Aprender a crear una hoja de libro de calificaciones en Microsoft Excel es una gran herramienta para usar. Proporciona una hoja de cálculo de datos y fórmulas que minimizarán el tiempo y el esfuerzo dedicados a registrar y calcular las calificaciones utilizando métodos anticuados. La siguiente es una descripción bastante detallada de los pasos que prometen aprender esta habilidad y adoptar una herramienta que será útil en futuras tareas de análisis de datos. Solo necesita conocimientos básicos sobre cómo operar Windows 7, XP o Vista para usar este artículo. No es necesario que esté familiarizado con Microsoft Excel.
Pasos
Paso 1. Abra Microsoft Excel
Paso 2. Ingrese la información de la clase en la hoja de Excel
Paso 3. Elija un diseño de libro de calificaciones
Paso 4. Crea fórmulas
Método 1 de 4: abra Microsoft Excel
Paso 1. En su pantalla de inicio, presione "Inicio", luego vaya a "Todos los programas"
Paso 2. Haga clic con el botón izquierdo en "Todos los programas", abra Microsoft Excel
Paso 3. Busque "Microsoft Office" en la lista y haga clic con el botón izquierdo
Paso 4. Presione "Microsoft Excel"
Para acceder más fácilmente a Microsoft Excel, haga clic y arrastre el icono de Excel, desde el paso 3, a su escritorio
Método 2 de 4: ingrese la información de la clase en la hoja de Excel
A los efectos de la organización, siempre debe nombrar la hoja que está creando e incluir información general sobre la clase (es decir, el nombre del instructor, el nombre de la clase y / o los horarios de las reuniones). Este paso es fundamental cuando necesita imprimir el documento, hacer copias y compartirlas. Es muy útil para identificar la tabla del libro de calificaciones presentada correcta y eficientemente.
Paso 1. Nombra la hoja del libro de calificaciones
- Haga doble clic en "Hoja1" en la parte inferior de la ventana de Excel, "Hoja1" ahora está resaltada
- Escriba un nombre para la hoja, por ejemplo: Calificaciones de la primera hora
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Presione Entrar
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 10 Paso 2. Inserte la información de la clase
- Haga clic en la celda A1 para seleccionarla
- Escribe el nombre del profesor.
- Presione la tecla hacia abajo para seleccionar la celda A2
- Escriba el nombre de la clase, por ejemplo: Clase de ciencias sociales
- Presione la tecla hacia abajo para seleccionar la celda A3
- Tipo de horarios de reunión de la clase
- Presione la tecla hacia abajo para seleccionar A4
- Ingrese el término, por ejemplo: Otoño de 2012
- Presiona "Enter" dos veces para ir a la celda A6
- El "cuadro de nombre" en la parte superior de la hoja muestra qué celda está seleccionada.
Método 3 de 4: Elija un diseño de libro de calificaciones
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 11 Paso 1. Ingrese los nombres de los estudiantes
- Es importante elegir el diseño que le resulte más conveniente. Conocer el tipo de entradas que va a realizar le ayudará a identificar las diferentes columnas que necesitará. Necesitará una columna para cada tarea calificada, además de una columna para los nombres de los estudiantes, el total, el promedio y la calificación final.
- Para estos datos, necesitará tres columnas: Nombre, Apellido y una columna para el número de estudiantes.
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Crear una columna secuencial de números
- Con la celda A6 seleccionada, escriba 1
- Presione la tecla de abajo
- Escriba el número 2
- Desplácese sobre la celda A6 hasta que el cursor tenga la forma de un
- Haga clic y arrastre el cursor de la celda A6 a la A7, ahora ambas celdas están resaltadas con un cuadro alrededor de ellas
- Pase el cursor sobre la esquina inferior derecha del cuadro hasta que el cursor se convierta en un signo más +(esto se llama controlador de llenado)
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Haga clic y arrastre hasta llegar a su número final.
- Escriba el nombre de las columnas: seleccione la celda B5, escriba el nombre de la columna Nombre, presione la pestaña del teclado, escriba el apellido, ingrese los nombres de los estudiantes en las columnas correspondientes.
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 12 Paso 2. Cree las columnas restantes (siga los pasos que se muestran antes):
Escriba el resto de las columnas, como Tarea 1, Tarea 2, Prueba 1, Prueba 2, Examen, Total, Promedio y Calificación final. Utilice la tecla de tabulación para pasar de una celda de columna a la siguiente.
Para que los nombres se muestren en orden alfabético, en la pestaña de inicio, haga clic en el icono "Ordenar y filtrar", elija de la A a la Z
Método 4 de 4: crear fórmulas
Excel proporciona una lista de muchas funciones que se pueden utilizar para calcular las calificaciones. La primera función es la función de suma. Usaremos la función de suma para encontrar el total de las calificaciones de los estudiantes. En segundo lugar, usaremos la función de promedio que traducirá el total a un porcentaje.
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 13 Paso 1. El total de calificaciones de los estudiantes
- Seleccione la celda I 6 (la celda directamente debajo de la celda "Total")
- En el menú Fórmulas, seleccione Suma automática
- Haga clic y arrastre las celdas D6 a H6 a lo largo de la fila.
- Presione Entrar
-
Para copiar la fórmula en toda la columna Total, haga clic y arrastre el controlador de relleno hasta llegar a la celda I15. (esto copiará la función a cada fila, calculando las calificaciones totales para cada estudiante)
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 14 Paso 2. El promedio de las calificaciones
Para encontrar el promedio de las calificaciones de cada estudiante, dividiremos el total encontrado en la columna "total" por el máximo total posible.
(en este ejemplo, asumiremos que el máximo total posible de calificaciones es 500)
- Seleccione la celda J6 (la celda directamente debajo de la celda "promedio")
- Haga clic en la barra de fórmulas para escribir
- Tipo = 16/500
- Presione Entrar
- Desde la celda J6, haga clic y arrastre el controlador de relleno a toda la columna de promedio, hasta la celda J15
- Para formatear el promedio en forma de porcentaje, seleccione la columna J6 a J15
- Haga clic derecho en la columna seleccionada
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Elija Formato de celdas, aparecerá un cuadro de diálogo
En la pestaña Número, haga clic en la categoría Porcentaje
- Cambie el número de posiciones decimales como prefiera
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Haga clic en Aceptar.
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 15 Paso 3. Traducir las calificaciones promedio calculadas a calificaciones finales en letras
Excel nos permite agregar una función que calcula automáticamente una calificación en base a sus promedios en la columna J. Para realizar esta función necesitaremos una clave, que es simplemente una tabla de calificaciones en letras y los números correspondientes. Usaremos una tabla de muestra de Excel.
- Crear la tabla clave
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Seleccione la celda M7, comenzaremos a escribir la tabla aquí
- Escriba "Promedio", esta será la primera columna
- Presione la tecla de tabulación
- Escriba "Calificaciones"
- En "Promedio", escriba las puntuaciones de la escala de calificación.
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En la columna "Calificaciones", escriba la calificación en letra correspondiente a cada puntuación.
Crear un libro de calificaciones en Microsoft Excel Paso 16 Paso 4. Escriba la fórmula
La función requerida para devolver una calificación con letras es la función BUSCARV y se denomina función anidada. Sigue la fórmula:
VLOOKUPlookup_value, table_array, column_index_number, [range_lookup])
- Seleccione la celda K6
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Empiece a escribir la fórmula = BUSCARV (J6, $ M $ 18: $ N $ 22, 2, VERDADERO)
Explicación: después de los corchetes, escriba la celda que contiene la puntuación final del estudiante que se encuentra en esta celda de ejemplo J6. La segunda parte de la fórmula se incluye automáticamente seleccionando la tabla de claves; presione F4 en el teclado para insertar los signos de dólar que bloquearán el rango seleccionado. La tercera parte es el número de columna de la tabla que contiene las calificaciones en letras. Verdadero significa una coincidencia aproximada con los valores de la columna, falso dará como resultado coincidencias exactas
- Presione Entrar
- Copie la fórmula en toda la columna hasta la celda K15 haciendo clic y arrastrando el controlador de relleno desde la celda K6.
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La repetición de este proceso le permitirá calcular las calificaciones de otras clases en el futuro.
Consejos
- Siempre asigne un título a su libro de calificaciones, haciendo clic en la pestaña "archivo", seleccione "Guardar como", en la ventana Guardar como, elija una ubicación y escriba un nombre para su documento. Presione "Guardar" cuando esté listo para guardar.
- Consulte el extenso menú "Ayuda" de Excel cuando lo necesite. Ofrece herramientas para crear estadísticas de datos.
- Para saber qué sistema operativo tiene su PC, presione "Inicio", haga clic derecho en "Equipo", desplácese hacia abajo y haga clic en "Propiedades", aparecerá un cuadro de diálogo del sistema con información básica sobre su equipo.
- Para acceder más fácilmente a Microsoft Excel, haga clic y arrastre el icono de Excel, desde el paso 3, a su escritorio.
- El cuadro de nombre en la parte superior si la hoja muestra qué celda está seleccionada.
Advertencias
- Asegúrese de confirmar que las ecuaciones que creó para su libro de calificaciones se calculan correctamente.
- Asegúrese de guardar todo su progreso para evitar perder información mientras trabaja.
- Guarde siempre una copia de seguridad de su libro de calificaciones y mantenga copias impresas.
