Suena simple, pero ¿lo es? ¿Estás siguiendo los pasos correctos? Existe una forma de administrar el correo electrónico mediante las carpetas de correo de Microsoft Outlook, pero no siempre es obvio cómo hacerlo de manera eficaz.
Pasos
Paso 1. Identifique a las personas o grupos de personas de las que recibe correos electrónicos con regularidad
Paso 2. Desde Correo, Acciones, Reglas y Alertas de Outlook, cree nuevas reglas para cada grupo individual o persona de la que reciba correos electrónicos regularmente y dirija estos correos electrónicos para que se muevan a una carpeta específica en la carpeta Bandeja de entrada
Paso 3. Determine si desea A) recibir una alerta cuando reciba un mensaje especial de esta persona o grupo y / o B) marcarlo como leído inmediatamente
Revise las otras opciones de acción para ver si pueden ayudarlo más.
Paso 4. Cree nuevas reglas para cada grupo individual o persona a la que envíe correos electrónicos regularmente y dirija estos correos electrónicos para que se muevan como una copia del correo electrónico que está enviando a una carpeta específica en la carpeta Enviados
Paso 5. Según la prioridad, decida cuándo y en qué orden desea detener el procesamiento de una regla
Esto es particularmente importante cuando se trabaja con reglas que tratan con los correos electrónicos que usted enviar - de lo contrario, guardará varias copias del mismo correo electrónico.
Paso 6. Tenga una regla enviada al final de todas las reglas enviadas con Detener procesamiento
Esta regla capturará todos los correos electrónicos que no se colocaron en subcarpetas individuales.
Paso 7. De forma continua, evalúe los correos electrónicos enviados que van a la carpeta Enviados y que no se mueven a otra subcarpeta
El número de mensajes en el Enviado La carpeta puede indicar cuándo es el momento de crear nuevas subcategorías de correo electrónico enviado.
Paso 8. De manera continua, evalúe los correos electrónicos de la Bandeja de entrada que van a la Bandeja de entrada y no se mueven a otra subcategoría
El número de mensajes en el principal Bandeja de entrada La carpeta puede determinar cuándo es el momento de crear nuevas subcategorías de correo electrónico recibido.
Video: al utilizar este servicio, es posible que cierta información se comparta con YouTube
Consejos
- La clave para administrar el correo electrónico con Microsoft Outlook es aprender a crear categorías de correo electrónico y priorizar sus correos electrónicos; considérelo como podar y eliminar su jardín de correo electrónico, para que pueda beneficiarse del florecimiento de la información que tiene disponible.
- Considere cambiar las propiedades de las carpetas para mostrar el número total de elementos en lugar del número total de elementos no leídos, en particular, si ya está recibiendo alertas de mensajes nuevos importantes que se están recibiendo.
- Para las carpetas que crea para Enviado correo, ajuste la vista (haga clic con el botón derecho en la barra de visualización / ordenación de la carpeta, Personalizar vista actual, Campos, etc.) para eliminar el De y Recibió y agrega el Para y Enviado campo.
- Una vez el Enviado y Recibió los correos electrónicos están categorizados, es más fácil ver de dónde viene el "crecimiento del correo electrónico" y decidir dónde podar y crear nuevas sucursales.
- Por ejemplo, es posible que valga la pena revisar los correos electrónicos publicitarios cuando llegan por primera vez, pero pronto se vuelven obsoletos y pueden eliminarse. Avisos bancarios y recibos que quizás desee conservar por más tiempo.
- También puede agregar otros campos útiles a la vista de su carpeta. Tamaño le permite ver y ordenar por el tamaño del mensaje. Puede decidir descargar sus carpetas de correo electrónico de correos electrónicos más grandes y administrarlos fuera del correo electrónico (es decir, guardar archivos adjuntos importantes o guardar un correo electrónico completo en una ubicación fuera de Outlook).
- ¿Necesita ayuda con el spam en Outlook? spambayes. Es rapido. Es fácil. Es gratis.
Advertencias
- Cuando el número de mensajes en una carpeta se acerca a un cierto número (50? 100? 200?), Es el momento de evaluar la eliminación, poda y subcategorización de sus correos electrónicos en esa carpeta.
- Debe convertir su versión doméstica de Outlook en su caso de prueba para crear reglas de correo electrónico de Outlook antes de realizar cambios en su versión de trabajo de Outlook (o viceversa, dependiendo de cuál le interese más).
