Si se está quedando sin espacio en su correo electrónico de IBM Notes, pero no está listo para eliminar correos electrónicos, considere archivarlos. Archivar correos electrónicos significa copiar mensajes a una ubicación diferente en su computadora. Aprenda a archivar IBM Notes para liberar espacio en su cuenta mientras guarda los correos electrónicos originales. También ayuda a que su computadora y software funcionen con el máximo rendimiento.
Pasos
Paso 1. Limite el tamaño de su archivo de correo
Mantenga el tamaño de su archivo de correo a menos de 500 MB. (Algunas organizaciones pueden requerir una limitación más estricta, como 200 MB).
- Verifique el tamaño de sus datos yendo a Archivo, Base de datos, Propiedades. En Lotus 8, vaya a Archivo, Aplicaciones, Propiedades.
- Haga clic en la pestaña "i". El número después de "Espacio en disco" es la cantidad de datos que tiene actualmente en IBM Notes.
Paso 2. Conozca la configuración predeterminada de su organización
Si usa IBM Notes para la escuela o el trabajo, es posible que ya exista una configuración de archivo. Esto ayuda a las organizaciones a controlar la cantidad de correos electrónicos por usuario, así como el rendimiento general de las computadoras dentro de la organización. Si la configuración del archivo ya está establecida, hable con el personal de sistemas técnicos para ver si se pueden modificar.
Paso 3. Determine la configuración de archivo deseada
Puede archivar todos los correos electrónicos de IBM Notes o seleccionar algunos específicos. También deberá decidir con qué frecuencia desea que se archiven IBM Notes.
- Abra la aplicación correspondiente (correo).
- Vaya a Acciones, Archivo, Configuración.
- Vaya a la pestaña Criterios y asegúrese de que esté seleccionado "Predeterminado para la última modificación".
- Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.
- Asegúrese de que los Criterios estén habilitados.
Paso 4. Programe archivos automáticos
La programación de archivos automáticos garantiza que esté archivando de forma regular y coherente. También le ahorra tiempo.
- Abra la aplicación correspondiente (correo).
- Vaya a Acciones, Archivo, Configuración.
- Vaya a la pestaña Programación. Asegúrese de que "Programar archivado" esté seleccionado.
- Elija la hora y el día apropiados en que desea que su computadora archive sus archivos.
Paso 5. Archive manualmente IBM Notes
Incluso si programa el archivado automático, aún puede archivar manualmente en cualquier momento.
- Abra la aplicación correspondiente (correo).
- Abra el correo o la carpeta que le gustaría archivar.
- Vaya a Acciones, Archivar, Archivar ahora.
- Haga clic en Sí para archivar de acuerdo con su configuración predeterminada.
Paso 6. Archivar usando el método de arrastrar y soltar
Esta es simplemente otra forma de archivar IBM Notes manualmente.
- Abra la aplicación correspondiente (correo).
- Abra el correo o la carpeta que le gustaría archivar.
- Seleccione los mensajes apropiados.
- Arrastre los mensajes al archivo requerido en su panel de navegación.
Paso 7. Ver mensajes archivados
Aunque haya archivado un correo electrónico, es posible que deba acceder a él de vez en cuando. Su archivo de almacenamiento imitará las carpetas que ha configurado en su cuenta de IBM Notes. Todo permanecerá organizado de la forma en que lo diseñó.
- Abra la aplicación correspondiente (correo).
- Haga clic en Archivar en su panel de navegación.
- Seleccione el archivo apropiado (es decir, Predeterminado para Última modificación).
Consejos
- Realice una copia de seguridad de los correos electrónicos importantes. Si tiene correos electrónicos importantes en IBM Notes, asegúrese de copiarlos en otra ubicación, como un CD o DVD. Esto le proporciona una copia adicional en caso de que algo le suceda al servidor o la copia almacenada en su computadora personal.
- Elimine los mensajes antiguos e innecesarios, especialmente si contienen archivos adjuntos. Esto también ayudará a disminuir el tamaño de sus datos y mejorará el rendimiento de su computadora.
