Si necesita mover una lista o tabla de datos de Word a Excel, no tiene que copiar y pegar cada información individual en su propia celda en la hoja de cálculo. Al formatear correctamente su documento de Word primero, puede importar fácilmente todo el documento a Excel con solo unos pocos clics.
Pasos
Método 1 de 2: convertir una lista
Paso 1. Comprenda cómo se convertirá el documento
Cuando importa un documento a Excel, se usarán ciertos caracteres para determinar qué datos entran en cada celda de la hoja de cálculo de Excel. Al realizar algunos pasos de formateo antes de importar, podrá controlar cómo aparece la hoja de cálculo final y minimizar la cantidad de formateo manual que debe realizar. Esto es especialmente útil si está importando una lista grande de un documento de Word a Excel.
Este método funciona mejor cuando tiene una lista de varias entradas, cada una con el mismo formato (lista de direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, etc.)
Paso 2. Escanee el documento en busca de errores de formato
Antes de comenzar el proceso de conversión, querrá asegurarse de que cada entrada tenga el mismo formato. Esto significa corregir cualquier error de puntuación o reorganizar cualquier entrada que no coincida con el resto. Esto asegurará que los datos se transfieran correctamente.
Paso 3. Muestre los caracteres de formato en su documento de Word
Mostrar los caracteres de formato normalmente ocultos le ayudará a determinar la mejor manera de dividir las entradas. Puede mostrarlos haciendo clic en el botón "Mostrar / Ocultar marcas de párrafo" en la pestaña Inicio o presionando Ctrl + ⇧ Shift + *
La mayoría de las listas tendrán una marca de párrafo al final de cada línea, o una al final de la línea y una en la línea en blanco entre las entradas. Utilizará las marcas para insertar los caracteres utilizados por Excel para diferenciar entre celdas
Paso 4. Reemplace las marcas de párrafo entre cada entrada para eliminar el espacio adicional
Excel utilizará el espacio entre las entradas para determinar las filas, pero deberá deshacerse de él por ahora para ayudar en el proceso de formateo. No se preocupe, lo volverá a agregar en un momento. Esto funciona mejor cuando tiene una marca de párrafo al final de una entrada y otra en el espacio entre las entradas (dos en una fila).
- Presione Ctrl + H para abrir la ventana Buscar y reemplazar.
- Escriba ^ p ^ p en el campo Buscar. Este es el código para dos marcas de párrafo seguidas. Si cada entrada es una sola línea y no hay líneas en blanco entre ellas, use una sola ^ p en su lugar.
- Ingrese un carácter delimitador en el campo Reemplazar. Asegúrese de que no sea un carácter que aparezca en ninguna parte del documento, como ~.
- Haga clic en Reemplazar todo. Notará que las entradas pueden combinarse, pero eso no es una preocupación en este momento siempre que el carácter delimitador esté en el lugar correcto (entre cada entrada)
Paso 5. Separe cada entrada en campos separados
Ahora que sus entradas están separadas para que aparezcan en filas posteriores, querrá definir qué datos aparecerán en cada campo. Por ejemplo, si cada entrada es un nombre en la primera línea, una dirección en la segunda línea y un estado y código postal en la tercera línea, puede
- Presione Ctrl + H para abrir la ventana Buscar y reemplazar.
- Elimine una de las marcas ^ p en el campo Buscar.
- Cambie el carácter en el campo Reemplazar por una coma,.
- Haga clic en Reemplazar todo. Esto reemplazará los símbolos de párrafo restantes con el separador de coma, que separará cada línea en un campo.
Paso 6. Reemplace el carácter delimitador para finalizar el proceso de formateo
Una vez que haya realizado los dos pasos de Buscar y reemplazar anteriores, su lista ya no se verá como una lista. Todo estará en la misma línea, con comas entre cada dato. Este paso final de Buscar y Reemplazar devolverá sus datos a una lista mientras mantiene las comas que definen los campos.
- Presione Ctrl + H para abrir la ventana Buscar y reemplazar.
- Ingrese ~ (o cualquier carácter que eligió originalmente) en el campo Buscar.
- Ingrese ^ p en el campo Reemplazar.
- Haga clic en Reemplazar todo. Esto dividirá sus entradas nuevamente en grupos individuales separados por comas.
Paso 7. Guarde el archivo como un archivo de texto sin formato
Ahora que su formateo está completo, puede guardar el documento como un archivo de texto. Esto permitirá que Excel lea y analice sus datos para que vayan en los campos correctos.
- Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione "Guardar como".
- Haga clic en el menú desplegable "Guardar como tipo" y seleccione "Texto sin formato".
- Nombra el archivo como prefieras y haz clic en Guardar.
- Si aparece la ventana Conversión de archivos, simplemente haga clic en Aceptar.
Paso 8. Abra el archivo en Excel
Ahora que ha guardado el archivo en texto sin formato, puede abrirlo en Excel.
- Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Abrir.
- Haz clic en el menú desplegable "Todos los archivos de Excel" y selecciona "Archivos de texto".
- Haga clic en Siguiente> en la ventana del Asistente para importación de texto.
- Seleccione "Coma" en la lista delimitador. Puede ver cómo se separarán las entradas en la vista previa en la parte inferior. Haga clic en Siguiente>.
- Seleccione el formato de datos para cada una de las columnas y haga clic en Finalizar.
Método 2 de 2: convertir una tabla
Paso 1. Haz una tabla en Word con tus datos
Si tiene una lista de datos en Word, puede convertirla a un formato de tabla en Word y luego copiar rápidamente esa tabla en Excel. Si sus datos ya están en formato de tabla, pase al siguiente paso.
- Seleccione todo el texto que desea convertir en una tabla.
- Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en el botón Tabla.
- Seleccione "Convertir texto en tabla".
- Ingrese el número de líneas por registro en el campo "Número de columnas". Si tiene una línea en blanco entre cada registro, agregue una al total.
- Haga clic en Aceptar.
Paso 2. Verifique el formato de su tabla
Word generará una tabla basada en su configuración. Vuelva a verificarlo para asegurarse de que todo esté donde debería estar.
Paso 3. Haga clic en el pequeño botón "+" que aparece en la esquina superior izquierda de la tabla
Esto se mostrará cuando pase el mouse sobre la mesa. Al hacer clic en esto, se seleccionarán todos los datos de la tabla.
Paso 4. Presione
Ctrl + C para copiar los datos.
También puede hacer clic en el botón "Copiar" en la pestaña Inicio.
Paso 5. Abra Excel
Una vez que se hayan copiado los datos, puede abrir Excel. Si desea poner los datos en una hoja de cálculo existente, cárguela. Coloque el cursor en la celda en la que desea que aparezca la celda superior izquierda de la tabla.
Paso 6. Presione
Ctrl + V para pegar los datos.
Las celdas individuales de la tabla de Word se colocarán en celdas separadas en la hoja de cálculo de Excel.
Paso 7. Divida las columnas restantes
Dependiendo del tipo de datos que esté importando, es posible que deba realizar algún formato adicional. Por ejemplo, si está importando direcciones, la ciudad, la abreviatura del estado y el código postal pueden estar todos en la misma celda. Puede hacer que Excel los divida automáticamente.
- Haga clic en el encabezado de la columna que desea dividir para seleccionar toda la columna.
- Seleccione la pestaña "Datos" y haga clic en el botón "Texto en columnas".
- Haga clic en Siguiente> y luego seleccione la "Coma" en el campo Delimitadores. Si está utilizando el ejemplo anterior, esto separará la ciudad de la abreviatura del estado y el código postal.
- Haga clic en Finalizar para guardar los cambios.
- Seleccione la columna que aún debe dividirse y repita el proceso, seleccionando "Espacio" en lugar de "Coma" como delimitador. Esto separará la abreviatura del estado del código postal.
