Las tablas dinámicas son tablas interactivas que permiten al usuario agrupar y resumir grandes cantidades de datos en un formato tabular conciso para facilitar los informes y el análisis. Pueden ordenar, contar y sumar los datos y están disponibles en una variedad de programas de hojas de cálculo. Excel le permite crear fácilmente tablas dinámicas arrastrando y soltando su información relevante en los cuadros apropiados. Luego, puede filtrar y ordenar sus datos para encontrar patrones y tendencias.
Pasos
Parte 1 de 3: Creación de la tabla dinámica
Paso 1. Cargue la hoja de cálculo desde la que desea crear la tabla dinámica
Una tabla dinámica le permite crear informes visuales de los datos de una hoja de cálculo. Puede realizar cálculos sin tener que ingresar fórmulas ni copiar celdas. Necesitará una hoja de cálculo con varias entradas para crear una tabla dinámica.
También puede crear una tabla dinámica en Excel utilizando una fuente de datos externa, como Access. Puede insertar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo de Excel
Paso 2. Asegúrese de que sus datos satisfagan las necesidades de una tabla dinámica
Una tabla dinámica no siempre es la respuesta que busca. Para aprovechar las funciones de la tabla dinámica, su hoja de cálculo debe cumplir con algunos criterios básicos:
- Su hoja de cálculo debe incluir al menos una columna con valores duplicados. Básicamente, esto solo significa que al menos una columna debe tener datos repetidos. En el ejemplo que se analiza en la siguiente sección, la columna "Tipo de producto" tiene dos entradas: "Mesa" o "Silla".
- Debe incluir información numérica. Esto es lo que se comparará y se sumará en la tabla. En el ejemplo de la siguiente sección, la columna "Ventas" tiene datos numéricos.
Paso 3. Inicie el asistente de tabla dinámica
Haga clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana de Excel. Haga clic en el botón "Tabla dinámica" en el lado izquierdo de la cinta Insertar.
Si está utilizando Excel 2003 o una versión anterior, haga clic en el Datos menú y seleccione Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico …
Paso 4. Seleccione los datos que desea utilizar
De forma predeterminada, Excel seleccionará todos los datos en su hoja de cálculo activa. Puede hacer clic y arrastrar para elegir una parte específica de la hoja de cálculo, o puede escribir el rango de celdas manualmente.
Si está utilizando una fuente externa para sus datos, haga clic en la opción "Usar una fuente de datos externa" y haga clic en Elegir conexión…. Busque la conexión de la base de datos guardada en su computadora
Paso 5. Seleccione la ubicación de su tabla dinámica
Después de seleccionar su rango, elija su opción de ubicación en la misma ventana. De forma predeterminada, Excel colocará la tabla en una nueva hoja de trabajo, lo que le permitirá cambiar de un lado a otro haciendo clic en las pestañas en la parte inferior de la ventana. También puede optar por colocar la tabla dinámica en la misma hoja que los datos, lo que le permite elegir la celda en la que desea que se coloque.
Cuando esté satisfecho con sus elecciones, haga clic en Aceptar. Se colocará su tabla dinámica y la interfaz cambiará
Parte 2 de 3: Configuración de la tabla dinámica
Paso 1. Agregue un campo de fila
Al crear una tabla dinámica, básicamente está ordenando sus datos por filas y columnas. Lo que agregas donde determina la estructura de la tabla. Arrastre un campo de la Lista de campos a la derecha a la sección Campos de fila de la Tabla dinámica para insertar la información.
- Por ejemplo, su empresa vende dos productos: mesas y sillas. Tienes una hoja de cálculo con el número (Ventas) de cada producto (Tipo de producto) vendido en tus cinco tiendas (Tienda). Desea ver cuánto de cada producto se vende en cada tienda.
- Arrastre el campo Almacenar de la lista de campos a la sección Campos de fila de la tabla dinámica. Aparecerá su lista de tiendas, cada una con su propia fila.
Paso 2. Agregue un campo de columna
Al igual que las filas, las columnas le permiten ordenar y mostrar sus datos. En el ejemplo anterior, el campo Tienda se agregó a la sección Campos de fila. Para ver cuánto se vendió de cada tipo de producto, arrastre el campo Tipo de producto a la sección Campos de columna.
Paso 3. Agregue un campo de valor
Ahora que tiene la organización diseñada, puede agregar los datos que se mostrarán en la tabla. Haga clic y arrastre el campo Ventas a la sección Campos de valor de la tabla dinámica. Verá que su tabla muestra la información de ventas de sus dos productos en cada una de sus tiendas, con una columna Total a la derecha.
Para todos los pasos anteriores, puede arrastrar los campos a los cuadros correspondientes debajo de la lista de Campos en el lado derecho de la ventana en lugar de arrastrarlos a la tabla
Paso 4. Agregue varios campos a una sección
Las tablas dinámicas le permiten agregar varios campos a cada sección, lo que permite un control más minucioso sobre cómo se muestran los datos. Usando el ejemplo anterior, digamos que hace varios tipos de mesas y varios tipos de sillas. Su hoja de cálculo registra si el artículo es una mesa o una silla (tipo de producto), pero también el modelo exacto de la mesa o silla vendida (modelo).
Arrastre el campo Modelo a la sección Campos de columna. Las columnas ahora mostrarán el desglose de las ventas por modelo y tipo general. Puede cambiar el orden en que se muestran estas etiquetas haciendo clic en el botón de flecha junto al campo en los cuadros de la esquina inferior derecha de la ventana. Seleccione "Subir" o "Bajar" para cambiar el orden
Paso 5. Cambie la forma en que se muestran los datos
Puede cambiar la forma en que se muestran los valores haciendo clic en el icono de flecha junto a un valor en el cuadro Valores. Seleccione "Configuración del campo de valor" para cambiar la forma en que se calculan los valores. Por ejemplo, puede mostrar el valor en términos de porcentaje en lugar de un total, o promediar los valores en lugar de sumarlos.
Puede agregar el mismo campo al cuadro Valor varias veces para aprovechar esto. En el ejemplo anterior, se muestra el total de ventas de cada tienda. Al agregar el campo Ventas nuevamente, puede cambiar la configuración del valor para mostrar las segundas Ventas como porcentaje de las ventas totales
Paso 6. Aprenda algunas de las formas en que se pueden manipular los valores
Al cambiar las formas en que se calculan los valores, tiene varias opciones para elegir según sus necesidades.
- Suma: este es el valor predeterminado para los campos de valor. Excel totalizará todos los valores en el campo seleccionado.
- Recuento: esto contará el número de celdas que contienen datos en el campo seleccionado.
- Promedio: tomará el promedio de todos los valores en el campo seleccionado.
Paso 7. Agregue un filtro
El área "Filtro de informe" contiene los campos que le permiten desplazarse por los resúmenes de datos que se muestran en la tabla dinámica mediante el filtrado de conjuntos de datos. Actúan como filtros para el informe. Por ejemplo, si configura el campo Tienda como filtro en lugar de una Etiqueta de fila, podrá seleccionar cada tienda para ver los totales de ventas individuales o ver varias tiendas al mismo tiempo.
Parte 3 de 3: Uso de la tabla dinámica
Paso 1. Ordene y filtre sus resultados
Una de las características clave de la tabla dinámica es la capacidad de ordenar los resultados y ver informes dinámicos. Cada etiqueta se puede ordenar y filtrar haciendo clic en el botón de flecha hacia abajo junto al encabezado de la etiqueta. Luego, puede ordenar la lista o filtrarla para que solo muestre entradas específicas.
Paso 2. Actualice su hoja de cálculo
Su tabla dinámica se actualizará automáticamente a medida que modifica la hoja de cálculo base. Esto puede resultar muy útil para supervisar sus hojas de cálculo y realizar un seguimiento de los cambios..
Paso 3. Cambie su tabla dinámica
Las tablas dinámicas facilitan enormemente el cambio de ubicación y orden de los campos. Intente arrastrar diferentes campos a diferentes ubicaciones para crear una tabla dinámica que satisfaga sus necesidades exactas.
Aquí es donde la tabla dinámica recibe su nombre. Mover los datos a diferentes ubicaciones se conoce como "pivotar", ya que está cambiando la dirección en la que se muestran los datos
Paso 4. Cree un gráfico dinámico
Puede utilizar un gráfico dinámico para mostrar informes visuales dinámicos. Su gráfico dinámico se puede crear directamente a partir de su tabla dinámica completa, lo que hace que el proceso de creación del gráfico sea muy sencillo.
Consejos
- Si usa el comando Importar datos del menú Datos, tiene más opciones sobre cómo importar datos que van desde conexiones de bases de datos de Office, archivos de Excel, bases de datos de Access, archivos de texto, DSN de ODBC, páginas web, OLAP y XML / XSL. Luego puede usar sus datos como lo haría con una lista de Excel.
- Si está utilizando un autofiltro (en "Datos", "Filtro"), desactívelo al crear la tabla dinámica. Está bien volver a habilitarlo después de haber creado la tabla dinámica.
