Aunque la gente envía documentos por fax con menos frecuencia que antes, es posible que deba enviar un fax de vez en cuando. Todavía hay muchas buenas razones para enviar un fax, especialmente si está enviando contratos o si su destinatario no tiene la tecnología o el equipo necesario para transmitir documentos de otra manera. Afortunadamente, puede enviar documentos por fax utilizando una máquina de fax, una computadora o incluso un teléfono inteligente.
Pasos
Método 1 de 3: uso de una máquina de fax
Paso 1. Configure su máquina de fax
Para enviar y recibir faxes utilizando una máquina de fax, deberá asegurarse de que su máquina de fax esté enchufada y conectada a la conexión de su teléfono fijo.
- Se recomienda una línea dedicada si planea enviar faxes con frecuencia porque no podrá usar la máquina de fax y el teléfono al mismo tiempo.
- También debe asegurarse de que su máquina de fax tenga tóner y papel si planea recibir faxes.
- Si no tiene una máquina de fax en casa o en el trabajo, puede enviar una gratis desde su biblioteca pública local. También puede ir a una tienda como Kinko's o The UPS Store para enviar sus documentos por fax por una tarifa. Estas opciones funcionan mejor si no espera enviar faxes con frecuencia.
Paso 2. Ajuste su configuración
Todas las máquinas de fax son diferentes, pero normalmente tendrá la opción de ajustar ciertas configuraciones. Lea su manual de usuario para obtener más información sobre las funciones específicas que están disponibles en su máquina.
- Si desea estar seguro de que su fax se transmitió correctamente, active la configuración de la página de confirmación. Cuando esta función está activada, la máquina imprimirá una página después de enviar un fax, lo que le permitirá saber si se transmitió correctamente o no.
- También puede configurar un encabezado de fax, que es una línea de texto que aparecerá en la parte superior de cada documento que envíe. Por lo general, incluye información básica sobre de quién es el fax.
- Si también planea recibir faxes, puede elegir entre el modo de recepción automática o el modo de recepción manual, que requerirá que acepte cada fax entrante.
Paso 3. Reúna sus documentos
El uso de los documentos originales en lugar de fotocopias proporcionará al destinatario un documento más limpio y más fácil de leer.
Utilice una portada en la parte superior de las páginas que enviará por fax. La portada debe contener información como el nombre del remitente y el número de fax, el nombre del destinatario y el número de fax, la fecha y el número de páginas incluidas en el fax
Paso 4. Coloque sus documentos en la máquina
Muchas máquinas tienen un alimentador de papel y una pantalla plana. Si solo tiene una página, puede usar cualquiera de las funciones. Si tiene varias páginas, el alimentador de papel suele funcionar mejor.
- Al utilizar el alimentador de papel, puede insertar todas las páginas a la vez. Su máquina de fax debe tener un icono que indique en qué dirección deben estar los papeles en el alimentador de papel. Algunas máquinas de fax también ofrecen la opción de escanear y enviar por fax ambas caras de un documento, así que consulte el manual del usuario para ver si esto es posible en su máquina.
- Cuando utilice la pantalla de superficie plana, levante la tapa de la parte superior de la máquina y coloque el documento boca abajo en la pantalla de cristal. Asegúrese de alinear su documento con las marcas provistas en la pantalla y cierre la tapa antes de continuar.
Paso 5. Ingrese el número de fax
Cuando ingrese el número, asegúrese de incluir el código de área, el código del país y cualquier número que necesite marcar. Debe ingresar el número exactamente como lo haría si estuviera llamando al número usando un teléfono.
Paso 6. Presione el botón enviar
Después de unos segundos, escuchará que la máquina comienza a transmitir el fax y los papeles comenzarán a entrar en la máquina de fax.
El botón de su máquina puede decir "ir" o "fax" en lugar de "enviar"
Paso 7. Busque un mensaje de confirmación
Algunas máquinas mostrarán un mensaje en la pantalla para informarle si su fax se transmitió correctamente. Si configuró sus ajustes para recibir confirmaciones impresas, su máquina imprimirá una página que detalla el estado de su fax.
Método 2 de 3: Envío de faxes con una computadora
Paso 1. Elija un programa
Al enviar un fax desde una computadora, tendrá la opción de utilizar el software que está instalado en su computadora o un servicio en línea.
- Algunos sistemas operativos vienen con programas que le permiten enviar faxes. Windows 7, por ejemplo, tiene una herramienta llamada Fax and Scan, que le permite enviar un fax sin una máquina de fax.
- Para utilizar software de computadora, deberá conectar su computadora a una línea telefónica. Si esto no es posible, intente utilizar un servicio en línea.
- Hay varios servicios en línea disponibles, incluidos MyFax, eFax y FaxZero. Algunos son gratuitos, otros requieren una suscripción o membresía, y algunos servicios le pedirán que pague por fax.
Paso 2. Abra el programa y cree un nuevo fax
Cada programa es único, pero debería ver una opción llamada "crear nuevo fax" o algo similar.
Paso 3. Adjunte sus documentos
Para enviar documentos por fax utilizando una computadora, deberá cargarlos en su mensaje. Debería ver un botón que dice "cargar documentos" o algo similar.
- Si tiene documentos electrónicos, puede buscarlos en su computadora y adjuntarlos a su mensaje.
- Si tiene documentos en papel, deberá utilizar un escáner para digitalizarlos. Si no tiene un escáner, también puede tomar una foto de los documentos y enviarla por correo electrónico o cargar la foto directamente en su computadora.
Paso 4. Ingrese el número de fax y un mensaje
Escriba un mensaje breve para su destinatario en el espacio provisto en la pantalla, tal como lo haría si estuviera enviando un correo electrónico. Esto le servirá como portada, por lo que no es necesario adjuntar una portada por separado. También deberá ingresar el número de fax del destinatario en el campo TO.
También se le puede pedir que escriba un código de confirmación para demostrar que no es un robot
Paso 5. Presione enviar
Una vez que haya adjuntado sus documentos, haya escrito su mensaje e ingresado el número de fax del destinatario, presione el botón enviar y listo.
Método 3 de 3: usar un teléfono móvil o una tableta
Paso 1. Descarga una aplicación
Hay una variedad de aplicaciones móviles disponibles para teléfonos y tabletas que le permiten enviar faxes como lo haría desde su computadora. Algunas aplicaciones son gratuitas, mientras que otras pueden cobrar una tarifa. Las aplicaciones populares incluyen Files Anywhere, Fax Burner y JotNot Fax.
Algunas aplicaciones le darán un número de fax temporal, que puede no ser ideal si planea enviar y recibir con frecuencia
Paso 2. Abra la aplicación y elija su documento
Una vez que abra la aplicación en su dispositivo móvil, se le pedirá que cree un nuevo fax. Lo primero que debe hacer es seleccionar el documento que desea enviar por fax.
- Si su documento se guarda localmente en su dispositivo, en su correo electrónico o en un servicio de almacenamiento en la nube como DropBox, debería poder buscar y cargar su documento desde la aplicación.
- Si tiene un documento en papel, puede usar su teléfono o tableta para tomar una foto de su documento y adjuntarlo a su mensaje.
Paso 3. Ingrese el número de fax y un mensaje
Escriba un mensaje para su destinatario, tal como lo haría si estuviera enviando el fax desde una computadora. Asegúrese de ingresar el número de fax del destinatario en el campo PARA de su mensaje.
Paso 4. Presione enviar
Una vez que haya adjuntado sus documentos, haya escrito su mensaje e ingresado el número de fax del destinatario, presione el botón enviar y se enviará su fax.
Consejos
- Actualice a una impresora todo en uno si desea poder enviar faxes desde su hogar u oficina sin descargar software, cargar documentos en un sitio web o comprar una máquina de fax separada. Aún necesitará una conexión telefónica.
- Si tiene una cuenta con un servicio de fax en línea como RingCentral o eFax, puede usar su cuenta para enviar faxes directamente desde Gmail. Todo lo que tiene que hacer es ingresar el número de fax al que desea enviar seguido de @ domainname.com en el campo TO. Por ejemplo, si usa eFax, ingrese [email protected].
- Las máquinas de fax a veces se atascan y las páginas a veces se pegan. Si esto sucede, deberá volver a enviar su documento.
