La función de combinación de correspondencia de Microsoft Publisher se puede usar para enviar mensajes de correo electrónico masivo, como boletines electrónicos, a varios destinatarios en una lista de contactos. Para utilizar la función de combinación de correspondencia, debe crear una lista de direcciones en Publisher. Este artículo proporciona instrucciones detalladas sobre cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de MS Publisher.
Pasos
Método 1 de 3: crear una lista de direcciones en Publisher
Paso 1. Cree la lista de destinatarios
Se debe crear una lista de direcciones de MS Publisher para poder utilizar la función de combinación de correspondencia. Abra un nuevo archivo de Publisher y seleccione cualquier tamaño de página en blanco. Haga clic en la pestaña Herramientas en la barra de menú y resalte la opción Correos y catálogos. Seleccione Crear lista de direcciones en el submenú. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Paso 2. Agregue los campos de columna
Para realizar una combinación de correspondencia, deberá haber al menos 2 categorías de columnas incluidas en la lista de direcciones para el nombre y la dirección de correo electrónico. Haga clic en el botón Columnas personalizadas en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones.
Seleccione los encabezados de columna para la información del destinatario. Resalte la categoría (nombre, apellido, dirección de correo electrónico, etc.) y haga clic en Agregar. Una vez que se hayan agregado las categorías deseadas, haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo
Paso 3. Ingrese la información del primer destinatario
Haga clic para activar el campo vacío debajo del encabezado de la primera columna. Escriba la información del destinatario correspondiente en el campo vacío y presione la tecla Tab. Escriba la información restante del destinatario en los campos correspondientes y asegúrese de incluir al menos un nombre y una dirección de correo electrónico para cada destinatario.
Paso 4. Ingrese la información de los destinatarios restantes
Haga clic en el botón Nueva entrada en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones para agregar el siguiente destinatario de combinación de correspondencia. Las entradas se pueden agregar o restar haciendo clic en los botones Nueva entrada o Eliminar entrada en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. Una vez que se haya ingresado la información de cada uno de los destinatarios previstos, haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. Cuando se le solicite, elija un nombre para la nueva lista de direcciones y haga clic en Guardar. La lista de direcciones del editor está completa.
Método 2 de 3: crear un mensaje de correo electrónico en Publisher
Paso 1. Elija una plantilla para el mensaje de correo electrónico de combinación de correspondencia
Abra Publisher y seleccione Correo electrónico en el menú Tipos de publicación en el panel en el lado izquierdo de la ventana de la aplicación. Se abrirá el menú Plantillas de correo electrónico. Elija una plantilla de las opciones disponibles en el menú Plantilla de correo electrónico. Haga clic en el botón Crear ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
Paso 2. Agregue el texto para el cuerpo y la firma
Para importar texto de otro documento, simplemente abra el documento en su escritorio y cópielo y péguelo en el marcador de posición de texto en Publisher. Inserte el texto de la firma en el siguiente marcador de posición de texto y escriba una dirección (opcional) en el último marcador de posición. El mensaje de correo electrónico está completo.
Método 3 de 3: crear una combinación de correspondencia en MS Publisher
Paso 1. Conecte el mensaje a la lista de direcciones
Abra el panel de tareas de combinación de correspondencia haciendo clic en Herramientas en la barra de menú y seleccionando Correspondencia y catálogos, luego combinación de correspondencia. En el panel de tareas de combinación de correspondencia, seleccione la opción para usar una lista existente. Busque el archivo de dirección en su computadora y haga doble clic en el archivo para comenzar el proceso de combinación. Se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, que muestra la información ingresada para cada destinatario.
Marque la casilla junto a cada destinatario y haga clic en Aceptar. Haga clic en "Siguiente: crear publicaciones combinadas", que se encuentra en la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia. El mensaje de correo electrónico y la lista de direcciones se han conectado
Paso 2. Envíe el mensaje de correo electrónico
Haga clic en la pestaña Archivo en la barra de menú y seleccione Enviar correo electrónico, luego Enviar como mensaje en el submenú. Se abrirá la ventana de vista previa del correo electrónico. Haga clic en el botón Enviar, ubicado debajo del botón Tareas del editor, para enviar el mensaje a cada destinatario seleccionado. La combinación de correspondencia está completa.
