ATTN es una forma corta de la palabra "atención" y se usa comúnmente en correos electrónicos y correspondencia escrita para indicar el destinatario previsto. La mejor manera de utilizar ATTN en la correspondencia por correo electrónico es incluirlo en la línea de asunto. De esta manera, queda claro para quién es el mensaje y es más probable que su correo electrónico sea leído por el destinatario correcto.
Pasos
Método 1 de 3: Agregar ATTN a un correo electrónico
Paso 1. Comience la línea de asunto con ATTN
En algunos casos, como una solicitud de empleo, es posible que solo tenga un correo electrónico genérico para una empresa, pero desee llamar la atención de una persona o departamento en particular. La mejor manera de hacerlo es escribir en la línea de asunto como "ATTN: John Smith".
Alternativamente, si no conoce ningún nombre, puede escribir "ATTN: Hiring Manager" o "ATTN: Marketing Department"
Paso 2. Incluya otra información pertinente en la línea de asunto
Además de llamar la atención de una persona o grupo de personas en particular, también debe incluir algunos detalles importantes sobre el contenido de su correo electrónico. Esto lo hará más pertinente y probablemente se abrirá y leerá más rápido.
Por ejemplo, podría decir "ATTN: John Smith re: Content Marking Position"
Paso 3. Inicie el cuerpo del correo electrónico con ATTN cuando la línea de asunto esté llena
También puede incluir un mensaje ATTN en el cuerpo de un correo electrónico o en un documento adjunto. De esta manera, todavía está comunicando a quién está destinado el mensaje y puede usar la línea de asunto únicamente para indicar el propósito del correo electrónico. Esto puede ser necesario cuando está respondiendo a un correo electrónico y la línea de asunto ya se ha creado.
- Por ejemplo, puede comenzar el cuerpo del correo electrónico diciendo "ATTN: Sandeep Kumar".
- Es posible que desee incluir el indicador ATTN tanto en la línea de asunto como en el cuerpo del correo electrónico.
Método 2 de 3: Determinar cuándo usar ATTN en correos electrónicos
Paso 1. Utilice ATTN cuando no tenga la dirección de correo electrónico del destinatario deseado
Si no conoce la dirección de correo electrónico directa de la persona o departamento al que debe comunicarse, puede enviar un correo electrónico a la dirección de contacto proporcionada en el sitio web de la empresa. Luego, debe indicar en la línea de asunto, utilizando ATTN, a quién debe dirigirse el mensaje.
Paso 2. Incluya ATTN sobre comunicación interna
Utilice ATTN cuando esté escribiendo una nota interna que puede ser relevante para varias personas dentro de su departamento o grupo, pero requiere la atención directa de una o dos personas. De esta manera, aún mantiene a todos informados, pero también prioriza a quién se dirige el mensaje directamente.
Puede escribir "ATTN: Mary Smith re: objetivos de ventas", pero envíe el mensaje a todo el equipo de ventas
Paso 3. Indique que su correo electrónico es importante utilizando ATTN
También puede indicar que algo necesita atención inmediata utilizando el acrónimo ATTN en su línea de asunto. Por ejemplo, podría escribir "Los extractos de nómina requieren ATTN urgente".
Método 3 de 3: Asegurarse de que sus correos electrónicos llamen la atención
Paso 1. Incluya una línea de asunto
Cuando envía un correo electrónico, es muy importante que siempre incluya una línea de asunto. Esta es una oportunidad para que usted haga que su correo electrónico se destaque y también proporcione algunos detalles sobre el contenido del correo electrónico. Un correo electrónico que no incluye una línea de asunto es más probable que se elimine o se pierda en la bandeja de entrada, o irritará al destinatario porque se verá obligado a abrir el correo electrónico para averiguar de qué se trata.
Paso 2. Mantenga la línea de asunto corta
La mayoría de las bandejas de entrada de correo electrónico solo revelarán alrededor de 60 caracteres de la línea de asunto y un teléfono móvil solo mostrará alrededor de 25 a 30 caracteres. Como resultado, debe mantener la línea de asunto corta y escribir primero la información más importante.
Los formularios breves, como “ATTN” y “RE” facilitan la inclusión de más información en la línea de asunto
Paso 3. Escribe algo pegadizo
Las bandejas de entrada a menudo están inundadas de spam y material promocional y muchas personas eliminan los correos electrónicos incluso antes de que se abran. Si está enviando un correo electrónico a alguien que no conoce directamente, es importante que su correo electrónico se destaque. Puede captar la atención de los destinatarios escribiendo una línea de asunto atractiva y creativa.
- Puede escribir “No quiero nada de usted” si se está acercando a alguien a quien admira, pero que nunca ha conocido personalmente. Por ejemplo, este podría ser un autor favorito o alguien a quien admira en su industria.
- Alternativamente, podría decir "gane más dinero expandiendo su base de clientes". Esto sería útil si está buscando establecer conexiones comerciales y desea que se abran sus correos electrónicos.
Paso 4. Incluya detalles importantes
Es muy importante que siempre incluya información importante sobre el contenido del correo electrónico. Si está escribiendo un correo electrónico a un compañero de trabajo sobre un proyecto, asegúrese de poner el título del proyecto en la línea de asunto. De esa manera, su compañero de trabajo sabrá de qué se trata y podrá priorizarlo según sea necesario.
- También puede decir algo como "respuesta necesaria". Esto probablemente hará que su correo electrónico sea una prioridad.
- Alternativamente, escribir una “pregunta rápida sobre la reunión del almuerzo” probablemente llamará la atención porque indica que será una respuesta fácil.
