Puede parecer difícil limitar un correo electrónico empresarial importante. ¡Hay tantas formas de terminar su mensaje! Sin embargo, en última instancia, la forma en que cierre su correo electrónico dependerá de algunos factores diferentes. Estos pueden incluir cosas como qué tan bien conoce a la persona a la que está escribiendo, el propósito del correo electrónico y si su correo electrónico es parte de una cadena. Con estos factores en mente, elabore una oración final adecuada. Luego elija la firma correcta y decida qué poner en su firma.
Pasos
Parte 1 de 3: redacción de sus comentarios finales
Paso 1. Recuerde al destinatario el propósito de su correo electrónico
Hay muchas razones para escribir un correo electrónico en un entorno empresarial. Identificar el propósito principal del correo electrónico lo ayudará a determinar la mejor manera de resumirlo.
- Por ejemplo, si realiza una solicitud, termine con algo como "Gracias por su tiempo" o "Gracias por su consideración".
- Si está respondiendo a una solicitud de información o asistencia, podría terminar con "¡Espero que esto ayude!" o "Avísame si hay alguna otra forma en que pueda ser de ayuda".
- Si está organizando una reunión cara a cara, podría terminar con algo como "¡Nos vemos la semana que viene!"
Paso 2. Use un tono apropiado para su audiencia
Piense en qué tan bien conoce a la persona a la que le está escribiendo, qué tipo de relación tiene con ella y qué está tratando de lograr. Un correo electrónico a un gerente de nivel superior o un cliente nuevo importante probablemente debería ser más formal que un correo electrónico a un compañero de trabajo conocido.
- Por ejemplo, si está organizando una reunión con un cliente, una buena declaración de cierre podría ser algo como: “Espero con ansias nuestra reunión el día 24. Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo al 555-555-5555 ".
- Por otro lado, si está organizando una reunión amistosa con un compañero de trabajo que conoce bien, puede estar perfectamente bien terminar con algo como: “¡Suena bien! ¡Nos vemos mañana!:)”
Paso 3. No incluya una declaración de cierre si su correo electrónico es parte de una cadena
Si este es su primer correo electrónico sobre el tema en cuestión, o si es un correo electrónico particularmente importante, probablemente sea una buena idea incluir un agradecimiento final o un "llamado a la acción". Sin embargo, la brevedad es importante en los correos electrónicos comerciales. Si su correo electrónico es parte de una cadena larga, es posible que no necesite incluir nada más allá de la información más esencial.
Por ejemplo, si está terminando una larga conversación por correo electrónico con su jefe sobre una tarea, es posible que no necesite decir mucho más que "Está bien. Lo haré antes del final del día el viernes. -METRO."
Parte 2 de 3: Elegir una firma
Paso 1. Elija una firma que coincida con el tono de su correo electrónico
Si su correo electrónico es formal, cierre la sesión con algo como "Saludos cordiales" o (para un toque aún más formal) "Atentamente". Para correos electrónicos menos formales, puede que esté bien con algo como "Cuídate" o "Saludos".
Si ha recibido correos electrónicos anteriores de la persona a la que está escribiendo, puede ver su aprobación y hacer coincidir su tono con el de ellos. Por ejemplo, si tienden a firmar con algo como "Saludos cordiales", debe firmar con un nivel similar de formalidad
Paso 2. Utilice una firma que se ajuste a su propósito
Al igual que la oración final, una firma también puede reflejar el propósito de su correo electrónico. Por ejemplo, si está haciendo una solicitud simple o expresando brevemente su gratitud por algo, puede usar una firma como "Muchas gracias" o "Muchas gracias", seguida de su firma.
Paso 3. Evite cualquier cosa demasiado cariñosa
A menos que conozca muy bien a la persona a la que le está escribiendo, evite todo lo que sea demasiado vulgar, informal o cariñoso. En general, cosas como "Amor", "XOXO" o "Abrazos" no deben usarse en correos electrónicos comerciales.
Paso 4. Omita la firma en correos electrónicos breves o en cadena
Si su correo electrónico es parte de una cadena larga, o si está tratando de comunicar algo muy breve y rápidamente a un compañero de trabajo, es posible que no sea necesario incluir un cierre de sesión en absoluto.
Si no se siente cómodo omitiendo la aprobación por completo, una simple aprobación como –Bernice o –B. debería estar bien para correos electrónicos breves e informales
Parte 3 de 3: Firmar su correo electrónico
Paso 1. Incluya su información de identificación básica
La cantidad de información que incluya en su firma dependerá de qué tan bien conozca a su interlocutor y de la frecuencia con la que se haya comunicado con él.
- Un correo electrónico por primera vez probablemente debería incluir al menos su nombre completo, cargo, lugar de trabajo y número de teléfono.
- Al comunicarse con un compañero de trabajo o alguien a quien envía correos electrónicos con frecuencia, probablemente sea suficiente firmar con su nombre o inicial.
Paso 2. Mantenga su firma breve
En general, es mejor no abarrotar un correo electrónico empresarial con mucho texto e imágenes adicionales. Evite agregar cualquier cosa innecesaria a su firma de correo electrónico, como citas, gráficos llamativos o muchos enlaces.
Paso 3. Configure una firma automática
Si no tiene ganas de escribir el título de su trabajo y la información de contacto cada vez que envía un correo electrónico importante, es posible que desee crear una firma que su cliente de correo electrónico pueda agregar automáticamente a sus mensajes.
Algunos programas, como Outlook, le permiten crear varias firmas, por lo que puede seleccionar la que sea más apropiada para cualquier correo electrónico
Consejos
-
Su firma debería verse así:
- Atentamente,
- Jane Doe, analista de mercado
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Es muy fácil en la mayoría de los clientes de correo electrónico como Outlook, etc. configurar una firma que se adjunta a cada correo electrónico automáticamente.
Advertencias
- Haga que otra persona revise su trabajo si es posible. No hay sustituto para una correcta corrección de pruebas.
- Edite y revise todas las cartas antes de enviarlas, es decir, lea detenidamente la gramática y la ortografía, y elimine los errores tipográficos. Cambie el lenguaje ambiguo, por ejemplo, palabras y frases que no sean claras o que tengan un doble significado.
- El uso de un corrector ortográfico no es infalible, ya que el software a menudo inserta una palabra correctamente escrita pero no la palabra correcta para el contexto. Cambiar "bankroll" a "blank roll" realmente cambia el significado de la oración. También debe confiar en su propio conocimiento de las sutilezas de la gramática, ya que las sugerencias del software no siempre son correctas.
