Siempre es frustrante tener que esperar una respuesta, ya sea para una entrevista de trabajo, una propuesta de negocios o simplemente para hacer planes con un amigo. Enviar un correo electrónico de seguimiento puede ser muy eficaz para obtener esa respuesta, especialmente si realiza su solicitud después de una espera razonable y la escribe de manera clara, concisa y respetuosa. Para mejorar aún más sus probabilidades de éxito, haga todo el "trabajo preliminar" que pueda para facilitarle las cosas a su destinatario.
Pasos
Método 1 de 3: elegir cuándo y dónde enviar seguimientos
Paso 1. Espere al menos 3 días hábiles para enviar un seguimiento
No existe una regla universal sobre cuánto tiempo debe esperar antes de enviar un correo electrónico de seguimiento. Una buena regla general son 3 días hábiles, a menos que su persona de contacto le haya dado una fecha específica en la que respondería. En ese caso, espere al menos 1 día hábil después de esa fecha.
- Por ejemplo, si la persona dijo que respondería antes o el martes 19, espere al menos hasta el miércoles 20 para responder.
- Para el seguimiento de las entrevistas de trabajo, generalmente es mejor esperar al menos 5 días hábiles.
- No es necesario contar solo los días hábiles (es decir, omitir fines de semana y feriados) cuando se realiza un seguimiento a título personal.
- No asuma lo peor, como que no obtuvo el trabajo o que no están interesados en su propuesta comercial, solo porque no obtuvo una respuesta rápida. ¡Su persona de contacto puede estar realmente ocupada!
Paso 2. Envíe el correo electrónico directamente a su persona de contacto
Este es siempre el caso de los correos electrónicos personales, por supuesto, y suele ser la mejor estrategia para los seguimientos comerciales. Si la persona te dio su información de contacto o te invitó a hacer un seguimiento con ella, envía siempre el mensaje directamente a ella (y solo a ella).
- Si la persona no le proporcionó su información de contacto o no lo invitó a hacer un seguimiento con ella, envíe su correo electrónico a la persona de contacto a la que se dirigió (como un asistente administrativo o un coordinador de reclutamiento). Solicite en la línea de asunto que el mensaje se dirija a la persona con la que trató anteriormente.
- Si ha tenido contacto previo con la persona por correo electrónico, use las mismas direcciones de correo electrónico "para" y "de" que antes.
Paso 3. No envíe más de 2 correos electrónicos de seguimiento en total
Ya es bastante difícil saber cuándo enviar un seguimiento, entonces, ¿qué pasa con un seguimiento de un seguimiento? Si su primer seguimiento no tiene respuesta, espere al menos 1-2 días hábiles para enviar el segundo seguimiento. Si este segundo mensaje no recibe respuesta, deje de hacer el seguimiento o comuníquese con alguien más dentro de la empresa.
- Si bien puede crear un nuevo mensaje de seguimiento si lo desea, también está bien enviar el mismo mensaje que su seguimiento original, pero agregue una nota en la parte superior como la siguiente: "(Tom: le envié este seguimiento el martes y estoy ansioso por recibir noticias suyas sobre la oportunidad comercial que discutimos el jueves pasado. Gracias, Jan)"
- Como regla general, no se preocupe en absoluto (por no conseguir el trabajo, etc.) si tiene que enviar 1 seguimiento. Preocúpese solo un poco si tiene que enviar 2 seguimientos. ¡Empiece a preocuparse un poco más si no recibe respuesta después del segundo seguimiento!
Paso 4. Evite la necesidad de un seguimiento con un correo electrónico de agradecimiento
Siempre es de buena educación enviar un correo electrónico de agradecimiento el día después de cualquier reunión de negocios, especialmente, pero no solo, una entrevista de trabajo, así como después de muchas situaciones de contacto personal. Si incluye una mención de seguimiento en este agradecimiento, es posible que pueda alentar una respuesta sin tener que enviar un seguimiento por separado unos días después.
- El correo electrónico de agradecimiento puede usar casi el mismo formato y contenido que un correo electrónico de seguimiento, solo que con un poco más de espacio dedicado a agradecer a la persona y un poco menos dedicado a solicitar una respuesta.
- Sin embargo, esto no cuenta como un seguimiento "oficial", por lo que aún puede enviar hasta 2 seguimientos "reales" si es necesario.
Método 2 de 3: Dar formato a los correos electrónicos de seguimiento
Paso 1. Consulte directamente a su contacto anterior en la línea de asunto
Si su línea de asunto es vaga o irrelevante, su seguimiento puede terminar sin leer o en la papelera. Elija sus palabras con cuidado para que la línea de asunto se conecte de forma inmediata y explícita a su interacción con el destinatario.
- Una estrategia es agregar "RE:" a la descripción de su interacción anterior para que se lea como una continuación de ese evento: "RE: Entrevista el viernes 23 de septiembre a las 11 a. M."
- Otra opción es incluir su nombre, un descriptor breve y directo, y el motivo de su correo electrónico: "Seguimiento de la entrevista de Terry Regula 9/23".
- Nunca asuma que la persona reconocerá su dirección de correo electrónico y abrirá el mensaje. Utilice la línea de asunto a su favor.
Paso 2. Nombre al destinatario en su saludo y agradézcale en su cierre
Si bien puede ser apropiadamente informal para un correo electrónico de seguimiento personal, un seguimiento comercial debe equilibrar la formalidad respetuosa y la familiaridad producida por su interacción anterior. En la mayoría de los casos, por ejemplo, puedes saludar a la persona por su primer nombre, siempre que se presente como "Joe Selmon" o diga "llámame Barb".
- Su saludo normalmente puede verse así: "Estimado Joe" o "Querida Barb", a menos que sienta que es apropiado más formalidad: "Estimado Sr. Selmon" o "Estimado Dr. Bennet".
- Para el cierre, agradézcales una última vez y use su nombre y apellido: "Gracias, Steve Caraway".
Paso 3. Utilice no más de 3-4 párrafos, cada uno de 2-3 oraciones de largo
Cuando se trata de escribir seguimientos, ¡vaya al grano y llegue rápido! Esto no significa escribir una sola oración, sino crear un correo electrónico optimizado sin ningún contenido superfluo. Cree párrafos simples y limpios a lo largo de las siguientes líneas (o similar):
- Saludo
- Párrafo 1: un agradecimiento y una declaración clara de que está haciendo seguimiento.
- Párrafo 2: resumen rápido de los detalles de su contacto.
- Párrafo 3: una rápida reafirmación de su interés o afán.
- Párrafo 4: una declaración de que está "esperando" una actualización o que "sería apreciada".
- Clausura
Paso 4. Proporcione toda la información relevante que necesita el destinatario
Asegúrese de que la otra persona tenga que hacer lo menos posible para darle seguimiento. La única razón por la que todavía no se han comunicado contigo es probablemente porque han estado ocupados. Por lo tanto, si tienen que revisar sus notas o archivos para obtener información sobre su interacción anterior, es más probable que decidan que tampoco vale la pena dedicar su tiempo a comunicarse con usted ahora.
- Si tuvo una entrevista, mencione la fecha y hora específicas, el nombre del puesto y un resumen muy rápido de la entrevista o una anécdota o episodio seleccionado de la misma. Por ejemplo: “Le escribo para dar seguimiento a nuestra entrevista el pasado lunes 23 al mediodía. ¡Probablemente recuerde que estaba tan ansioso por hablar sobre el puesto de gerente de ventas que casi derramo mi café en su escritorio!"
- Asegúrese de proporcionar información clara para cada forma de contacto que desee que tengan la opción de usar: correo electrónico, teléfono / mensaje de texto, correo, etc.
Método 3 de 3: ser claro, conciso y respetuoso
Paso 1. Agradezca al destinatario y dígale que está haciendo un seguimiento desde el principio
No entierre el hecho de que está escribiendo un seguimiento en medio del correo electrónico. En su lugar, hágale saber de inmediato por qué se está acercando a ella, ¡y muéstrele algo de aprecio mientras lo hace!
Intente algo como esto: “Gracias nuevamente por tomarse el tiempo para reunirse conmigo el jueves pasado. Le escribo para dar seguimiento a esa reunión y sus opiniones sobre mi propuesta"
Paso 2. Vuelva a limitar su interacción y reafirme su interés rápidamente
Déle a la persona un repaso sobre su contacto anterior, especialmente en un escenario de negocios cuando sabe que la otra persona ha estado manejando muchas entrevistas, reuniones, etc. Asegúrese de que recuerden de inmediato quién es usted y de qué conversaron.
Por ejemplo: "Fue un placer presentar mi plan para optimizar sus operaciones de facturación y espero que comparta mi entusiasmo por trabajar juntos para implementarlo"
Paso 3. Sea directo y cortés, no insistente, apologético o pasivo-agresivo
¡No se avergüence de hacer un seguimiento! Es bueno confirmar su interés y su deseo de saber cuál es su posición, siempre y cuando lo haga con cortesía y respeto. Sin embargo, recuerde que no se le debe una respuesta en sus términos; haga una solicitud, no una demanda.
- Use un tono como este: "Estoy deseando saber cuál es mi posición con respecto a la posición de alcance comunitario".
- No seas agresivo: "Ayer prometiste una respuesta y necesito tener noticias tuyas lo antes posible".
- Tampoco sea pasivo-agresivo: "Supongo que no obtuve el trabajo ya que nunca me respondiste, pero me gustaría una confirmación de eso".
Paso 4. Muestre y dígale al destinatario que valora su tiempo
Usar una línea de asunto clara y llegar al punto de su correo electrónico de inmediato demuestra respeto por el tiempo de la otra persona. También es una buena idea indicar específicamente una o dos veces en el mensaje que aprecia el tiempo que le dedican. Exagerar con halagos no es necesario ni siquiera útil, pero mostrar algo de respeto siempre mejora las posibilidades de una respuesta rápida.
- Por ejemplo: "Sé que estás muy ocupado en esta época del año y aprecio el tiempo que has dedicado a interactuar conmigo".
- O: “Gracias de nuevo por tomarse el tiempo de responder a mis preguntas el jueves pasado. Solo tengo una solicitud más rápida ".
- Si la persona ha estado demasiado ocupada para responderle, mostrarle y decirle cuánto valora su tiempo es una excelente manera de persuadirla para que responda.
