Una base de datos de clientes puede eliminar una gran cantidad de papeleo para una empresa, proporcionando un único repositorio de información valiosa del cliente que pueden utilizar los equipos de ventas, el personal de atención al cliente e incluso el equipo de contabilidad. Si bien es posible comprar productos de software que proporcionen formatos básicos para este tipo de base de datos, se pueden crear bases de datos personalizadas teniendo en cuenta algunos conceptos básicos sobre la forma y la función.
Pasos
Paso 1. Adquiera el software de creación de bases de datos
Elija un producto que sea compatible con el procesamiento de textos y otras herramientas de software utilizadas en el negocio. Esto facilitará la importación o exportación de datos de otras fuentes, lo que permitirá evitar ingresar una gran cantidad de datos en la base de datos recién creada.
Paso 2. Determine el tipo de información que se almacenará en la base de datos de clientes
La mayoría de los diseños incluirán información como el nombre de la empresa, la dirección postal, la dirección física, el nombre de contacto, los números de teléfono y fax y las direcciones de correo electrónico. Los datos adicionales, como la información sobre los términos del contrato, los precios y las notas sobre las tareas pendientes asociadas con cada cliente, a menudo se incluyen en los datos capturados y mantenidos en este tipo de recurso electrónico.
Paso 3. Considere los posibles usos de la base de datos
Además de proporcionar un recurso centralizado para recuperar datos importantes, piense en términos de qué tipos de informes se podrían crear utilizando los datos, o si la base de datos está diseñada para usarse como un recurso en la generación de etiquetas de correo, listas de correo electrónico o incluso listas para usar. en la radiodifusión por fax. Tener esto en cuenta ayudará a determinar cómo nombrar cada uno de los campos que albergarán datos y facilitará el proceso de creación de formatos de informes que se extraigan de esos campos.
Paso 4. Organice los campos de datos
Cree una plantilla simple que siga una secuencia lógica cuando se trata de ingresar nombres, direcciones y otra información de contacto. Al hacerlo, es más fácil pasar de un campo al siguiente con un mínimo de interrupción y completar la entrada de un nuevo registro de cliente en un período de tiempo razonable.
Paso 5. Establezca autorizaciones en cada uno de los campos
Esto incluye identificar qué campos se incluirán en los formatos de informe, así como cuáles pueden servir como base para clasificar o buscar las entradas de la base de datos. La asignación de las autorizaciones correctas a cada campo acelerará la recuperación de los datos correctos cuando y como sea necesario.
Paso 6. Prepare formatos de informe
Algunos formatos básicos que se pueden usar con frecuencia serán suficientes, aunque a los usuarios clave se les puede otorgar la capacidad de crear informes personalizados que incluyan campos relevantes para el puesto de trabajo del usuario y el nivel de acceso a los datos del cliente.
Paso 7. Establezca las credenciales de inicio de sesión y los derechos de acceso
Una base de datos de clientes viable incluye la capacidad de crear credenciales de inicio de sesión que permiten que solo los empleados autorizados accedan a la información. Yendo más allá, la asignación de diferentes niveles de derechos asegura que cada usuario pueda ver, cambiar e ingresar datos relevantes para sus responsabilidades laborales, pero que no pueda ver otra información que sea de utilidad para otro personal.
Paso 8. Revise y pruebe la base de datos de clientes antes del lanzamiento
Intente usar la versión beta con un pequeño grupo de empleados para asegurarse de que cada una de las funciones funcione según lo previsto. Utilice los resultados de este grupo de prueba para solucionar cualquier problema de rendimiento, formato y facilidad de uso. Una vez que se abordan y resuelven todos los problemas, la versión final se puede implementar en toda la empresa.
Consejos
- Intente diseñar la base de datos para que haya espacio para agregar más campos o características a medida que cambian las necesidades de la empresa. Esto permitirá seguir utilizando el producto durante varios años sin tener que sustituirlo por un producto más robusto.
- No es inusual que una nueva base de datos de clientes tarde un período de tiempo prolongado en desarrollarse. Incluso cuando se utiliza un software que permite la ejecución sencilla de una serie de tareas, puede llevar semanas encontrar el formato ideal.
