Microsoft Excel es una gran herramienta para organizar su información. Aquí hay una guía para una función básica pero extremadamente útil: ordenar sus datos alfabéticamente.
Pasos
Método 1 de 2: ordenar alfabéticamente
Paso 1. Formatee la fila del encabezado
La fila de encabezado es la fila superior de su hoja de cálculo, con los nombres de sus columnas. Excel a veces clasificará esta fila pensando que es parte de sus datos, especialmente si su hoja de cálculo es completamente de texto. Aquí hay algunas formas de prevenir esto:
- Formatea tu fila de encabezado de manera diferente. Por ejemplo, ponga el texto en negrita o póngalo en un color diferente.
- Asegúrese de que no haya celdas en blanco en su fila de encabezado.
- Si Excel aún arruina la clasificación, seleccione la fila del encabezado y use el menú de la cinta superior para hacer clic en Inicio → Edición → Ordenar y filtrar → Orden personalizado → Mis datos tienen encabezados.
Paso 2. Seleccione la columna que desea ordenar alfabéticamente
Puede hacer clic en la celda del encabezado de esa columna o en la letra que está encima (A, B, C, D, etc.).
Paso 3. Abra la pestaña Datos
Haga clic en Datos en el menú superior para ver las opciones de Datos en el menú de cinta que se encuentra sobre su hoja de cálculo.
Paso 4. Busque la sección Ordenar y filtrar
El menú de la cinta está dividido en áreas relacionadas, con el nombre debajo de cada una. Busque el área etiquetada Ordenar y filtrar.
Si no lo ve en el menú Datos, intente regresar a la pestaña Inicio y busque un botón Ordenar y filtrar en la sección Edición
Paso 5. Haga clic en el botón A → Z
Para ordenar la hoja de cálculo en orden alfabético, simplemente haga clic en el símbolo A → Z en la sección Ordenar y filtrar. Esto reorganizará la hoja de cálculo en orden alfabético de la columna seleccionada. En la mayoría de las versiones de Excel, este botón se encuentra en la esquina superior izquierda de la sección Ordenar y filtrar.
Para ordenarlo en orden alfabético inverso, haga clic en el símbolo Z → A en su lugar
Método 2 de 2: ordenar por apellido
Paso 1. Use esto cuando su hoja de cálculo use nombres completos en una sola celda
Si tiene nombres completos enumerados en una sola columna, la alfabetización solo ordenará por el nombre. Con estas instrucciones, puede dividir los nombres en dos columnas primero para poder ordenarlos por la columna del apellido.
Paso 2. Inserte una nueva columna en blanco
Coloque esto inmediatamente a la derecha de la columna de nombres.
Paso 3. Ingrese la fórmula para los nombres
Ingrese esta fórmula en la celda superior de la nueva columna: = IZQUIERDA (A1, BUSCAR ("", A1)) asegurándose de incluir el espacio entre las comillas. Esta fórmula se verá en la columna de nombre completo y copiará todo antes del espacio
- Si es necesario, reemplace ambas instancias de A con la letra de la columna que tiene los nombres completos en la lista.
- Reemplace ambas instancias de 1 con el número de la fila que está escribiendo.
Paso 4. Copie esta fórmula en toda la columna
Haga clic en el encabezado de esta nueva columna y copie y pegue la fórmula que acaba de ingresar. Debería ver que todos los nombres aparecen solos en esta columna.
Paso 5. Cree la columna de apellido
Cree una nueva columna a la derecha de la columna del nombre. Copie y pegue esta fórmula para completar la columna con los apellidos:
= DERECHA (A1, LEN (A1) -FIND ("", A1))
Paso 6. Ordene por la columna de apellido
Ahora puede ordenar alfabéticamente la columna del apellido, como se describe en el método anterior.
