado allí! Y por mucho que me encantara comer fideos ramen, rápidamente descubrí que comer comida barata no era suficiente para llenar mi cuenta de ahorros"
Paso 4. Reserve unos 25 minutos para la presentación principal
Este es el corazón del webinar. Proporcione de 4 a 5 lecciones clave durante esta sección. Cada lección debe ser fácil de seguir y los miembros de la audiencia deben poder hacer lo que usted les pide que hagan sin problemas al final de los 25 minutos. Utilice sus elementos visuales para complementar su conferencia.
Dedique la misma cantidad de tiempo a cada lección. Por ejemplo, si tiene 5 lecciones que cubrir en 25 minutos, dedique 5 minutos a cada una
Paso 5. Haga una sesión de preguntas y respuestas de 10 minutos al final de la sesión
La sesión de preguntas y respuestas es su oportunidad de conectarse directamente con sus espectadores. También le permitirá mostrarle a su audiencia que tiene respuestas espontáneas a preguntas para las que no se preparó. ¡Esto demostrará que realmente eres un experto!
- También puede utilizar las preguntas y respuestas para presentar temas relacionados que no tuvo tiempo de abordar en la sección principal del seminario web.
- En caso de que nadie haga preguntas, tenga al menos 5 preguntas y respuestas preparadas con anticipación. Presente estas preguntas diciendo algo como: "Una pregunta que me hacen con frecuencia es cuánto debería ahorrar una persona de veintitantos años para jubilarse cada mes".
Paso 6. Párese y use un micrófono si puede
Necesitará acceso a un espacio con un proyector y una pantalla para pararse. Luego, puede hablar con la audiencia mientras se mueve a través de sus imágenes con un control remoto que controla su presentación. Este método comunica energía y ayudará a mantener el interés de su audiencia.
Paso 7. Alinee la cámara directamente con sus ojos si no está de pie
Use sus expresiones faciales para replicar la energía que no obtiene al estar de pie y caminar. Sonríe y haz contacto visual con la cámara, recordando que tu audiencia está del otro lado.
Sentarse frente a su computadora puede ser una mejor opción si planea compartir la pantalla de su computadora con los miembros de su audiencia
Paso 8. Incluya componentes interactivos para involucrar a todos
Haga que sus asistentes u organizadores realicen una encuesta en vivo (o varias) e integren la respuesta de la audiencia en su presentación. También debe asegurarse de que los asistentes puedan hacer preguntas durante todo el evento, incluso si las recopila para responder al final.
Varias plataformas de seminarios web ofrecen opciones de votación en vivo. También proporcionan cuadros de chat y otras opciones interactivas. Recuerde considerar estas opciones al elegir una plataforma
Paso 9. Grabe el seminario web para compartirlo con las personas que no pudieron asistir
Parte de lo que hace que un seminario web sea tan útil es que se puede volver a acceder a él incluso después de que finalice el evento. Publique un enlace al seminario web grabado en las redes sociales y su sitio web. Diles a tus seguidores que pueden contactarte con preguntas incluso si no asistieron al evento en vivo.
Muchas plataformas de seminarios web también ofrecen servicios de grabación
Paso 10. Realice un seguimiento por correo electrónico para conocer las respuestas de las personas al seminario web
Envíe 1 al menos una hora después de que finalice el evento para que esté fresco en la mente de los miembros de la audiencia. Envíe otro seguimiento dentro de la semana agradeciendo a las personas por asistir, solicitando sus comentarios y proporcionando información sobre cualquier evento futuro que haya planeado.
Escriba estos correos electrónicos antes del evento para estar preparado para enviarlos rápidamente
Consejos
- Por lo general, su seminario web no debe durar más de una hora. Manténgalo breve y simple para que las personas puedan hacer tiempo para asistir y digerir su contenido.
- Aprenda a involucrar al público viendo TEDtalks u otros seminarios web populares en línea.
