Archivar es el almacenamiento o preservación de información. Las organizaciones están convirtiendo documentos en papel a digitales todos los días para aumentar la vida útil de los documentos. Eso, junto con la inmensa cantidad de datos que generan las computadoras hoy en día, significa que el archivo de documentos solo va a ganar en importancia. Si sabe cómo archivar documentos, puede liberar espacio para que su computadora maneje los documentos actuales de manera más eficiente.
Pasos
Paso 1. Archive los documentos en un archivo zip
Particularmente útiles con archivos importantes, pero que rara vez se necesitan, los archivos zip reducen el espacio que ocupan los documentos en su disco duro.
- Simplemente resalte los archivos que desea convertir a formato zip.
- Haga clic derecho con el mouse y luego seleccione "Enviar a".
- Desea enviar los archivos a una "carpeta comprimida (zip)".
- Compruebe que los archivos estén ahí haciendo doble clic en la carpeta zip. Si es así, puede eliminar los archivos originales.
Paso 2. Migre sus documentos a un medio de almacenamiento separado
Las opciones populares para el archivo digital son las unidades de cinta externas, los discos duros externos o las memorias USB.
Paso 3. Realice una copia de seguridad de los documentos en un CD o DVD si tiene una grabadora de CD o DVD
Las copias de seguridad son otra forma de archivar, aunque probablemente conozca este método con otro nombre: grabar un disco. Por ejemplo, Windows usa un sistema de archivos en vivo y un formato masterizado (mejor para la compatibilidad con otros dispositivos) para copiar archivos en CD o DVD.
- Inserte un CD o DVD grabable en la grabadora de CD o DVD de su computadora para Live File System.
- Cuando aparezca el cuadro de diálogo, haga clic en "Grabar archivos en un disco de datos".
- Ponle un nombre al disco y luego haz clic en "Siguiente".
- Espere a que aparezca una carpeta vacía para que aparezca el disco. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
- Abra la carpeta con los documentos que desea archivar y arrastre los archivos a la carpeta del disco vacía.
- Para el formato masterizado, inserte un CD o DVD grabable en la grabadora de CD o DVD de una computadora.
- Cuando aparezca el cuadro de diálogo, haga clic en "Grabar archivos en un disco de datos".
- Asigne un nombre al disco y haga clic en "Mostrar opciones de formato".
- Elija "Masterizado" y haga clic en "Siguiente".
- Espere a que aparezca una carpeta vacía para que aparezca el disco. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
- Abra la carpeta con los documentos que desea archivar y arrastre estos archivos a la carpeta del disco vacía.
Paso 4. Envíe los documentos al almacenamiento externo
- Además de funcionar como una ubicación para los archivos archivados, las ubicaciones seguras de almacenamiento externo protegen los datos de desastres como incendios y fallas del disco duro.
- Con tantas empresas que ofrecen este servicio, debe ponerse en contacto directamente con una empresa para obtener detalles sobre cómo operan y qué garantías se incluyen en el archivo de documentos fuera del sitio.
Paso 5. Utilice software para archivo digital
- Uno de los métodos más conocidos para preservar la apariencia de un documento es crear un archivo PDF. Ofrecido por Adobe, este software, conocido como Adobe Acrobat, facilita la conversión de documentos a formato PDF desde varios programas de software. También hay varios programas gratuitos que crearán estos archivos.
- El hecho de que las especificaciones sean públicas significa que las futuras versiones del software de Adobe podrán leer versiones anteriores de documentos.
- Además, los lectores de PDF están disponibles como descarga gratuita desde el sitio web de Adobe.
Paso 6. Manténgase actualizado con la tecnología para archivar documentos
Con el rápido desarrollo de la tecnología, lo que es actual hoy puede quedar obsoleto mañana. Esto puede ser un problema al migrar archivos archivados a un nuevo sistema.
Consejos
- Catalogue los archivos archivados para que usted u otras personas puedan encontrar los archivos necesarios con el tiempo. Esto puede ser tan simple como nombrar archivos o carpetas con el nombre del contenido y las fechas que abarcan los archivos. Por ejemplo, si está archivando registros comerciales, puede nombrar una carpeta "Archivos comerciales 1er trimestre de 1997". En sistemas más grandes, lo más probable es que los archivos utilicen metadatos con fines de catalogación.
- Otra razón para archivar archivos es que a veces existen requisitos legales que requieren el almacenamiento de información.
Advertencias
- Los datos multimedia suelen estar vinculados a hardware o software específicos y es posible que no se pueda acceder a ellos fuera de los sistemas propietarios.
- Un peligro es el riesgo de corrupción de archivos. Asegúrese de utilizar un sistema bien probado para respaldar su información.
- No tener un sistema para archivar documentos puede provocar la pérdida involuntaria de archivos, especialmente si se eliminan por error.
