Este artículo se centra en cómo comparar directamente la información entre dos archivos de Excel diferentes. Una vez que empiece a manipular y comparar la información, es posible que desee utilizar Buscar, Indexar y Coincidir para ayudar en su análisis.
Pasos
Método 1 de 4: Uso de la función Vista en paralelo de Excel
Paso 1. Abra los libros de trabajo que necesita comparar
Puede encontrarlos abriendo Excel, haciendo clic en Expediente luego Abiertoy seleccionando dos libros de trabajo para comparar en el menú que aparece.
Navegue a la carpeta donde tiene guardados los libros de Excel, seleccione cada libro por separado y mantenga ambos libros abiertos
Paso 2. Haga clic en la pestaña Ver
Una vez que haya abierto uno de los libros de trabajo, puede hacer clic en el Vista pestaña en la parte superior central de la ventana.
Paso 3. Haga clic en Ver en paralelo
Se encuentra en el grupo Ventana de la cinta de opciones Vista menú y tiene dos hojas como icono. Esto abrirá ambas hojas de trabajo en ventanas más pequeñas apiladas verticalmente.
- Es posible que esta opción no sea visible debajo de la Vista pestaña si solo tiene un libro abierto en Excel.
- Si hay dos libros abiertos, Excel los elegirá automáticamente como documentos para verlos uno al lado del otro.
Paso 4. Haga clic en Organizar todo
Esta configuración le permite cambiar la orientación de los libros de trabajo cuando se muestran uno al lado del otro.
En el menú que aparece, puede seleccionar que los libros de trabajo Horizontal, Vertical, cascada, o Azulejos.
Paso 5. Habilite el desplazamiento sincrónico
Una vez que tenga ambas hojas de trabajo abiertas, haga clic en Desplazamiento sincrónico (ubicado debajo del Ver lado a lado opción) para que sea más fácil desplazarse a través de ambos archivos de Excel línea por línea para verificar si hay diferencias en los datos manualmente.
Paso 6. Desplácese por un libro de trabajo para desplazarse por ambos
Una vez que el desplazamiento sincrónico esté habilitado, podrá desplazarse fácilmente por ambos libros de trabajo al mismo tiempo y comparar sus datos con mayor facilidad.
Método 2 de 4: uso de la función de búsqueda
Paso 1. Abra los libros de trabajo que necesita comparar
Puede encontrarlos abriendo Excel, haciendo clic en Expediente luego Abiertoy seleccionando dos libros de trabajo para comparar en el menú que aparece.
Navegue a la carpeta donde tiene guardados los libros de Excel, seleccione cada libro por separado y mantenga ambos libros abiertos
Paso 2. Decida en qué celda desea que el usuario seleccione
Aquí es donde aparecerá una lista desplegable más adelante.
Paso 3. Haga clic en la celda
El borde debería oscurecerse.
Paso 4. Haga clic en la pestaña DATOS en la barra de herramientas
Una vez que haya hecho clic en él, seleccione VALIDACIÓN en el menú desplegable. Debería aparecer una ventana emergente.
Si está utilizando una versión anterior de Excel, la barra de herramientas DATOS aparecerá una vez que seleccione el DATOS pestaña y pantalla Validación de datos como la opción en lugar de Validación.
Paso 5. Haga clic en Lista en la lista PERMITIR
Paso 6. Haga clic en el botón con la flecha roja
Esto le permitirá elegir su fuente (en otras palabras, su primera columna), que luego se procesará en datos en el menú desplegable.
Paso 7. Seleccione la primera columna de su lista y presione Entrar
Hacer clic OK cuando aparezca la ventana de validación de datos. Debería ver un cuadro con una flecha, que se desplegará cuando haga clic en la flecha.
Paso 8. Seleccione la celda donde desea que aparezca la otra información
Paso 9. Haga clic en las pestañas Insertar y Referencia
En versiones anteriores de Excel, puede omitir hacer clic en el Insertar pestaña y simplemente haga clic en el Funciones lengüeta para levantar el Búsqueda y referencia categoría.
Paso 10. Seleccione Búsqueda y referencia de la lista de categorías
Paso 11. Busque Lookup en la lista
Cuando hace doble clic en él, debería aparecer otro cuadro y puede hacer clic en OK.
Paso 12. Seleccione la celda con la lista desplegable para lookup_value
Paso 13. Seleccione la primera columna de su lista para el Lookup_vector
Paso 14. Seleccione la segunda columna de su lista para Result_vector
Paso 15. Elija algo de la lista desplegable
La información debería cambiar automáticamente.
Método 3 de 4: Uso de XL Comparator
Paso 1. Abra su navegador y vaya a
Esto lo llevará al sitio web de XL Comparator, donde puede cargar dos libros de Excel para compararlos.
Paso 2. Haga clic en Elegir archivo
Esto abrirá una ventana donde puede navegar a uno de los dos documentos de Excel que desea comparar. Asegúrese de seleccionar un archivo para ambos campos.
Paso 3. Haga clic en Siguiente> para continuar
Una vez que haya seleccionado esto, debería aparecer un mensaje emergente en la parte superior de la página que le informará que el proceso de carga del archivo ha comenzado y que los archivos más grandes tardarán más en procesarse. Hacer clic OK para cerrar este mensaje.
Paso 4. Seleccione las columnas que desea escanear
Debajo de cada nombre de archivo hay un menú desplegable que dice Seleccionar una columna. Haga clic en el menú desplegable de cada archivo para seleccionar la columna que desea resaltar para comparar.
Los nombres de las columnas serán visibles cuando haga clic en el menú desplegable
Paso 5. Seleccione el contenido de su archivo de resultados
Hay cuatro opciones con burbujas junto a ellas en esta categoría, una de las cuales deberá seleccionar como las pautas de formato para su documento de resultados.
Paso 6. Seleccione las opciones para facilitar la comparación de columnas
En la celda inferior del menú de comparación, verá dos condiciones más para la comparación de su documento: Ignorar mayúsculas / minúsculas y Ignorar los "espacios" antes y después de los valores. Haga clic en la casilla de verificación de ambos antes de continuar.
Paso 7. Haga clic en Siguiente> para continuar
Esto lo llevará a la página de descarga de su documento de resultados.
Paso 8. Descargue su documento comparativo
Una vez que haya cargado sus libros de trabajo y establecido sus parámetros, tendrá un documento que muestra las comparaciones entre los datos de los dos archivos disponibles para descargar. Haga clic en el subrayado haga clic aquí texto en el Descarga el archivo de comparación caja.
Si desea realizar otras comparaciones, haga clic en Nueva comparación en la esquina inferior derecha de la página para reiniciar el proceso de carga del archivo.
Método 4 de 4: acceder a un archivo de Excel directamente desde una celda
Paso 1. Busque su libro de trabajo y los nombres de las hojas
-
En este caso, usamos tres libros de trabajo de ejemplo ubicados y nombrados de la siguiente manera:
- C: / Compare / Book1.xls (que contiene una hoja llamada "Ventas 1999")
- C: / Compare / Book2.xls (que contiene una hoja llamada "Ventas 2000")
- Ambos libros tienen la primera columna "A" con el nombre del producto y la segunda columna "B" con la cantidad vendida cada año. La primera fila es el nombre de la columna.
Paso 2. Cree un libro de trabajo de comparación
Trabajaremos en Book3.xls para hacer una comparación y crear una columna que contenga los productos y otra con la diferencia de estos productos entre ambos años.
C: / Compare / Book3.xls (que contiene una hoja llamada "Comparación")
Paso 3. Coloque el título de la columna
Solo con "Book3.xls" abierto, vaya a la celda "A1" y escriba:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999'! A1
- Si está utilizando una ubicación diferente, reemplace "C: / Compare \" con esa ubicación. Si está utilizando un nombre de archivo diferente, elimine “Book1.xls” y agregue su nombre de archivo en su lugar. Si está usando un nombre de hoja diferente, reemplace "Ventas 1999" con el nombre de su hoja. Tenga cuidado de no tener abierto el archivo al que hace referencia ("Libro1.xls"): Excel puede cambiar la referencia que está agregando si la tiene abierta. Terminará con una celda que tiene el mismo contenido que la celda a la que se refirió.
Paso 4. Arrastre hacia abajo la celda "A1" para enumerar todos los productos
Tómelo del cuadrado inferior derecho y arrástrelo, copiando todos los nombres.
Paso 5. Nombra la segunda columna
En este caso, lo llamamos "Diferencia" en "B1".
Paso 6. (Por ejemplo) Estime la diferencia de cada producto
En este caso, escribiendo en la celda "B2":
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Puede realizar cualquier operación normal de Excel con la celda referida del archivo referido.
