Agregar un cuadro desplegable a su hoja de cálculo de Excel 2007 puede acelerar la entrada de datos al ofrecer a los usuarios una lista de elementos para seleccionar en lugar de tener que escribir información cada vez. Cuando coloca un cuadro desplegable en una celda de una hoja de cálculo, la celda muestra una flecha. Ingresa datos haciendo clic en la flecha y luego seleccionando la entrada deseada. Puede configurar un cuadro desplegable en solo unos minutos y mejorar en gran medida las velocidades de entrada de datos.
Pasos
Paso 1. Abra la hoja de cálculo en la que desea agregar los cuadros desplegables
Paso 2. Cree una lista de los elementos que aparecerán en la lista desplegable
Escriba los datos en el orden en que se mostrarán en la lista. Las entradas deben escribirse en una sola columna o fila y no deben contener celdas en blanco.
Para crear la lista de los elementos deseados en una hoja de trabajo separada, haga clic en la pestaña de la hoja de trabajo en la que ingresar los datos. Escriba y luego resalte los datos que aparecerán en la lista. Haga clic con el botón derecho en el rango de celdas resaltado y haga clic en "Nombrar un rango" de la lista que aparece. Escriba el nombre del rango en el cuadro "Nombre" y haga clic en "Aceptar". Luego, puede proteger u ocultar la hoja de trabajo para evitar que otros usuarios realicen cambios en la lista
Paso 3. Haga clic en la celda en la que desea colocar el cuadro desplegable
Paso 4. Haga clic en la pestaña "Datos" de la cinta de opciones de Microsoft Excel 2007
Paso 5. Haga clic en el botón "Validación de datos" del grupo "Herramientas de datos"
Aparece el cuadro de diálogo "Validación de datos".
Paso 6. Haga clic en la pestaña "Configuración" y luego haga clic en "Lista" en el cuadro de lista desplegable "Permitir"
Paso 7. Haga clic en el botón de alternancia al final del cuadro "Fuente"
Seleccione la lista de elementos que desea tener en su cuadro desplegable.
Si creó un nombre de rango, en el cuadro "Fuente", escriba un signo igual y luego escriba el nombre del rango
Paso 8. Seleccione o desmarque la casilla de verificación "Ignorar espacio en blanco", dependiendo de si permite que la celda que contiene el cuadro desplegable se deje en blanco
Asegúrese de que la casilla de verificación "Menú desplegable en la celda" esté seleccionada.
Paso 9. Haga clic en la pestaña "Mensaje de entrada" para mostrar un cuadro de mensaje cuando se hace clic en la celda del cuadro desplegable
Asegúrese de que la casilla de verificación "Mostrar mensaje de entrada cuando se seleccione la celda" esté seleccionada y luego escriba el "Título:" y el "Mensaje de entrada:" que aparecerán en el cuadro de mensaje.
Paso 10. Haga clic en la pestaña "Alerta de error" para mostrar un mensaje de error si se ingresan datos no válidos en la celda del cuadro desplegable
Asegúrese de que la casilla de verificación "Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos" esté seleccionada. Para mostrar una advertencia o información, pero no evitar que se ingresen datos no válidos, seleccione "Advertencia" o "Información" en el cuadro de lista desplegable "Estilo". Para mostrar un mensaje y evitar que se ingresen datos no válidos, seleccione "Detener" en el cuadro de lista desplegable "Estilo". Escriba el "Título:" y el "Mensaje de error:" que desea que aparezcan.
Paso 11. Haga clic en "Aceptar" para guardar los criterios de validación y crear el cuadro desplegable
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Consejos
- Si una entrada de la lista desplegable es más larga que la celda que contiene el cuadro de lista desplegable, cambie el ancho de la celda para revelar el texto completo.
- Para eliminar un cuadro desplegable, haga clic en la celda que contiene el cuadro. Para eliminar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista. Haga clic en la pestaña "Datos" de la cinta de Microsoft Excel 2007. Haga clic en el botón "Validación de datos" del grupo "Herramientas de datos". Haga clic en la pestaña "Configuración", haga clic en el botón "Borrar todo" y luego haga clic en "Aceptar".
