Este wikiHow te enseñará cómo crear una reunión de Zoom que ocurra en una fecha y hora específicas. No importa dónde acceda a Zoom, puede programar rápidamente una reunión haciendo clic en el Calendario icono y rellenando un formulario sencillo.
Pasos
Método 1 de 3: uso de la aplicación Zoom en una computadora
Paso 1. Abra la aplicación Zoom en su PC o Mac
Estará en el menú de Windows en una PC y en la carpeta Aplicaciones en una Mac. Si aún no ha iniciado sesión, se le pedirá que lo haga ahora.
Paso 2. Haga clic en el icono azul Programar
Es el ícono de calendario cerca de la esquina inferior izquierda de Zoom.
Paso 3. Ingrese un tema para su reunión
En el campo Tema, escriba un nombre descriptivo para el evento, como Reunión de personal o Actuación en vivo.
Paso 4. Ingrese la hora, la fecha y la duración de la reunión
Seleccione una fecha y hora de inicio para la reunión y luego elija una duración en el menú desplegable para crear automáticamente una hora de finalización. Si la reunión se lleva a cabo más de una vez, marque la casilla junto a "Reunión periódica" y elija preferencias de tiempo adicionales.
Paso 5. Complete la sección "Seguridad"
En esta sección, puede ajustar sus preferencias de contraseña y controlar si usar una sala de espera para los participantes:
- Las contraseñas están habilitadas y creadas de forma predeterminada. Puede cambiar la contraseña por otra si lo desea, o deshabilitarla por completo quitando la marca de verificación del cuadro "Código de acceso". Si tiene una cuenta de Zoom gratuita, debe usar una contraseña.
- Si desea que los participantes esperen en una sala de espera virtual antes de permitirles unirse a la reunión, deje seleccionada la opción "Sala de espera" (recomendada). Si prefiere que las personas con la contraseña puedan unirse sin su intervención, elimine la marca de verificación.
Paso 6. Seleccione una opción de ID de reunión
Si desea utilizar su ID de reunión personal para configurar esta reunión, seleccione ID de reunión personal en "ID de reunión". Esto le permitiría aplicar los cambios que realice aquí a todas las reuniones que utilicen este ID. Si se trata de un tipo de reunión única, seleccione Generar automáticamente para crear una identificación única.
Paso 7. Elija quién puede transmitir video inmediatamente
En la sección "Video", puede elegir si el anfitrión y / o los participantes deben compartir el video tan pronto como comience la reunión. Ambos están configurados en "apagado" de forma predeterminada, lo que significa que la cámara de nadie se habilitará al principio; cualquiera puede habilitar sus cámaras más tarde si lo desea.
Paso 8. Seleccione sus preferencias de audio y llamadas entrantes
Si su cuenta permite que las personas asistan a reuniones por teléfono, puede permitir llamadas desde teléfonos, audio de computadora y / o dispositivos de terceros. También puede seleccionar qué números de llamadas regionales incluir en la reunión.
Paso 9. Seleccione una opción de calendario
Si desea agregar la reunión a su calendario de inmediato y enviar rápidamente una invitación, elija calendario de Google, panorama, o Otros calendarios según sea necesario. Después de crear la reunión, se lo dirigirá a un nuevo evento de calendario precargado que puede editar y usar para las invitaciones.
Paso 10. Haga clic en Opciones avanzadas para expandir más opciones para los participantes
Esto incluye la opción de permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión, así como la opción de silenciar a los participantes inmediatamente después de la entrada. Dependiendo de su tipo de cuenta, también puede encontrar algunas o todas las siguientes opciones aquí:
- Para restringir el acceso, seleccione la opción para permitir que solo los usuarios autenticados se unan.
- Si tiene privilegios de programación para otra persona en su organización, puede seleccionar a esa persona en el menú desplegable. La opción Hosts alternativos también le permite agregar la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con licencia que también debería tener acceso completo al host.
- Si hay interpretación de idiomas disponible, puede configurar sus ajustes aquí.
- Para agregar un host adicional de su organización, ingrese la dirección de correo electrónico del otro host en la sección "Hosts alternativos".
- Para permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión, habilite "Unirse antes que el anfitrión". Con esta configuración, también puede iniciar la reunión con todos los participantes silenciados hasta que llegue el anfitrión seleccionando Silenciar a los participantes al entrar.
Paso 11. Haga clic en Guardar para crear la reunión
Ahora que la reunión está programada, se abrirá el servicio de calendario seleccionado, lo que le permitirá agregar la reunión a su calendario, agregar invitados y configurar horarios de reuniones recurrentes (si corresponde).
- Si desea ver o editar la reunión, haga clic en el Reuniones pestaña en la parte superior y luego seleccione la reunión.
- Para enviar invitaciones sin usar su calendario, haga clic en Copiar invitacióny luego pegue el contenido copiado en un correo electrónico, mensaje o publicación.
Método 2 de 3: uso del portal web de Zoom
Paso 1. Vaya a https://zoom.us/meeting en un navegador web
Si ha iniciado sesión en Zoom, esto muestra la página Reuniones. Si no ha iniciado sesión, siga las instrucciones en pantalla para hacerlo ahora.
Paso 2. Haga clic en el botón Programar una reunión
Es el botón azul que está cerca de la esquina superior derecha de su lista de reuniones.
Las opciones que ve en el formulario varían según el tipo de cuenta y la configuración de la organización / grupo
Paso 3. Ingrese un tema y una descripción para su reunión
En el campo Tema, escriba un nombre descriptivo para el evento, como Reunión de todo el personal o Lectura de poesía. También puede escribir una descripción del evento en el campo "Descripción"; no es opcional, pero puede ser útil.
Paso 4. Ingrese la fecha y la hora de la reunión
- Escriba la fecha en el campo o haga clic en el icono de calendario para usar el calendario visual.
- Seleccione la hora a la que debe comenzar la reunión en los menús desplegables. Si no utiliza el formato de 24 horas, recuerde seleccionar SOY o PM según sea necesario.
- Utilice los menús desplegables "Duración" para establecer cuánto tiempo durará la reunión.
- Elija la zona horaria en la que se aplica la hora de inicio de la reunión.
- Si la reunión se llevará a cabo más de una vez, marque la casilla junto a "Reunión periódica" y elija sus preferencias.
Paso 5. Personalice la contraseña
Las contraseñas están habilitadas y creadas de forma predeterminada, pero puede cambiar la contraseña por otra si lo desea. Si no desea solicitar una contraseña, elimine la marca de verificación del cuadro "Código de acceso".
- Si tiene una cuenta de Zoom gratuita, debe tener una contraseña para su reunión.
- Para administrar sus preferencias de contraseña, haga clic en el Ajustes pestaña en el panel izquierdo y ajuste sus preferencias bajo el encabezado "Seguridad".
Paso 6. Seleccione una preferencia de sala de espera
Si desea que los participantes esperen en una sala de espera virtual antes de permitirles unirse a la reunión, deje seleccionada la opción "Sala de espera" (recomendada). Si prefiere que las personas con la contraseña puedan unirse sin su intervención, elimine la marca de verificación.
Paso 7. Elija opciones de reunión adicionales
Las opciones restantes varían según el tipo de cuenta que tenga.
- En la sección "Video", puede elegir si el anfitrión y / o los participantes deben compartir el video tan pronto como comience la reunión. Ambos están configurados en "apagado" de forma predeterminada, lo que significa que la cámara de nadie se habilitará al principio; las personas pueden habilitar sus cámaras más tarde si lo desean.
- Si se le pidió que programe la reunión para otra persona, puede seleccionar el anfitrión en un menú desplegable.
- Si su reunión requiere registro, busque la sección "Registro" y marque la casilla junto a "Obligatorio". Las reuniones que requieren registro deben unirse desde la aplicación Zoom de escritorio o móvil (no desde el portal web).
- Utilice las opciones de la sección "Audio" para elegir las preferencias de audio y de entrada telefónica.
- Habilite "Unirse antes que el anfitrión" si desea permitir que los participantes se unan a la reunión antes de que usted lo haga (o sin su aprobación).
Paso 8. Haga clic en Guardar para programar la reunión
Esto guarda sus preferencias y muestra los detalles de su reunión.
- Puede encontrar su reunión en el Reuniones pestaña en el lado izquierdo de Zoom.
- Para realizar cambios, haga clic en el Editar esta reunión botón en la parte inferior.
- Para guardar la reunión en su calendario, haga clic en una de las opciones del calendario (por ejemplo, calendario de Google) en la cima.
Paso 9. Invite a otros a la reunión
Verás una dirección web muy larga junto a "Invitar enlace" aproximadamente a la mitad de la página. Para compartir este enlace junto con toda la información necesaria para unirse, haga clic en el Copiar invitación enlace a la derecha del enlace para abrir una invitación prefabricada.
Para copiar la invitación, haga clic en el Copiar la invitación a la reunión botón en la parte inferior del texto de la invitación. Luego, péguelo en un correo electrónico, mensaje o publicación haciendo clic con el botón derecho en el área de escritura y seleccionando Pegar.
Método 3 de 3: uso de la aplicación Zoom en un teléfono o tableta
Paso 1. Abra la aplicación Zoom en su Android, iPhone o iPad
Es un ícono azul con una cámara de video blanca adentro. Por lo general, lo encontrará en la pantalla de inicio, en la lista de aplicaciones o buscando.
Paso 2. Toque Programar
Es el ícono azul con un calendario blanco adentro. Esto abre la pantalla Programar reunión.
Paso 3. Nombre la reunión
De forma predeterminada, el nombre de la reunión incluye su propio nombre seguido de "Reunión de Zoom". Para cambiar esto, toque el nombre en la parte superior e ingrese su propio título. Debe ser algo que describa la reunión, como informes trimestrales o lectura de poesía.
Paso 4. Establezca la hora de inicio y finalización de la reunión
- Grifo Empieza para ingresar la fecha y hora de la reunión. Si no utiliza el horario militar o de 24 horas, asegúrese de seleccionar SOY o PM según sea necesario.
- Grifo Duración para establecer la duración de la reunión. Esto determina la hora de finalización de la reunión.
- Si la reunión va a ocurrir más de una vez, toque Repetir y elija un horario de repetición. Si no, vete Ninguno seleccionado.
- Para agregar la reunión a su calendario inmediatamente después de crearla, toque Calendario y seleccione su aplicación de calendario.
Paso 5. Seleccione una opción de identificación personal
Si desea utilizar la identificación personal de su reunión para configurar esta reunión, cambie el interruptor "Usar identificación personal de la reunión" a la posición de encendido. Esto le permitiría aplicar los cambios que realice aquí a todas las reuniones que utilicen este ID.
Paso 6. Establezca sus preferencias de seguridad
En la sección de seguridad, puede controlar lo siguiente:
- De forma predeterminada, se requiere una contraseña para unirse a la reunión. Si su cuenta lo permite, puede desactivar el interruptor para desactivar una contraseña. También puede cambiar la contraseña si lo desea.
- Si desea que los participantes esperen en una sala de espera virtual antes de permitirles unirse a la reunión, asegúrese de que el interruptor "Sala de espera" esté en la posición de encendido. Si prefiere que las personas con la contraseña puedan unirse sin su intervención, elimine la marca de verificación.
Paso 7. Seleccione su configuración de video inicial
Puede elegir si el anfitrión y / o los participantes pueden compartir el video tan pronto como comience la reunión. Ambos interruptores están desactivados de forma predeterminada, lo que significa que la cámara de nadie se habilitará al principio. Tanto los anfitriones como los participantes aún pueden habilitar sus cámaras más tarde si lo desean.
Paso 8. Elija sus opciones de audio / llamada entrante
Si lo admite su tipo de cuenta, verá opciones para conexiones de audio. Puede permitir que los participantes llamen a través de Solo teléfono, Audio del teléfono y del dispositivo, o Audio de terceros. También puede administrar los números de marcación de las regiones que se mostrarán en la invitación.
Paso 9. Seleccione opciones avanzadas
Es posible que vea opciones adicionales según su tipo de cuenta, como:
-
Permitir unirse antes que el anfitrión:
Active o desactive esta opción dependiendo de si desea permitir que los participantes ingresen a la reunión antes que el anfitrión.
-
Grabar reunión automáticamente:
Esta opción está deshabilitada de forma predeterminada, pero puede habilitarla si desea grabar toda la reunión en su teléfono o tableta.
-
Anfitriones alternativos:
Si desea designar a otra persona de su organización para que organice la reunión con usted, puede seleccionar a esa persona aquí.
Paso 10. Toque Guardar para programar su reunión
Esto crea una reunión con las preferencias seleccionadas. Puede encontrar la reunión (y hacer cambios si lo desea) en el Reuniones pestaña en la parte inferior de Zoom.
Si eligió la opción de agregar la reunión a su calendario, aparecerá la ventana Nuevo evento de su calendario para que pueda completar la operación
Paso 11. Invite a otros a la reunión
Si su calendario se abrió en una pantalla de Evento nuevo, use los controles de su calendario para enviar invitaciones directamente desde la ventana de Evento nuevo. También puede enviar invitaciones desde la reunión en Zoom siguiendo estos pasos:
- Toque en el Reuniones pestaña en la parte inferior de Zoom.
- Toca la reunión.
- Grifo Agregar invitados.
- Elija cómo invitar a otras personas (por Correo electrónico, Mensaje (texto), o Copiar al portapapeles (que le permite pegar los detalles de la reunión en cualquier mensaje o aplicación).
- Siga las instrucciones en pantalla para enviar la invitación.
Consejos
- Si está utilizando el nivel gratuito de Zoom, puede programar una reunión de hasta 40 minutos con tres o más participantes.
- Los ID de reunión no recurrentes caducan después de 30 días de la fecha de la reunión programada, pero puede reiniciar el ID de reunión antes de que finalice el período de 30 días.
- Puede iniciar una reunión antes de la hora programada.
