Excel es ideal para tablas de datos, pero ¿cómo puede manipularlo y organizarlo para que satisfaga sus necesidades? La herramienta Ordenar le permite ordenar columnas rápidamente por una variedad de formatos, o crear su propia ordenación personalizada para múltiples columnas y tipos de datos. Utilice la función Ordenar para organizar lógicamente sus datos y facilitar su comprensión y uso.
Pasos
Parte 1 de 3: Clasificación alfabética o numérica
Paso 1. Seleccione sus datos
Puede hacer clic y arrastrar para seleccionar la columna que desea ordenar, o puede hacer clic en una de las celdas de la columna para activarla y dejar que Excel seleccione los datos automáticamente.
Todos los datos de la columna deberán formatearse de la misma manera para poder ordenarlos (es decir, texto, números, fechas)
Paso 2. Busque los botones Ordenar
Estos se pueden encontrar en la pestaña Datos en la sección "Ordenar y filtrar". Para realizar clasificaciones rápidas, utilizará los botones "AZ ↓" y "AZ ↑".
Paso 3. Ordene su columna haciendo clic en el botón correspondiente
Si está ordenando números, puede ordenarlos de menor a mayor ("AZ ↓") o de mayor a menor ("AZ ↑"). Si está ordenando texto, puede ordenar en orden alfanumérico ascendente ("AZ ↓") o en orden alfanumérico descendente ("AZ ↑"). Si está ordenando fechas u horas, puede ordenar de anterior a posterior ("AZ ↓") o de posterior a anterior ("AZ ↑").
Si hay otra columna de datos junto a la que está ordenando, se le preguntará si desea incluir esos datos en la ordenación. La clasificación seguirá siendo la columna que seleccionó originalmente, pero las columnas de datos asociadas se ordenarán junto con ella
Paso 4. Solucione el problema de una columna que no se ordena
Si tiene errores al intentar ordenar, lo más probable es que el culpable sea problemas de formato con los datos.
- Si está ordenando números, asegúrese de que todas las celdas tengan el formato de números y no de texto. Los números se pueden importar accidentalmente como texto desde ciertos programas de contabilidad.
- Si está ordenando texto, pueden surgir errores por espacios iniciales o un formato incorrecto.
- Si está ordenando fechas u horas, los problemas generalmente provienen del formato de sus datos. Para que Excel se ordene correctamente por fecha, debe asegurarse de que todos los datos se almacenen como una fecha.
Parte 2 de 3: Clasificación con varios criterios
Paso 1. Seleccione sus datos
Supongamos que tiene una hoja de cálculo con una lista de nombres de clientes, así como la ciudad en la que se encuentran. Para facilitar su vida, primero desea ordenar alfabéticamente por ciudad y luego ordenar alfabéticamente a cada cliente dentro de cada ciudad. Crear una ordenación personalizada puede hacer precisamente eso.
Paso 2. Haga clic en el botón Ordenar
Esto se puede encontrar en la sección "Ordenar y filtrar" de la pestaña Datos. Se abrirá la ventana Ordenar, lo que le permitirá crear una ordenación personalizada con varios criterios.
Si sus columnas tienen encabezados en la primera celda, como "Ciudad" y "Nombre", asegúrese de marcar la casilla "Mis datos tienen encabezados" en la esquina superior izquierda de la ventana de clasificación
Paso 3. Crea tu primera regla
Haga clic en el menú "Ordenar por" para elegir la columna que desee. En este ejemplo, primero estaría ordenando por ciudad, así que seleccione la columna apropiada del menú.
- Mantenga "Ordenar en" establecido en "Valores".
- Establezca el orden en "A a Z" o "Z a A" dependiendo de cómo desee ordenar.
Paso 4. Crea tu segunda regla
Haga clic en el botón "Agregar nivel". Esto agregará una regla debajo de la primera. Seleccione la segunda columna (la columna Nombre en nuestro ejemplo) y luego seleccione el orden de clasificación (para facilitar la lectura, elija el mismo orden que su primera regla).
Paso 5. Haga clic en Aceptar
Su lista se ordenará de acuerdo con sus reglas. Debería ver las ciudades enumeradas alfabéticamente y luego los nombres de los clientes ordenados alfabéticamente dentro de cada ciudad.
Este ejemplo es simple y solo incluye dos columnas. Sin embargo, puede hacer que su clasificación sea tan compleja como desee e incluir muchas columnas
Parte 3 de 3: Clasificación por celda o color de fuente
Paso 1. Seleccione sus datos
Puede hacer clic y arrastrar para seleccionar la columna que desea ordenar, o puede hacer clic en una de las celdas de la columna para activarla y dejar que Excel seleccione los datos automáticamente.
Paso 2. Haga clic en el botón Ordenar
El botón Ordenar se puede encontrar en la pestaña Datos en la sección "Ordenar y filtrar". Esto abrirá la ventana Ordenar. Si tiene otra columna de datos junto a la que está ordenando, se le preguntará si desea incluir esos datos en la ordenación.
Paso 3. Seleccione "Color de celda" o "Color de fuente" en el menú "Ordenar por"
Esto le permitirá elegir el primer color por el que desea ordenar.
Paso 4. Seleccione el color que desea ordenar primero
En la columna "Orden", puede usar el menú desplegable para elegir qué color desea poner primero o último en la clasificación. Solo puede elegir colores que estén presentes en la columna.
No existe un orden predeterminado para la clasificación de colores. Deberá definir el orden usted mismo
Paso 5. Agrega otro color
Deberá agregar otra regla para cada color en la columna que está ordenando. Haga clic en "Agregar nivel" para agregar otra regla a la clasificación. Elija el siguiente color por el que desea ordenar y luego el orden por el que desea ordenar.
Asegúrese de que cada orden sea el mismo para cada regla. Por ejemplo, si está ordenando de arriba a abajo, asegúrese de que la sección "Orden" de cada regla diga "Arriba"
Paso 6. Haga clic en Aceptar
Cada regla se aplicará una por una y la columna se ordenará según los colores que definiste.
Consejos
- Intente ordenar los datos de diferentes formas; estas nuevas perspectivas pueden iluminar diferentes aspectos de la información.
- Si su hoja de cálculo tiene totales, promedios u otra información resumida debajo de la información que necesita ordenar, tenga cuidado de no ordenarlos también.
