Comenzar un correo electrónico con el saludo correcto puede ser complicado. Cuando envíe un correo electrónico profesional o escriba a alguien que no conoce bien, lo mejor que puede hacer normalmente será elegir un saludo simple y versátil como "Hola" antes de dirigirse a la persona por su apellido. Si le escribes a un amigo, familiar o alguien con quien tienes una relación más informal, está bien que te refieras simplemente a ellos por su nombre de pila.
Pasos
Método 1 de 4: elegir un saludo adecuado
Paso 1. Diga "Hola" para comenzar su correo electrónico con una nota amigable
Un simple "Hola" seguido del nombre de la persona funcionará bien para la mayoría de los correos electrónicos. Es relajado y personal sin sentirse demasiado formal o informal. Y como es tan corto y directo, no distraerá al lector ni se verá fuera de lugar.
También puede utilizar "Hola" cuando se dirija a varios destinatarios a la vez, como en "Hola a todos"
Propina:
"Hola" es un gran saludo sin complicaciones y para todo uso, ya sea que su correo electrónico esté destinado a un amigo, un supervisor o un extraño.
Paso 2. Abra con "Estimado" para mensajes más formales
"Estimado" es un saludo versátil, es más apropiado que "Hola", pero aún tiene un tono cálido y agradablemente anticuado. Esto lo convierte en una manera perfecta de invitar a la correspondencia tanto con seres queridos cercanos como con personas que no conoce muy bien.
Este saludo también se puede utilizar para amigos y familiares
Paso 1.
- La palabra "Estimado" también lleva consigo una nota de decoro y respeto que no tienen los saludos menos formales.
- Una desventaja de este abridor es que podría considerarse un poco demasiado formal para algunos, especialmente en un entorno empresarial.
Paso 2. Utilice un saludo anónimo si no conoce el nombre de su destinatario
“Saludos” y “A quien corresponda” son dos de los saludos anónimos más habituales e inofensivos. Son una apuesta segura para esos momentos en los que no está seguro de quién leerá su mensaje.
- También puede probar algo ambiguo como "Estimado señor o señora", aunque esto puede parecer un poco estirado en todos los correos electrónicos, excepto en los más formales.
- Los saludos anónimos se emplean con mayor frecuencia cuando se escribe a grupos, como empresas y organizaciones, en lugar de a individuos.
Paso 3. Escriba el nombre de la persona por sí solo si quiere ir directo al grano
Si no sabe qué saludo usar o prefiere dejar que su mensaje sea el centro de atención, está perfectamente bien decir el nombre de su destinatario y dejarlo así. Solo agrega una coma, salta una línea y di lo que quieras decir.
- "Milisegundo. Thompson "no suena más o menos formal que" Hola Sra. Thompson ", y le permite evitar la indecisión de elegir el saludo más apropiado.
- Usar el nombre de la persona como un saludo en sí mismo también puede ser útil en la correspondencia de seguimiento cuando no necesariamente desea elegir un nuevo saludo cada vez.
Método 2 de 4: dirigirse a su destinatario
Paso 1. Llame a la persona por su primer nombre si la conoce bien
Esta regla es bastante simple: si estás por el nombre de alguien con alguien, está bien usar su nombre. De lo contrario, es una buena idea ceñirse a su apellido para evitar ser presuntuoso y posiblemente frotarlo de manera incorrecta.
Al escribir a un conocido conocido, puede comenzar con su nombre solo o adjuntar un saludo más informal como introducción (es decir, "Hola Jackie")
Advertencia:
Nunca te refieras a alguien que no hayas conocido por su nombre de pila a menos que te diga específicamente que está bien hacerlo. ¡Simplemente no es educado!
Paso 2. Refiera a contactos profesionales y desconocidos por su apellido
Elija un saludo apropiado (recuerde, "Hola", "Estimado" y "Saludos" son útiles para una variedad de situaciones), luego agregue el apellido de la persona. La mayoría de los correos electrónicos que envíe probablemente comenzarán con el apellido de su destinatario, especialmente si pertenecen al trabajo.
- Si la persona a la que le estás enviando un correo electrónico es mujer, usa el prefijo "Sra." en lugar de "Sra." a menos que sepa a ciencia cierta que está casada.
- El hecho de utilizar el apellido de su destinatario establece un tono cortés y respetuoso para la correspondencia que sigue.
Paso 3. Utilice un término como "Todos" cuando salude a más de un destinatario
Los grupos grandes pueden contener muchos tipos diferentes de personas, y no querrás hacer suposiciones sobre su sexo o nivel de familiaridad. Dado que términos como "chicos" y "damas y caballeros" podrían interpretarse como restrictivos de género, es mejor pasarlos por alto en favor de algo más inclusivo.
- Asegúrate de mantenerte alejado también de los saludos excesivamente casuales como "amigos" o "todos ustedes".
- Tirar el pronombre colectivo incorrecto podría hacer que uno de sus lectores se sienta marginado o ignorado por completo.
Paso 4. Mencione el cargo o puesto de la persona si es relevante para su mensaje
En circunstancias normales, puede parecer extraño comenzar un correo electrónico con un "Saludos, representante principal de servicio al cliente". Sin embargo, si la posición de la persona está directamente relacionada con el motivo por el que escribe, puede ser una buena manera de prepararla para una pregunta, solicitud o queja.
- Enviar un correo electrónico al "Directo de comunicaciones" en lugar de "Sr. Everett”le informará a su destinatario que el asunto en cuestión involucra el desempeño de sus funciones individuales.
- De manera similar, cuando se ponga en contacto con el líder de una organización, puede comenzar con un saludo como "Estimado organizador sindical de Salt Lake City".
Método 3 de 4: Evitar errores comunes en los saludos
Paso 1. Recuerde incluir siempre un saludo
La regla número uno para escribir un saludo por correo electrónico es asegurarse de que haya uno allí. Puede ser discordante abrir un correo electrónico y enfrentarse a un bloque de texto sin presentación ni cortesías personales, y solo se necesitan unos segundos para escribir algunas palabras para resumir la intención de su comunicación.
Muchos considerarán que un correo electrónico sin un saludo está incompleto. Como resultado, es posible que se refleje mal en usted o en su capacidad para comunicarse de manera eficaz
Propina:
No lo pienses demasiado, si no estás seguro de qué más poner, opta por un simple "Hola" y canaliza tu poder mental para redactar el resto de tu correo electrónico.
Paso 2. Evite "Oye" a menos que sea cercano a la persona a la que está escribiendo
"Hey" es tan casual como parece. Por esta razón, es una forma aceptable de enviar un correo electrónico a su mejor amigo o compañero de trabajo del mismo rango, pero no a un superior ni a nadie con quien se esté comunicando por primera vez.
- Si bien pueden parecer inofensivos, los saludos demasiado informales como "Oye" podrían indicar inadvertidamente una falta de respeto hacia el destinatario.
- Otros modos de dirección relajados, como "Qué pasa" o "Yo", nunca deben usarse en los correos electrónicos. Es mejor reservar estos saludos para el intercambio de mensajes de texto.
Paso 3. Tenga cuidado al usar saludos específicos de tiempo como “Buenas tardes
Hacer referencia a la hora en la que está escribiendo puede darle a su correo electrónico una sensación más personalizada y permitirle relacionarse mejor con su destinatario. Sin embargo, solo debe hacer esto cuando esté seguro de que se encuentran en la misma zona horaria. Si no es así, podría terminar pareciendo desorientado o desconsiderado.
- Decir "Buenos días" a alguien que vive en el otro lado del mundo podría causar confusión, especialmente si su correo electrónico contiene información urgente.
- Si tiene su corazón puesto en usar uno de estos saludos, no estará de más tomarse un momento para ver a qué hora (¡y fecha!) Es en el lugar donde su destinatario leerá su mensaje.
Paso 4. Mantenga su puntuación simple y apropiada
La mejor manera de formatear cualquier saludo es escribir el saludo que elijas y el nombre del destinatario, luego insertar una coma para ayudar a sus ojos a pasar al cuerpo del correo electrónico. Puede pensar que una exclamación es más expresiva, pero existe la posibilidad de que se lea como juvenil o poco profesional.
- En algunos casos, también puede terminar su saludo con dos puntos o un guión para un efecto más formal o informal, respectivamente.
- Transmitir demasiada emoción incluso podría molestar a la persona a la que le está escribiendo si no comparte su entusiasmo.
Paso 5. Asegúrese de escribir correctamente el nombre de su destinatario
Verifique la ortografía del nombre de la persona tal como aparece en un correo electrónico anterior o en un documento original antes de presionar "enviar". Un error ortográfico inocente no es el final de la palabra, pero cometer el mismo error más de una vez significa que no te importa lo suficiente como para hacerlo bien.
- Si se encuentra con un nombre particularmente desafiante o inusual, vea si puede copiarlo y pegarlo directamente en su correo electrónico desde una fuente externa.
- Corre el riesgo de alienar a su lector al deletrear su nombre de manera incorrecta de manera inconsistente.
Método 4 de 4: Elaboración de la línea de apertura de su correo electrónico
Paso 1. Indique el propósito de su correo electrónico de inmediato
Use su primera oración para decirle a su destinatario exactamente por qué está escribiendo. De esa manera, no se quedarán colgados. Por lo general, esto es tan simple como resumir lo que discutirá en el cuerpo de su mensaje en una idea central y convertirlo en una breve introducción.
- Un abridor sólido para su correo electrónico podría ser, "Le escribo para preguntar acerca de …" o, "Quería obtener su opinión sobre …"
- No aburra a su destinatario con un preámbulo extenso o información innecesaria. No hay necesidad de andar por las ramas, simplemente salte directamente a él.
Paso 2. Agradezca a su destinatario si está escribiendo una respuesta
Cuando le responde a alguien sobre un mensaje que le envió, es costumbre tomarse un momento para agradecerle. Ser agradecido por algo puede ser muy gratificante, y una pequeña expresión de gratitud te ayudará a asegurarte de que tu correspondencia comienza con el pie derecho.
- Mientras redacta su primera oración, asegúrese de reconocer o resumir el propósito del correo electrónico original, como en "Gracias por comunicarse con Acme Corporation acerca de su experiencia reciente" o "Gracias por responder tan rápido".
- Si su correspondencia no está relacionada con negocios, puede comenzar con algo como "Gracias por comunicarse. ¡Ha pasado tanto tiempo desde que hablamos!"
Paso 3. Salude a los contactos cercanos con una nota más personal
Si conoce a su destinatario razonablemente bien, puede optar por adoptar un enfoque más sentimental al verificarlo o solicitar actualizaciones sobre su vida. Los saludos personales tienen un toque íntimo y sirven para establecer una dinámica cordial y sincera.
- Puede usar una línea de plomo como, "¡Felicidades por el nuevo bebé!" o "Acabo de estar en Brooklyn y me trajo muchos buenos recuerdos" para recordarle a un pariente o compañero de oficina amistoso que están en sus pensamientos.
- Asegúrese de que cualquier comentario o pregunta personal que incluya sea apropiado dada su relación con su destinatario. Preguntar: "¿Te está gustando tu nuevo apartamento?" podría asustar a alguien que solo ha conocido una o dos veces.
Paso 4. Trabaje con un poco de humor como un rompehielos para llamar la atención
Si bien el humor a menudo se desaconseja en el mundo profesional, puede brindar un momento de grato alivio frente a la monótona naturaleza de la comunicación práctica del día a día cuando se usa con prudencia. La mayoría de las personas están acostumbradas a leer correos electrónicos secos y directos, por lo que los saludos divertidos pueden tener el efecto de enganchar al lector y hacer que se involucre más.
"Si quieres aligerar un poco las cosas, prueba con una línea de apertura como," ¿Ya es viernes? " o "Sé cuánto te encanta saber de mí a primera hora de la mañana"
Advertencia:
Una broma ingeniosa o un juego de palabras tonto pueden ser útiles para animar correos electrónicos profesionales sin color, pero solo cuando la situación lo requiera.
Consejos
- A pesar de ser breve, el saludo es una de las partes más importantes de un correo electrónico empresarial. Básicamente, le da a su destinatario su primera impresión de usted y su comportamiento profesional.
- La mayoría de los nombres personales o preferidos de las personas se pueden encontrar en la información de su remitente o en su propia dirección de correo electrónico.
- Si descubre el nombre de un destinatario anónimo después de su correo electrónico inicial, asegúrese de incluirlo en los mensajes posteriores para reconocer el cambio y tocar una fibra más personal.
