Escribir sus prioridades en papel funciona si puede eliminarlas en una tarde. Con un torrente de tareas entrantes en el hogar o el trabajo, muchas se trasladan al día siguiente (semana o mes). Esta hoja de cálculo de Excel observa los plazos que se acercan y cambia las prioridades de las tareas en consecuencia. En 20 minutos, los pasos a continuación proporcionan una forma más eficaz de gestionar sus prioridades.
Pasos
Paso 1. Cree una pestaña "Inicio" u "Oficina"
Abra una nueva hoja de cálculo de Excel. Haga clic derecho en la pestaña "Hoja1" en la parte inferior y haga clic en Cambiar nombre. Escriba "Casa" u "Oficina".
Paso 2. Cambie el nombre de Sheet2 como "Plantilla" y de Sheet3 como "Puntos" repitiendo el Paso 1
Paso 3. Cree la tabla Importancia
En la pestaña Puntos, complete las columnas A, B y C:
Paso 4. Defina el nombre "Importancia"
Seleccione de la celda A2 a C7. Haga clic en Insertar Nombre Definir
Defina el nombre como "Importancia" y haga clic en Aceptar
Paso 5. Cree la tabla de esfuerzo
Repita los pasos 3, 4 y 5 para crear la tabla de esfuerzo en las columnas E, F y G. Seleccione las celdas E2 a G6 y asígneles el nombre "Esfuerzo".
Paso 6. Cree la tabla de urgencia
Repita los pasos 3, 4 y 5 para crear la tabla Urgencia en las columnas I, J y K. Nómbrelas "Urgencia".
Paso 7. Ingrese los títulos en la pestaña Inicio
Haga clic en la pestaña Inicio e inserte los títulos en la fila 1:
- A - Prioridad A fórmula, 1 para la tarea más importante, pero puede ser superior a 100
- B - Nombre de la tarea de la tarea.
- C - Importancia Una A, B, C, D, E o F de la tabla.
- D - Esfuerzo A 1-5, de la tabla Esfuerzo.
- E - Urgencia Una fórmula basada en la fecha de vencimiento.
- F - Fecha de vencimiento en la que debe terminarse la tarea. Las fechas de vencimiento no son difíciles ni rápidas. Rampa arriba le dice qué tan temprano podría comenzar la tarea y Extensión le dice cuántos días podría deslizarse. Cortarse el cabello puede tener un aumento de 5 y una extensión de 4; no tiene sentido cortarse el cabello 2 semanas antes y la gente podría notar si se retrasó más de 5 días.
- G - Acelerar Días antes de la fecha de vencimiento en que podría comenzar la tarea.
- H - Extensión Extensión automática de la fecha de vencimiento
- I - Fórmula de días restantes. Número de días antes de la fecha de vencimiento; negativo si ha pasado la fecha de vencimiento.
- J - La tarea Fecha de finalización se completó realmente.
- K - Comentar Cualquier detalle de la tarea.
Paso 8. Ingrese su lista de tareas
Nota Prioridad, Urgencia y Días restantes se dejan en blanco. Se completarán con fórmulas. Aquí tienes una muestra de las tareas del hogar.
Paso 9. Ingrese fórmulas para Días restantes, Urgencia y Prioridad
Las fórmulas siguientes son para la fila 2.
- I (Días restantes) = F2-SI (ESBLANCO (J2), HOY (), J2)
- E (Urgencia) = SI (I2> G2, 5, SI (I2> 0, 4, SI (I2 = 0, 3, SI (I2 + H2> 0, 2, 1))))
- A (Prioridad) = BUSCARV (C2, Importancia, 2, FALSO) + BUSCARV (D2, Esfuerzo, 2, FALSO) + BUSCARV (E2, Urgencia, 2, FALSO)
Paso 10. Cambie el formato de la celda I2 a Entero haciendo clic derecho en la celda, seleccionando formato y conviértalo en un Número con 0 posiciones decimales
Paso 11. Copie las fórmulas de Prioridad, Urgencia y Días restantes en las celdas restantes de cada columna
Seleccione la celda E2 y escriba CTRL-C.
Seleccione las celdas E3 a E10 y haga clic en CTRL-V. Repita para copiar la celda I2 a las celdas I3 a I10. Finalmente, repita para copiar la celda A2 en las celdas A3 a A10. Ignore los valores impares que obtenga para las tareas no definidas.
Paso 12. Ordene las filas por prioridad
Seleccione de las celdas A1 a K, para tantas filas como datos tenga. Luego haga clic en Ordenar datos.
Paso 13. Guarde su hoja de cálculo de prioridades, incluida la fecha para el control de versiones
Paso 14. Marque las tareas como terminadas
A medida que completa las tareas, marque la fecha en la columna Finalizado. Recordar CONTROL- ;
(tecla de control y punto y coma) ingresa inmediatamente la fecha actual.
Paso 15. Observe que las prioridades cambian cada día
Aquí están las prioridades durante varios días. El 13 de julio todas las tareas están antes del Rampa arriba período, por lo que tienen grandes números. El 20 de julio, aparecen prioridades más altas (números más pequeños) para cuatro tareas, que incluyen Cortar el césped que ha golpeado su Vencer fecha. El día 21, la prioridad es mayor porque estamos en el Extensión período y el 23 de julio es aún más alto porque está más allá del Extensión período. Pagar facturas también pasa por una escalada los días 23 y 25.
Consejos
- Siéntase libre de agregar más columnas: quién asignó la tarea, categoría, etc.
- Divida las tareas grandes en más pequeñas.
- Ordene la lista de tareas todos los días si es necesario.
- Mantenga archivos de Excel separados para la familia / el hogar y el trabajo.
- = SI (DÍA DE LA SEMANA (HOY (), 2)> 5, HOY () - (DÍA DE LA SEMANA (HOY (), 2) -5) +7, HOY () - (DÍA DE LA SEMANA (HOY (), 2) -5))
- Utilice Autofiltro para seleccionar tareas vencidas (Urgencia = 1) o tareas muy importantes (Importancia = "A")
- Lea los artículos que se enumeran a continuación sobre la priorización y la gestión del tiempo.
- Copie las tareas recurrentes en la pestaña Plantillas, para que pueda encontrarlas y volver a copiarlas fácilmente.
- Siéntase libre de cambiar los puntos otorgados para cada parte de la prioridad.
- Una forma de mantener una tarea que se repite constantemente actualizada es ingresar esto en la columna de fecha: (Este ejemplo usa viernes, que es "5" aquí).
- Agregue formatos condicionales en la fecha de vencimiento para indicar cuándo está vencido.
- Semanalmente, mensualmente (o quizás el doble) cuente el número de tareas completadas en cada período. Este puede ser el único comentario positivo que pueda obtener sobre su trabajo.
- Esto busca la fecha de "hoy" (lunes = 1, martes = 2,… dom = 7) y comprueba si es más tarde del viernes. Si es así, agregará siete al viernes actual, dando las próximas semanas el viernes. Si no es más tarde del viernes, solo muestra la fecha del viernes para esta semana.
- En este ejemplo, lunes = 1, martes = 2, miércoles = 3, jueves = 4, viernes = 5, sábado = 6 y domingo = 7.
- Para cambiar esta fórmula para que funcione, digamos, martes, podemos ver al mirar la lista anterior que martes = 2, así que simplemente cambie los tres 5 en la fórmula por 2.
Advertencias
- En lugar de llevar sus archivos de Excel con usted todo el tiempo, use la hoja de cálculo de Google para que sus archivos siempre estén disponibles para usted.
- Guarde la hoja de cálculo cada pocas sesiones para su recuperación.
- La gestión del tiempo es muy personal y es posible que esta hoja de cálculo no se ajuste a sus necesidades y preferencias. Puede parecer entrometido o simplemente demasiado exigente visitarlo todos los días. Puede funcionar para usted, pero no para sus amigos o viceversa.
- Las prioridades calculadas no son números ordinales. Completar una tarea de prioridad "1" no cambia todas las demás hacia arriba. Las prioridades pueden variar hasta más de cien y no todos los números son posibles. Concéntrese generalmente en las prioridades entre 1 y 12.
- No se preocupe por tener demasiadas tareas, incluso dos meses de tareas pueden esperar al final de la lista hasta que se acerque la fecha de vencimiento.
