En la era de los teléfonos móviles, la etiqueta telefónica se ha quedado en gran parte en el camino. Saber cómo recibir mensajes sigue siendo útil cuando trabajas en una oficina o recibes llamadas de otra persona. Ser cortés, anotar todo y entregar el mensaje con prontitud es clave.
Pasos
Paso 1. Contesta el teléfono
La persona del otro lado pregunta por su supervisor inmediato o compañero de trabajo que no está en su escritorio. Lo primero que debe hacer es decir: "Él / ella no está disponible en este momento. ¿Puedo tomar un mensaje?" Suponiendo que digan que sí, continúe con el siguiente paso. Si dicen que no, insista en que al menos le permitan ayudarlos. Si se niega cortésmente, pídale a la persona que al menos le dé su nombre y el nombre de la empresa; asegúrese de anotar su número de identificación de la llamada y también dígale a la persona un buen momento para volver a intentarlo. Solo recuerde preguntar si puede hacer algo más; es posible que quieran devolver la llamada y dejar un mensaje en el contestador automático. Asegúrese de informar a quien sea la persona a la que llamó, quién llamó y cuándo podría volver a intentarlo.
Paso 2. Escriba todo lo que dicen
Es posible que no crea que lo que dicen sea importante, pero la persona para la que está escribiendo el mensaje podría pensar que lo es. Si es necesario, pídales que repitan la información.
Paso 3. Dígale adiós (y "De nada" si corresponde)
Paso 4. Entregue el mensaje a la persona lo antes posible o déjelo en algún lugar donde lo encuentre
Consejos
- Ser cortés.
- Escriba con letra clara.
- Asegúrese de no escribir nada incorrecto. No querrás que la persona que recibe el mensaje tenga una idea equivocada.
