El envío de correos electrónicos forma parte de la vida de casi todos los profesionales, estudiantes y personas que trabajan en la actualidad. Aunque algunos correos electrónicos pueden parecer fríos, otros pueden ser descaradamente groseros y necesitan dirección. Puede lidiar con estos correos electrónicos manteniendo la calma, respondiendo después de haber hecho un plan y siguiendo adelante con su día.
Pasos
Parte 1 de 3: Mantener la calma y hacer un plan
Paso 1. Considere si el correo electrónico está destinado a ser grosero
Puede ser difícil saber si alguien está siendo grosero con el correo electrónico, especialmente porque no puedes ver sus expresiones faciales o escuchar el tono de su voz para ayudarte a decidir. Antes de reaccionar a un correo electrónico que le parezca grosero, considere si la grosería podría ser una falta de comunicación.
Intente preguntarle directamente a la persona qué quiso decir al hablar con ella cara a cara o por teléfono. Esto puede ayudar a evitar un problema debido a una simple falta de comunicación
Paso 2. No responda de inmediato
Aunque puede ser tentador comenzar inmediatamente a juntar una serie de palabras malas o hirientes en respuesta a este correo electrónico, evite hacerlo a toda costa. Probablemente te arrepientas más tarde. En su lugar, aléjese del correo electrónico, cierre su navegador y tómese unos minutos para ordenar sus pensamientos.
- Camine unos minutos hasta que se sienta tranquilo.
- Respire profundamente y beba un poco de agua.
Paso 3. Ventile un borrador de correo electrónico, pero no lo envíe
Otra forma de sacar algo de energía negativa de manera constructiva es redactar un correo electrónico a la persona, pero no se lo envíe. De esa manera, puede comenzar a recopilar sus pensamientos iniciales, sin importar cuán intensos sean, mientras también se da tiempo para refinarlos, perfeccionarlos y agregarlos más tarde.
- Abra un correo electrónico por separado y escriba una respuesta sin haber ingresado nunca un destinatario para no enviarlo accidentalmente. O puede incluir su propio correo electrónico como destinatario.
- Piense en todas las veces que ha reaccionado a algo de inmediato y luego se ha arrepentido de todas las cosas inteligentes o estimulantes que podría haber dicho. Esto le dará tiempo para desarrollarlo y evitar el arrepentimiento.
Paso 4. Acepte la responsabilidad cuando sea necesario
Al leer el correo electrónico, es posible que lo haya interpretado como de mala educación porque parte de él es cierto y la verdad puede doler. Aunque esto no los libera de su culpa en la situación, le da un espacio para la superación personal y la honestidad, tanto con usted mismo como con el remitente del correo electrónico.
Por ejemplo, tal vez su jefe le envió un correo electrónico grosero sobre llegar tarde al trabajo. Aunque la redacción no tiene por qué ser grosera, debe reconocer y rectificar su retraso
Paso 5. No emule su mal comportamiento
Cuando alguien es grosero contigo, puede ser muy tentador devolverle el favor. Nuevamente, absténgase de responder negativamente, pero también absténgase de comportamientos pasivos agresivos o groseros si los ve en persona antes de responder. No les mires mal ni los ignores si te hablan.
- En cambio, practica la bondad. Salúdalos y sigue caminando.
- No pases tiempo con ellos a menos que sea necesario, pero tampoco los evites activamente.
Paso 6. Considere la raíz
A veces, un correo electrónico grosero tiene muy poco que ver contigo o con las circunstancias que lo rodean. Atacar a alguien nunca está bien, pero a veces la persona que envió el correo electrónico podría estar pasando por un poco más de lo que puede manejar y podría haberte enviado eso por frustraciones que no te involucran. Es posible que ni siquiera se den cuenta de que han sido groseros. Esto no los excusa, pero comprender el estado actual y las motivaciones de una persona puede ayudar a dar pasos hacia adelante.
- Por ejemplo, si tienen problemas matrimoniales o si alguien de su familia ha fallecido recientemente, esto podría explicar su mala educación.
- También es posible que simplemente estén teniendo un mal día.
Parte 2 de 3: Responder al correo electrónico
Paso 1. Consiga la ayuda de un amigo
Los amigos o compañeros de trabajo pueden ser particularmente útiles para ayudarlo a redactar una respuesta a un correo electrónico grosero o desagradable, y también pueden brindar una segunda opinión sobre la situación. Durante este tiempo, absténgase de pedir ayuda a sus amigos exaltados; en cambio, diríjase a aquellos que son tranquilos, inteligentes y enfocados en soluciones.
Si es posible, pida ver las respuestas anteriores a los correos electrónicos groseros que hayan enviado
Paso 2. Reconozca su rudeza
Cuando esté redactando su correo electrónico, será necesario que reconozca lo groseros que fueron. Podría ser que no se dieran cuenta de que sus palabras resultarían insensibles, pero de todos modos, debes llamar la atención.
- Diga algo como "antes de comenzar con una respuesta, quiero reconocer la grosería mostrada en su correo electrónico, particularmente en torno a sus comentarios acusatorios e insultantes".
- Ser directo es útil para usted y para la otra persona y puede ayudar a prevenir que vuelva a ocurrir la misma situación.
Paso 3. Reconozca su frustración
Aunque su correo electrónico fue grosero, tal vez su frustración provenía de un lugar muy real. Si es así, reconozca esa frustración y exprese comprensión, aunque sea marginal. Esto les permitirá sentirse menos como una mentalidad de tú contra ellos y los llevará a ambos hacia una posible construcción de la paz.
- Di algo como "Tu correo electrónico indicó que estás frustrado".
- Asegúrese de concentrarse en lo que dice su correo electrónico y no en ellos personalmente.
Paso 4. Pregunte por qué
A veces, sin embargo, es posible que no tenga ni idea de por qué alguien ha decidido enviarle ese correo electrónico después de mucha autorreflexión y consulta con los demás. En este caso, debe preguntarle al remitente un simple "por qué" para que pueda comprenderlo y abordar mejor el problema.
Podrías decir "He pensado detenidamente en tu correo electrónico y todavía estoy un poco confundido por tu razón de ser para enviarlo, así que me gustaría saber qué lo provocó"
Paso 5. Ofrezca una solución o explicación
Una vez que haya abordado algunas de sus inquietudes y puntos preliminares en el correo electrónico, debe comenzar a buscar soluciones y responder a sus inquietudes, si existen. Hágales saber lo que está dispuesto a hacer, explore las áreas de compromiso y exprese su voluntad de solucionarlo.
- Organizar una reunión también podría ser beneficioso. Las personas tienden a ser más amables en persona que cuando se esconden detrás de la pantalla de una computadora.
- Podría decir algo como “expresó su enojo porque regresé del almuerzo 15 minutos tarde ayer, pero tuve que recoger a mi hija enferma de la escuela. Aunque ciertamente puedo intentar regresar a tiempo en el futuro, habrá momentos como este que serán inevitables ".
Paso 6. Establezca límites
Una vez que haya ofrecido soluciones con éxito, ahora es el momento de establecer algunas reglas básicas para cualquier conversación continua. Hágales saber que no tolerará tal rudeza en el futuro y que hacerlo hará que sea muy difícil, si no imposible, continuar trabajando juntos de manera cooperativa.
- Dígales que no aceptará insultos ni acusaciones inapropiadas.
- Pídales que acudan a usted con inquietudes y con amabilidad antes de saltar el arma.
Paso 7. Elimínelo, si es necesario
Es posible que descubra que lee y relee el correo electrónico una y otra vez y se ve atrapado en sentimientos negativos al respecto. Sin embargo, esto no te ayudará a seguir adelante y probablemente solo te enojará más y te frustrará más. Si es absolutamente necesario, elimine el correo electrónico de su bandeja de entrada para que no tenga acceso a él.
Si cree que podría volver a necesitar el correo electrónico en el futuro, envíelo a alguien de su confianza, pero elimínelo de su propia bandeja de entrada
Parte 3 de 3: Continuar con su día
Paso 1. Continúe siendo productivo
Aunque este correo electrónico aparentemente arruinó tu día, haz todo lo que esté a tu alcance para rechazarlo. Continúe con su rutina, haga una lista de tareas pendientes y complete todas las tareas necesarias. No dejes que un problema interrumpa tu día o tu progreso.
Mantenerse ocupado lo ayudará a concentrarse en lo que es importante para usted y evitará rumiar en un solo correo electrónico
Paso 2. Establezca pequeñas metas para mantener su impulso
Al mantener su rutina, establezca metas pequeñas y alcanzables con las que pueda comprometerse ese día. Completarlos lo ayudará a sentirse más realizado y, en consecuencia, menos afectado por el correo electrónico grosero que recibió.
Considere establecer objetivos como "responder a todos los demás correos electrónicos" o "ir al gimnasio"
Paso 3. Distráigase
A veces, para avanzar desde algo, necesitas un poco de distracción. Tómate un descanso para escuchar música, almorzar o llamar a un amigo para conversar sobre algo que no sea el correo electrónico. Dejar de pensar en las cosas puede darle un descanso muy necesario y catártico.
Paso 4. Considere informarlos, si es necesario
Al final del día, a veces la mejor manera de avanzar es manejar el problema de forma permanente. Si el correo electrónico contenía amenazas o insultos que pudieran considerarse un discurso de odio, denuncie a esta persona a las personas adecuadas, que podrían ser el Departamento de Recursos Humanos en su trabajo o la Conducta del Estudiante en su escuela. También puede bloquearlos para que no le envíen correos electrónicos en el futuro.
- Infórmales a las autoridades si te están haciendo amenazas físicas.
- Intente enviar un correo electrónico a su gerente primero para informarle lo que está sucediendo. Si no abordan el problema, llévelo a Recursos Humanos.
