Este wikiHow te enseñará cómo usar Microsoft Word para crear una factura de facturación. Una factura es una lista detallada de productos vendidos o servicios prestados que puede utilizar para facturar a sus clientes. La forma más sencilla de comenzar es utilizar una de las plantillas de factura gratuitas de Microsoft, pero también puede crear una a partir de un documento en blanco.
Pasos
Método 1 de 2: descarga de una plantilla gratuita
Paso 1. Abra Microsoft Word para Windows o macOS
Lo encontrará en el menú Inicio en Microsoft Office en una PC, y en el Aplicaciones carpeta en una Mac.
- Utilice este método para crear una factura rápida y fácilmente a partir de una plantilla prefabricada. Las plantillas le ahorran la molestia de tener que decidir qué incluir, pero se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades.
- También puede descargar plantillas de Word gratuitas desde el sitio de plantillas de Microsoft Office. Es mejor no descargar plantillas de otros sitios web, ya que algunos pueden contener virus.
Paso 2. Busque la barra de búsqueda de plantillas y seleccione Nuevo
Abrir Word debería mostrar la pantalla "Nuevo" automáticamente; esta pantalla dice "Nuevo" en la parte superior y muestra una barra de búsqueda con el texto "Buscar plantillas en línea" adentro. Si no ve esta barra de búsqueda, haga clic en el Expediente menú en la parte superior izquierda, luego seleccione Nuevo para sacarlo a colación.
Paso 3. Escribe factura en la barra de búsqueda y presiona ↵ Enter
Aparecerá una lista de resultados coincidentes.
Paso 4. Haga clic en una factura para ver una vista previa
Aparecerá una versión más grande de la factura, junto con una breve descripción.
- Si decide no utilizar la plantilla, haga clic en el X en la parte superior de la ventana para volver a la lista.
- Algunas opciones simples y agradables son Factura (atemporal) y el que se acaba de llamar Factura.
Paso 5. Haga clic en Crear para usar la plantilla
Está en la ventana de vista previa de la plantilla. Esto descarga la plantilla y la abre automáticamente.
Paso 6. Reemplace la información completada previamente con la suya
Cada campo generalmente contiene un texto destinado a guiarlo a través del llenado de la factura. Puede simplemente hacer clic con el mouse antes de un poco de información, presionar ← Retroceso o Eliminar para deshacerse de lo que está allí y escribir su propia información.
Además de completar los espacios en blanco, también puede agregar más detalles a la factura, como un logotipo, un campo adicional o líneas y colores especiales
Paso 7. Guarde su factura completa
Para hacerlo, haga clic en el Expediente menú, seleccione Guardar comoy luego guarde el archivo en la ubicación deseada en su computadora. Una vez que haya creado la factura, puede imprimirla o enviarla por correo electrónico a sus clientes.
Método 2 de 2: Creación de una factura desde cero
Paso 1. Abra Microsoft Word para Windows o macOS
Lo encontrará en el menú Inicio en Microsoft Office en una PC, y en el Aplicaciones carpeta en una Mac.
- Utilice este método si desea diseñar una factura desde cero. Este método es el mejor para aquellos que dominan el uso de las funciones de Word, incluida la creación de encabezados y tablas.
- Antes de crear su propia plantilla, consulte algunos ejemplos de facturas en línea antes de comenzar. Si su factura es específica para su negocio, intente buscar su tipo de negocio y las palabras "factura de muestra" para ejemplos específicos (por ejemplo, factura de médico de muestra, muestra de factura de escritor independiente).
Paso 2. Haga clic en Documento en blanco en la pantalla "Nuevo"
Si no ve la pantalla "Nuevo", haga clic en el Expediente menú y seleccione Nuevo ahora.
Paso 3. Cree un encabezado de factura
Un encabezado que incluya el nombre de su empresa, la información de contacto y la palabra "Factura" debería aparecer en algún lugar cerca de la parte superior del documento. Puede diseñar y estilizar esta información de la forma que desee, pero trate de que sea simple y coherente con el resto de sus materiales comerciales.
Paso 4. Visualice la (s) fecha (s) de la factura
La fecha de emisión y vencimiento (si corresponde) debe estar visible cerca de la parte superior del documento, preferiblemente muy cerca de la palabra "Factura".
Para insertar la fecha de hoy rápidamente, haga clic en el INSERTAR pestaña en la parte superior de Word, haga clic en Fecha y hora, y luego elija un formato de fecha. Asegúrese de quitar la marca de verificación del cuadro "Actualizar automáticamente" para que la fecha no cambie cada vez que alguien abra el archivo.
Paso 5. Numere la factura
Cada factura debe contener un número único (en una secuencia) para sus registros. La secuencia puede ser global (para todos los clientes) o por cliente. Puede agregar esto al encabezado si lo desea, pero realmente se puede colocar en cualquier lugar.
Si cada cliente tendrá su propia secuencia de numeración de facturas, es posible que desee incluir el nombre del cliente como parte del número (por ejemplo, wikiHow1, wikiHow2 si el cliente es wikiHow)
Paso 6. Agregue la dirección o la información de contacto del cliente
Anteponga esto con la palabra "Para" (o algo similar) que haga evidente a quién se le acusa.
Es posible que desee enviar la factura directamente a una persona específica en una empresa o al departamento de Cuentas por pagar
Paso 7. Cree una lista detallada de los productos vendidos o los servicios prestados
La mejor forma de hacerlo es creando una tabla con varias filas y columnas con nombre. Consulte Cómo crear una tabla simple en Microsoft Word para comenzar con las tablas.
Cree columnas para cantidad, nombre o descripción del artículo / servicio, precio / tarifa unitaria y precio total para la cantidad comprada. Asegúrese de etiquetar estas columnas con encabezados para que el cliente comprenda los cargos
Paso 8. Muestre el monto total de la factura
Esto debería aparecer justo debajo de la lista de cargos detallados, preferiblemente en negrita para que sea fácil de ver.
- Si está cobrando impuestos sobre las ventas, debe mostrar un subtotal de los cargos detallados, con el impuesto enumerado debajo, con el porcentaje a la izquierda del monto en dólares del impuesto, luego el total ajustado debajo.
- Verifique sus matemáticas para asegurarse de que sean precisas.
Paso 9. Incluya las condiciones de pago
Puede mostrar las condiciones de pago arriba o debajo de la información de facturación. Los términos de pago habituales son "Vence al recibo", "Vence en 14 días", "Vence en 30 días" o "Vence en 60 días".
También puede incluir una nota en la parte inferior que cubra los métodos de pago, información general o simplemente un agradecimiento al cliente por utilizar sus servicios
Paso 10. Guarde su factura completa
Para hacerlo, haga clic en el Expediente menú, seleccione Guardar comoy luego guarde el archivo en la ubicación deseada en su computadora. Una vez que haya creado la factura, puede imprimirla o enviarla por correo electrónico a sus clientes.
Consejos
- Una vez que haya guardado un documento de factura, puede usarlo como plantilla para crear otras facturas usando la opción "Nuevo a partir de existente" al crear una nueva factura. También puede guardar el documento como una plantilla.dot o.dotx para utilizarla en el futuro.
- Otra forma de mostrar la facturación y la información total es configurarla en un libro de trabajo de Microsoft Excel y luego pegar un enlace en su factura de Word. Siempre que actualice la hoja de cálculo, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo incrustada y seleccione "Actualizar enlace" para ver las modificaciones.
