Este wikiHow te enseñará cómo crear una factura comercial en Microsoft Excel para computadoras Windows y Mac. Puede crear una factura manualmente o puede seleccionar una plantilla de factura.
Pasos
Método 1 de 3: usar una plantilla en Windows
Paso 1. Abra Microsoft Excel
Es un icono verde con una "X" blanca. Se abrirá la página de inicio de Microsoft Excel.
Paso 2. Busque una plantilla de factura
Escribe factura en la barra de búsqueda en la parte superior de la página, luego presiona ↵ Enter para buscar plantillas de factura.
Debe estar conectado a Internet para buscar plantillas
Paso 3. Seleccione una plantilla
Haga clic en una plantilla que desee utilizar para abrirla en una ventana.
Paso 4. Haga clic en Crear
Este botón está a la derecha de la vista previa de la plantilla. Al hacerlo, se abrirá la plantilla en Microsoft Excel.
Paso 5. Edite la plantilla para que se ajuste a sus necesidades
Por ejemplo, la mayoría de las plantillas tienen "Empresa" escrito en la parte superior; reemplazaría este encabezado con el nombre de su empresa.
Para editar texto en el documento de Excel, haga doble clic en el elemento de texto, luego elimine el elemento de texto o reemplácelo por el suyo
Paso 6. Complete la factura
Ingrese cualquier información requerida por su plantilla de factura para asegurarse de que el total final coincida con lo que se le debe.
- Por ejemplo, algunas plantillas de facturas requerirán que ingrese una tarifa por hora o un cargo fijo.
- La mayoría de las plantillas de facturas utilizan fórmulas para combinar la hora ingresada y la cantidad de horas trabajadas en el cuadro "Total final".
Paso 7. Guarde su factura
Hacer clic Expediente en la parte superior izquierda de la página, haga clic en Guardar como, haga doble clic en una ubicación para guardar, ingrese el nombre de su factura y haga clic en Ahorrar. Esto guardará su factura personalizada en la ubicación de almacenamiento seleccionada. Su factura ya está lista para ser enviada.
Método 2 de 3: usar una plantilla en Mac
Paso 1. Abra Microsoft Excel
Es un cuadro verde con una "X" blanca. Excel se abrirá.
Paso 2. Haga clic en Archivo
Este elemento de menú se encuentra en la parte superior izquierda de la página. Aparecerá un menú desplegable debajo.
Paso 3. Haga clic en Nuevo desde plantilla
Es una opción en el Expediente Menú desplegable. Al hacerlo, se abre una nueva página con opciones de plantilla.
Paso 4. Busque una plantilla de factura
Escribe factura en la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de la página, luego presiona ⏎ Retorno.
Debe estar conectado a Internet para buscar plantillas
Paso 5. Seleccione una plantilla
Haga clic en una plantilla para abrir una ventana de vista previa con la plantilla mostrada.
Paso 6. Haga clic en Abrir
Está en la ventana de vista previa. Esto abrirá la plantilla de factura como un nuevo documento.
Paso 7. Edite la plantilla para que se ajuste a sus necesidades
Por ejemplo, la mayoría de las plantillas tienen "Empresa" escrito en la parte superior; reemplazaría este encabezado con el nombre de su empresa.
Para editar texto en el documento de Excel, haga doble clic en el elemento de texto, luego elimine el elemento de texto o reemplácelo con el suyo
Paso 8. Complete la factura
Ingrese cualquier información requerida por su plantilla de factura para asegurarse de que el total final coincida con lo que se le debe.
- Por ejemplo, algunas plantillas de facturas requerirán que ingrese una tarifa por hora o un cargo fijo.
- La mayoría de las plantillas de facturas usan fórmulas para combinar la hora ingresada y la cantidad de horas trabajadas en el cuadro "Total final".
Paso 9. Guarde su factura
Haga clic en el Expediente elemento de menú, haga clic en Guardar como, ingrese un nombre para su factura y haga clic en Ahorrar. Su factura ya está lista para ser enviada.
Método 3 de 3: Crear una factura manualmente
Paso 1. Abra Microsoft Excel
Es un cuadro verde con una "X" blanca. Se abrirá la página de inicio de Microsoft Excel.
Paso 2. Haga clic en Libro en blanco
Esta opción está en la parte superior izquierda de la página de inicio de Excel. Se abrirá una hoja de cálculo en blanco.
En Mac, omita este paso si Excel se abre en un documento en blanco
Paso 3. Cree el encabezado de la factura
Su encabezado debe incluir la siguiente información:
- Nombre de empresa - El nombre de la empresa a la que se destinarán los fondos de la factura.
- Descriptor - La palabra "Factura" o una descripción del tipo de factura, como "Cotización de precio" si está cotizando un precio por sus servicios a un cliente en lugar de facturarlos.
- Fecha - La fecha en la que está escribiendo la factura.
- Número - El número de factura. Puede utilizar un sistema de numeración global para todos sus clientes o una numeración individual para cada cliente. Si elige un número para cada cliente, puede incluir el nombre del cliente o una forma del mismo en el número de factura, como "Westwood1".
Paso 4. Ingrese las direcciones del remitente y del destinatario
Esta información debe aparecer cerca de la parte superior de la factura, con su información sobre la del cliente.
- Su información de contacto debe incluir su nombre, la dirección de su empresa, un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.
- La información de su cliente debe incluir el nombre de la empresa, el nombre de la persona de cuentas por pagar y la dirección del cliente. También puede incluir el teléfono y la dirección de correo electrónico del cliente.
Paso 5. Ingrese su información de facturación
Puede dedicar una columna a una breve descripción del producto o servicio, una columna a la cantidad, una columna al precio unitario o tarifa y una columna calculada para el precio total de la cantidad comprada de ese artículo.
Paso 6. Muestre el monto de la factura total
Esto debería aparecer debajo de la columna calculada de cargos individuales y se puede generar con la función SUMA de Excel.
- Por ejemplo: si tiene $ 13 de trabajo en la celda B3 y $ 27 de trabajo en B4, podrías poner la fórmula = SUMA (B3, B4) en la celda B5 para mostrar $ 40 en esa celda.
- Si usó una tarifa por hora (por ejemplo, $ 30) en la celda B3 y un número de horas (por ejemplo, 3) en B4, en su lugar escribirías = SUMA (B3 * B4) en la celda B5.
Paso 7. Incluya las condiciones de pago
Esto puede aparecer encima o debajo de la información de facturación. Los términos de pago comunes son "Vence al recibir", "Vence en 14 días", "Vence en 30 días" o "Vence en 60 días".
También puede incluir una nota en la parte inferior de la factura que cubra los métodos de pago aceptados, información general o un agradecimiento a su cliente por comprar con usted
Paso 8. Guarde su factura
Use un nombre que distinga la factura de otras facturas que haya enviado a su cliente si es necesario. Para guardar su factura:
- Ventanas - Haga clic en Expediente en la parte superior izquierda de la página, haga clic en Guardar como, haga doble clic en una ubicación para guardar, ingrese el nombre de su factura y haga clic en Ahorrar.
- Mac - Haga clic en el Expediente elemento de menú, haga clic en Guardar como, ingrese un nombre para su factura y haga clic en Ahorrar.
Facturas de muestra
Factura prestada de servicios de muestra
Muestra de factura de cuidado del césped
Factura de impresión de muestra
