Casi todos los que trabajan utilizan el correo electrónico, pero puede abrumarnos fácilmente. Algunos de nosotros recibimos muchos más correos electrónicos de los que podemos manejar con eficacia. Ser capaz de responder a un correo electrónico de manera rápida y adecuada puede ayudarnos a ahorrar tiempo y lucir más profesionales. Nota:
No todos estos pasos y sugerencias funcionan en todos los servicios de correo electrónico; sin embargo, todos funcionan en Gmail.
Pasos
Paso 1. Comprenda la razón por la que la gente usa el correo electrónico
El correo electrónico es para comunicarse entre personas; es para enviar texto e información visual de una persona a otra / muchas otras. No es para:
- Almacenar información; es mejor guardar la información como un documento en su computadora o en la nube
- Recordándole lo que debe hacerse; prefiero utilizar una lista de tareas pendientes o un calendario para esto
Paso 2. Utilice etiquetas o carpetas para mantener los correos electrónicos organizados y fuera de su bandeja de entrada
- Utilice una etiqueta de "seguimiento" o "respuesta" para las cosas que debe hacer. Luego, debe agregarlos a su diario o lista de "tareas pendientes".
- Utilice "esperando respuesta" cuando esté esperando a otra persona
- Utilice "urgente" para las cosas que se deben hacer lo antes posible
Paso 3. Guarde la información útil y luego archive el correo electrónico
- Descargue los archivos adjuntos y guarde los archivos en el lugar correcto
- Luego, si no va a responder al correo electrónico, archívelo
Paso 4. Archiva los correos electrónicos con los que terminaste
No temas Archivar; Básicamente, mueve el correo electrónico de su bandeja de entrada a una casilla "sin nombre" (técnicamente, elimina la etiqueta "bandeja de entrada")
- No se ha ido, para eso es eliminar
- Siempre se puede buscar y encontrar
Paso 5. Elimine los correos electrónicos erróneos y luego cancele la suscripción de su fuente
Esto mantendrá su bandeja de entrada libre de correos electrónicos innecesarios y no deseados.
- Elimina los correos electrónicos que no debías recibir en primer lugar
- Ya no se podrán buscar ni encontrar después de estar en la "papelera" durante un tiempo.
- Si no desea volver a recibir ese tipo de correo electrónico, asegúrese de cancelar la suscripción para no recibirlo buscando la información "cancelar suscripción" en la parte inferior del correo electrónico.
- Si no puede darse de baja, asigne el correo electrónico como spam
Paso 6. Utilice estrellas para correos electrónicos especiales y muy importantes o urgentes
Utilice las estrellas con moderación, porque tener demasiados correos electrónicos destacados será tan inútil como ningún correo electrónico destacado.
Consejos
- Siempre tenga en cuenta el propósito del correo electrónico y trate de no usarlo para nada más.
- Utilice el correo electrónico como parte de su 'flujo de trabajo de productividad', junto con una lista de tareas pendientes, un calendario o diario, y cualquier otra herramienta que le resulte útil.
