Si su línea de trabajo requiere que se ponga en contacto con los clientes por teléfono, es probable que se encuentre dejando muchos mensajes de voz. Pero, ¿qué deberías decir exactamente después del pitido? Puede ser estresante tratar de recordar toda la información relevante que necesita para transmitir y, como resultado, se omiten detalles importantes. Deje los mensajes improvisados y despistados con un sistema para dejar mensajes de voz. Al revisar una lista de verificación rápida en su cabeza, puede asegurarse de haber proporcionado toda la información que necesita para transmitir al destinatario y mejorar sus posibilidades de recibir una devolución de llamada.
Pasos
Parte 1 de 3: Identificarse a sí mismo
Paso 1. Use el tono de voz correcto
Tan pronto como comience a grabar su mensaje, hable con voz clara y audible. No murmures ni hables demasiado rápido. Haga todo lo posible por sonar interesado y enérgico para atraer la atención de su oyente. Aunque el destinatario no pueda verte, tu tono general se escuchará por teléfono, así que asegúrate de transmitir el tono correcto.
- Enuncia todo lo que dices. Una mala recepción puede distorsionar su voz y provocar que se corte. Incluso una voz común puede confundirse por teléfono.
- La calidad de su voz debe reflejar adecuadamente la forma de la llamada. Por ejemplo, está bien sonar emocionado cuando dejas un mensaje de voz para felicitar a tu sobrino por su graduación de la escuela secundaria. Sin embargo, si le estás dando el pésame a un amigo en duelo, debes mantener un tono solemne y respetuoso.
Paso 2. Mencione su nombre
Primero dale tu nombre al destinatario. De esta manera, la persona a la que llama sabrá quién es usted de inmediato. Un simple "este es (su nombre)" servirá en la mayoría de las situaciones, o un más introductorio "mi nombre es (nombre completo)" si la persona a la que llama no lo ha conocido antes. Los amigos y familiares lo reconocerán sin necesidad de identificación adicional. Si se trata de una llamada profesional, tendrán un nombre para asociar con la voz y el mensaje, lo que ayudará a abrir una línea de comunicación más personal.
- Este paso parece un hecho, pero las personas que llaman a menudo lo olvidan cuando se les pone en peligro.
- Si tiene un puesto de trabajo o una descripción de sí mismo que podría resultar útil para el destinatario en una llamada de seguimiento, anótelo después de su nombre, es decir, "Mi nombre es Dr. Holdsworth, radiólogo principal del Sacred Heart Medical Center", o "Soy Gloria Carpenter, soy la madre de Chloe de la escuela".
Paso 3. Deje su número de teléfono
Recite su número de teléfono inmediatamente después de su nombre. La mayoría de las personas que llaman esperan hasta el final del correo de voz para proporcionar su información de contacto, pero si el destinatario no la capta la primera vez, se verán obligados a escuchar el mensaje completo nuevamente. Recuerda hablar despacio y enunciar cuando dejes tu número de teléfono para que sea comprensible.
- Una forma sencilla de ofrecer su número de teléfono al comienzo del mensaje es decir algo como "este es (su nombre), mi número es (su número de teléfono)" o "mi nombre es (nombre) llamando desde (número)."
- A pesar de la prevalencia de las funciones de identificación de llamadas, siempre es recomendable dejar su número de teléfono en caso de que la persona a la que llama no tenga su número guardado, o si solicita que le devuelva la llamada en una extensión diferente.
Paso 4. Realice una conexión
Al escuchar correos de voz relacionados con la empresa o mensajes de remitentes desconocidos, las personas comenzarán a sospechar o desinteresarse si no saben quién es usted o por qué está llamando. Tranquilícelos mencionando a un amigo en común o una referencia que le haya proporcionado su número. Nuevamente, esto hace que la llamada se sienta más personal. El correo de voz parecerá menos invasivo y será más probable que reciba una respuesta.
- Intente hacer una breve introducción que dé una pista al oyente, como "Recibí su número de Pat, quien dice que está interesado en vender su bote".
- Incluso si no está haciendo una llamada de negocios, establecer una conexión puede ayudar a que su destinatario se sienta más cómodo. "Este es Bob, tu vecino del otro lado de la calle" es más agradable que "Este es Robert Henderson".
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Prueba de la parte 1
Si deja un mensaje para un amigo o familiar, ¿cómo debe presentarse?
Con solo tu primer nombre.
¡Exactamente! Si llamas a alguien que te conoce bien, podrá identificarte solo con tu nombre de pila. Dejar su nombre completo para un familiar o amigo sonará rígido e incómodo. Siga leyendo para ver otra pregunta de la prueba.
Con solo tu apellido.
¡Intentar otra vez! A menos que uses tu apellido con tus amigos, es extraño presentarte de esa manera en un mensaje de voz. Y es probable que muchos de los miembros de tu familia tengan el mismo apellido, por lo que eso no les ayudará a identificarte. ¡Adivina otra vez!
Con tu nombre completo.
¡No exactamente! Debe dejar su nombre completo si deja un mensaje de voz para alguien que nunca ha conocido. Pero un familiar o amigo no necesitará su nombre completo para identificarlo. ¡Adivina otra vez!
En realidad, no es necesario que le des tu nombre a alguien que te conozca bien.
¡No necesariamente! Recuerde que hablar por teléfono distorsiona su voz. Por lo tanto, es posible que incluso las personas que lo conocen bien no reconozcan su voz por teléfono. ¡Elige otra respuesta!
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Parte 2 de 3: Declarar su negocio
Paso 1. Piense de antemano en lo que va a decir
Tenga una idea clara de lo que va a decir antes de empezar a dejar un mensaje de voz. Esto no debería ser un gran problema si llama con una intención específica, pero escuchar el pitido en el otro extremo y saber que se están grabando puede hacer que muchas personas que llaman se queden en blanco. Divida la información en viñetas y presione cada una antes de colgar.
- Para los mensajes de voz que son especialmente urgentes o importantes, considere escribir un guión preliminar con anticipación.
- Si se da cuenta de que está perdiendo el espacio, solo concéntrese en dar a conocer su nombre, número de devolución de llamada y motivo de la llamada en unas pocas palabras.
- Imagina que estás enviando un mensaje de voz para dar seguimiento a un interés romántico sobre la cita de anoche. Esbozar mentalmente su mensaje antes de grabarlo puede significar la diferencia entre parecer frío, calmado y sereno y un manojo de nervios tartamudos.
Paso 2. Mantenga su mensaje breve
Restrinja su mensaje de correo de voz a 20-30 segundos. Rara vez habrá una ocasión en la que un mensaje de voz necesite ser más largo. No querrás aburrir al destinatario con una introducción o historia demasiado larga y serpenteante. Sea conciso y al grano. Un mensaje corto puede generar curiosidad y persuadir a una persona para que vuelva a llamar cuando de otra manera no lo habría hecho.
- Por otro lado, si deja un mensaje de voz demasiado corto, su destinatario puede pensar que no es importante y eliminarlo sin siquiera escucharlo. Esto es especialmente probable si llama desde un número que no figura en la lista.
- El objetivo de dejar un mensaje de voz es obligar a alguien a que te devuelva la llamada, no descargar toda la información que ibas a compartir con ellos durante la llamada.
Paso 3. Abra con la información más importante
Vaya al grano y sea explícito sobre el motivo de su llamada. Si solo está tocando la base, dígalo; Si tiene una oferta de venta, está haciendo un seguimiento de una transacción o confirmando una cita, avísele al destinatario. Su oyente perderá interés rápidamente y puede borrar el mensaje si no le informa de su propósito desde el principio.
- Solo tiene poco tiempo para expresar su punto de vista. Si se anda con rodeos, su oyente puede renunciar al mensaje antes de que llegue a cualquier información crucial.
- Es mucho mejor dar noticias difíciles como "papá está en el hospital" a quemarropa, y usar el resto del mensaje para consolar y explicar, que bailar sobre el tema y hacer que el oyente se preocupe.
Paso 4. Sea personal y orgánico
Resista la tentación de adoptar una "voz de teléfono" forzada y de sonido genérico. Sea cortés, sea usted mismo y hable con naturalidad. Las personas pueden darse cuenta cuando alguien está tratando de venderles algo o se sale de cierta manera, y será mucho más probable que le den la hora del día si sienten que se está acercando a ellos en pie de igualdad.
Parecer que estás leyendo un guión le dará a tu oyente la impresión de que es solo otra llamada que debes hacer
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Prueba de la parte 2
¿Cuánta información debe proporcionar durante su buzón de voz?
Lo menos posible, por ejemplo, su nombre y número.
¡No! No intente ser misterioso con el correo de voz, especialmente si llama desde un número que no figura en la lista. Si es demasiado críptico, es posible que la persona a la que llama simplemente elimine su correo de voz por no ser importante. ¡Elige otra respuesta!
Lo suficiente para explicar por qué deberían devolverle la llamada.
¡Correcto! Sea conciso, pero proporcione a la persona a la que llama suficiente información para saber por qué llamó. Es más probable que te devuelvan la llamada si no eres demasiado reprimido ni demasiado hablador. Siga leyendo para ver otra pregunta de la prueba.
Toda la información que les habrías dado si hubieran contestado el teléfono.
¡No exactamente! Los mensajes de voz no sustituyen a las conversaciones completas. Si habla durante más de 20 o 30 segundos, es probable que la persona a la que llamó se aburra o se moleste, y probablemente no le devolverá la llamada. ¡Elige otra respuesta!
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Parte 3 de 3: Aprobación
Paso 1. Plantee una pregunta o solicitud específica
Al concluir su mensaje, sea específico sobre por qué desea que el destinatario le devuelva la llamada. Hágales una pregunta precisa o haga una solicitud que los motive a levantar el teléfono. Si se sienten confundidos o inseguros acerca de su intención después de escuchar su correo de voz, no ha hecho su trabajo.
- Prueba frases como "déjame saber si te gustó la receta que te envié" o "Me interesa escuchar tus ideas sobre esta propuesta".
- Las personas están más motivadas para ponerse en contacto cuando las ha seleccionado con una solicitud que si simplemente les dice "devuélvame la llamada".
Paso 2. Repita su nombre e información de contacto
Termine su mensaje dando una vez más al oyente su nombre y número de teléfono. Repita su número de teléfono dos veces para que no haya posibilidad de que se equivoquen con un dígito o no lo anoten. Asegúrese de incluir también cualquier detalle que pueda ser útil cuando el destinatario devuelva su llamada, como cuándo estará o no estará disponible y la mejor hora del día para llamar.
- Deletrear su número de teléfono más de dos veces al final de una llamada es excesivo e incluso podría interpretarse como de mala educación.
- También es posible que desee deletrear su apellido si la persona que llama nunca lo ha conocido antes.
- No tendrá que preocuparse por este paso si su mensaje es casual para un amigo o familiar.
Paso 3. Evite los finales prolongados
Cuando sea el momento de colgar, no se entretenga ni prolongue el mensaje innecesariamente. A menos que sea una llamada personal a un ser querido, no es necesario desearle a alguien un día maravilloso. La atención del destinatario se erosionará cuanto más tiempo dure el mensaje de voz, así que trate de no perder la concentración al final. Agradézcales por su tiempo y déjeles la siguiente fase de comunicación.
- Los cierres amistosos como "Espero tener noticias tuyas" son más cálidos y, por lo tanto, más efectivos que los comerciales genéricos como "Que tengas un buen día".
- No recapitule ni resuma su mensaje al final. Si el destinatario necesita volver a escuchar cierto detalle, puede reproducirlo más tarde.
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Prueba de la parte 3
¿Cuántas veces debe decir su número de teléfono al final de un mensaje de correo de voz?
Ninguno, asumiendo que lo dijiste al principio del mensaje.
¡No exactamente! Sí, debe dar su número al comienzo del correo de voz. Pero incluso entonces, existe la posibilidad de que la persona se lo haya perdido la primera vez, por lo que es bueno repetirlo al final de su mensaje. Haga clic en otra respuesta para encontrar la correcta …
Una vez
¡Cerrar! Definitivamente es mejor decir su número una vez al final de su mensaje que no decirlo en absoluto. Pero, idealmente, debería repetirlo más de una vez para asegurarse de que la persona lo reciba. ¡Elige otra respuesta!
Dos veces
¡Sí! Al final de su mensaje, repita su número dos veces. Ese es el número ideal para asegurarse de que la persona lo escuche correctamente sin parecer agresivo o grosero. Siga leyendo para ver otra pregunta de la prueba.
Tres veces
¡Casi! No es necesario que indique su número tres veces al final de un mensaje de voz. La persona a la que llama obtendrá su número con menos repeticiones. Y lo que es peor, repetirlo tres veces o más podría parecer una mala educación. Prueba con otra respuesta …
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Consejos
- Piense en las veces que ha recibido mensajes de correo de voz que le han hecho pensar "¿qué quiere esta persona?" Deje el tipo de correo de voz que le gustaría recibir.
- Proporcione su dirección de correo electrónico u otro método de contacto además de su número de teléfono cuando sea relevante para su interacción con el destinatario.
- ¡Sonrisa! Se transmite, incluso por teléfono.
- Recuerde mencionar la fecha si está compartiendo información urgente.
- Si llama por un tema delicado, limite la información que incluye en el correo de voz en caso de que otras personas lo escuchen.
- En caso de una emergencia o desastre natural, use su mensaje de correo de voz saliente para que la gente sepa que está bien.
Advertencias
- Si está tratando de que alguien le devuelva la llamada, no mencione los intentos fallidos de llamadas anteriores. Esto puede hacer que usted parezca molesto y ellos se sentirán menos cómodos al tratar con usted.
- En circunstancias profesionales, siempre debe dejar un mensaje de voz si la persona a la que llama no responde. Ver varias llamadas perdidas sin mensajes de correo de voz socava la importancia de su negocio.
