Abrir la bandeja de entrada de su correo electrónico puede ser como abrir una caja de Pandora con gramática inadecuada, mala ortografía y mal gusto. Considere qué impresiones causan sus correos electrónicos en los demás; siempre es el momento adecuado para diferenciar sus correos electrónicos del resto. Siga estos pasos y mejore su etiqueta de correo electrónico.
Pasos
Paso 1. Mantenga su correo electrónico conciso, conversacional y enfocado
Es más difícil leer letras en la pantalla de una computadora que en una hoja de papel, así que mantenga los correos electrónicos breves y concisos. Si bien no existe una longitud ideal de correo electrónico, mantenga las oraciones cortas, alrededor de 8-12 palabras y deje un espacio entre los párrafos.
En un correo electrónico del trabajo, vaya directo al grano: "Espero que…" "Creo que deberíamos…". etc. directamente al frente, haciendo el caso en las siguientes líneas. Muchas personas solo leen las primeras líneas antes de decidir responder o guardarlas para más adelante. Esa línea debe dar suficiente "carne" para permitir una decisión informada. Para los correos electrónicos personales, a menudo es una buena idea abrir con una breve nota personal antes de entrar en el punto principal de su correo electrónico
Paso 2. Evite los formatos sofisticados
Cambiar las fuentes y los colores, insertar listas de viñetas o usar HTML puede hacer que un correo electrónico parezca extraño o que el destinatario no pueda leerlo, incluso si el formato se ve bien en su computadora. Mantenlo simple.
Paso 3. Limite los archivos adjuntos
No agregue un archivo adjunto a menos que sea realmente necesario. Mantenga los accesorios lo más pequeños posible. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico pueden enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 1 MB, pero cualquier otra cosa puede ser una molestia para usted o el destinatario, e incluso los archivos más pequeños pueden tardar mucho en abrirse si la conexión de correo electrónico del destinatario es lenta. Si necesita enviar un archivo más grande, comprímalo o comprímalo o utilice los servicios en línea que le ayudarán a enviar archivos grandes como YouSendIt.com. Si necesita enviar varias páginas, como planes de reuniones o correcciones de texto de gran tamaño, envíe un fax o un conjunto de páginas mecanografiadas en una carta.
- No comprima archivos adjuntos de correo electrónico a menos que sea necesario. A menos que un archivo adjunto sea demasiado grande para enviarlo de otra manera, corre el riesgo de perder el tiempo del destinatario y posiblemente impedirle que acceda a sus archivos adjuntos. Muchos dispositivos móviles no pueden descomprimir archivos zip. Además, es redundante ya que muchos archivos comunes como.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word y Powerpoint) ya están en formato comprimido.
- Tenga en cuenta que muchas personas o empresas no abrirán los archivos adjuntos de alguien que no conocen, y algunas cuentas de correo electrónico están configuradas para enviar automáticamente correos electrónicos con archivos adjuntos a la carpeta de correo no deseado, por lo que si está solicitando un trabajo, por ejemplo., asegúrese de seguir las instrucciones del destinatario con respecto a los archivos adjuntos. Si no se dan instrucciones, envíe otro correo electrónico para informar al destinatario que le enviará un correo electrónico con un archivo adjunto.
Paso 4. Piense antes de enviar
No envíe correos electrónicos cuando esté emocionado. Siéntase libre de escribir el asunto y el texto del correo electrónico, luego guárdelo. Solo agregue los destinatarios y envíelo después de que haya tenido tiempo de pensar en lo que está enviando; podría cambiar de opinión y estar mejor por ello.
El correo electrónico también se ha convertido en una herramienta para preguntar o decirle a la gente cosas que normalmente nunca dirías cara a cara (¿alguna vez te preguntaste por qué te conviertes en una persona diferente instintivamente en línea?). Si vas a enviar a alguien cualquier cosa, vuelva a leerlo y pregúntese si les diría esto si estuvieran a su lado o cara a cara. Si se trata de un tema delicado, léalo dos veces.
Paso 5. Tenga cuidado con el uso de abreviaturas y emoticonos
Esto puede ser aceptable en un correo electrónico informal, como con un amigo. Sin embargo, en una carta formal no tendrías que decirle a alguien que te estás "riendo a carcajadas", las personas pueden encontrarlo inapropiado y podrían sentir que estás siendo frívolo.
Algunas abreviaturas, como "BTW" para "By the Way", se usan comúnmente en correos electrónicos y generalmente son aceptables, excepto en correos electrónicos formales y profesionales
Método 1 de 3: escribir nuevos correos electrónicos
Paso 1. Utilice los campos del destinatario correctamente
Se espera que los destinatarios en el campo "para" tomen medidas, y aquellos en "CC" son para mantener informados a los colegas o jefes.
- Tenga cuidado al solicitar ACCIÓN de más de una persona en el campo "Para:". Esto puede dar lugar a múltiples esfuerzos para la misma tarea, o ningún esfuerzo porque se supone que alguien más está manejando la solicitud.
- Si envía un correo electrónico a una lista de personas cuyas direcciones desea mantener en privado, colóquelas todas en el campo CCO y escriba su propia dirección en el campo "para".
- Si desea eliminar gradualmente a alguien del hilo (por ejemplo, si le ha presentado a otra persona, y ahora usted y esa persona están trabajando en algunos detalles y no quieren atascar la bandeja de entrada del presentador) muévase la dirección de la persona desde el campo "para" o CC al campo CCO.
Paso 2. Haga que la línea de asunto sea útil
Una buena línea de asunto proporciona un resumen útil del contenido del correo electrónico, lo que prepara al lector rápidamente. Las bandejas de entrada de correo electrónico se saturan con frecuencia, por lo que una buena línea de asunto ayuda al destinatario a determinar la prioridad de su correo electrónico. También ayuda a evitar que su correo electrónico se elimine incluso antes de que se haya leído. Dado que el asunto es lo primero que ve el destinatario, manténgalo libre de errores, conciso y evite líneas genéricas como "Hola", "¿Qué pasa?" O el nombre del destinatario (este último puede estar bloqueado por filtros antispam).
Evite dar prioridad a sus mensajes para el destinatario. Deja el hábito de marcar cada correo electrónico como "¡Urgente!" o "Prioridad alta" o tus correos electrónicos terminarán siendo tratados como el niño que gritó lobo y todos serán ignorados. Es irritante y presuntuoso asumir que tu solicitud de correo electrónico está más arriba en la cola que la de cualquier otra persona, especialmente en un contexto de trabajo Sea lo suficientemente amable como para darle crédito al receptor por averiguar por sí mismo cómo priorizar su mensaje
Método 2 de 3: Responder a correos electrónicos
Paso 1. Tenga cuidado con a quién copia en las respuestas
Si responde a un mensaje y luego CC: un tercero que el remitente original no incluyó, asegúrese de que el remitente original no se molestará por ello. Esta información puede haber sido "solo para sus ojos". Esto es especialmente importante si el remitente original es su supervisor de trabajo. Tenga cuidado con el uso de BCC:. Esto puede ser contraproducente si la persona que es BCC: 'responde sin haber visto que su copia era ciega.
Paso 2. Determine a quién debe responder
Los correos electrónicos que se le envíen únicamente generalmente requieren que responda solo al remitente, pero para los correos electrónicos enviados a varias personas, es posible que deba elegir la opción "Responder a todos" para enviar su respuesta a todos. Sea prudente; usar "Responder a todos" todo el tiempo genera retornos en abundancia y deja mensajes languideciendo en las bandejas de entrada de muchas personas. Considere las consecuencias de recibir un correo electrónico, presionar responder a todos y se envía a veinte personas y luego esas veinte personas presionan responder a todos; puede componerse muy rápidamente en cientos de miles de correos electrónicos y todos se sienten obligados a presionar "responder a todos" como una forma de mantener a todos al tanto porque nadie sabe quién debe leerlo y quién no.
Paso 3. Piénselo dos veces antes de responder para simplemente dar las gracias
Algunas personas no quieren un correo electrónico que diga "Gracias". Esto toma más tiempo para abrir el correo electrónico y leerlo solo para leer lo que ya sabe. Algunas personas incluyen una línea que dice "NTN" - "No se necesitan gracias".
Paso 4. Resuma las discusiones largas
Desplazarse por las páginas de respuestas para comprender una discusión es molesto. En lugar de continuar reenviando una cadena de mensajes, tómese un minuto para resumirla para sus lectores.
Paso 5. Asegúrese de incluir la información a la que está respondiendo
Muchas personas y empresas escriben y responden cientos de correos electrónicos todos los días. Evite enviar un correo electrónico indistinto que solo diga "Sí". Incluya la pregunta que hizo el destinatario para que sepan a qué está respondiendo. Evite que el destinatario se desplace hacia abajo más de un mensaje en el historial.
Paso 6. Responda con prontitud
Si necesita investigar un poco o pensar antes de responder a un correo electrónico, o si está demasiado ocupado para escribir una respuesta completa con prontitud, envíe una respuesta corta para informarle al remitente que recibió el correo electrónico y avisarle cuándo responderá..
Paso 7. Sea proactivo
Al responder a un correo electrónico, puede ahorrarles a todos algo de tiempo anticipando cualquier pregunta o inquietud que pueda suscitar su respuesta. Aborde estos en su respuesta antes de que alguien tenga que enviar un nuevo correo electrónico para preguntar sobre ellos.
Método 3 de 3: Algunas cosas básicas que no debe hacer
Paso 1. No reenvíe correos electrónicos que sean privados
Por ejemplo, evite reenviar un correo electrónico que contenga un secreto, especialmente si la persona a la que está enviando el correo electrónico no quiere que lo haga. Si lo hace, es posible que el destinatario pierda la confianza en usted y es posible que su relación se arruine. Ciertamente no quieres que eso suceda.
Paso 2. No difunda rumores sobre la gente
Si se siente tentado a hacerlo, póngase en el lugar de la otra persona y piense cómo se sentiría si esa persona difundiera rumores sobre usted. Por ejemplo, si tu amigo tiene reputación de ser mezquino y mandón, piensa en cómo te sentirías si tu amigo les contara a tus otros amigos sobre una de tus peculiaridades. No estarías muy feliz, ¿verdad?
Paso 3. Evite discutir los asuntos privados de las personas
Por ejemplo, evita que tu amiga sepa que su amiga rompió con un ex novio. El correo electrónico no es completamente privado, por lo que es posible que la persona cuyo negocio está discutiendo pueda ver los correos electrónicos y se enoje contigo y / o se avergüence, y esto podría arruinar tu relación con la persona.
Paso 4. Evite las llamas
Las llamas son básicamente insultos enviados en línea para ofenderte, por lo que es importante no enviar llamas a otras personas o iniciar guerras de llamas. Esto podría enojar a la otra persona y también podría suspender su cuenta por esto.
Paso 5. Evite compartir la información personal de otros sin permiso
Puede ser cualquier cosa, desde la edad de una persona hasta el nombre de la escuela a la que asiste. Ponte en el lugar de la otra persona: ¿cómo te sentirías si alguien le diera a tu amigo la dirección de tu casa? No sería muy feliz, así que asegúrese de obtener permiso antes de compartir la información personal de alguien con otros por correo electrónico, o no lo haga en absoluto.
Paso 6. No envíe un correo electrónico cuando esté enojado
Mostrará que está enojado y que puede molestar a la persona. Por ejemplo, si estás enojado con alguien en el trabajo y le envías un correo electrónico a esa persona con una gran perorata en mayúsculas, esto podría hacer que la persona a la que le enviaste el correo electrónico se sienta irritada. Lo mismo ocurre con la respuesta a los correos electrónicos; Si está enojado con alguien por enviarle un mensaje en particular, no responda hasta que se haya calmado.
Ejemplos de correos electrónicos
Ejemplo de correo electrónico de recordatorio de llamada en conferencia
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Ejemplo de correo electrónico que describe la nueva política
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Ejemplo de correo electrónico del profesor sobre una pregunta
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Consejos
- Las fuentes estándar facilitan la lectura. Por ejemplo, Arial, Cambria y Narrow. Mantenga el tamaño de fuente normal, generalmente no más de 15. Si necesita llamar la atención de una manera especial o enfática, use fuentes en negrita o cursiva. Esto es infinitamente mejor que gritar en todas las mayúsculas.
- Si le envían una llama, elimínela inmediatamente para evitar iniciar una guerra de llamas.
- Recuerde que su tono no se puede escuchar en el correo electrónico. ¿Alguna vez ha intentado sarcasmo en un correo electrónico y el destinatario lo tomó de manera incorrecta? Los mensajes de correo electrónico no transmiten los matices de la comunicación verbal. En un intento de inferir el tono de voz, algunas personas usan emoticonos, pero los usan con moderación para que usted no parezca poco profesional.
Además, no asuma que usar un emoticón sonriente dominará un mensaje difícil.
- Evite el uso del correo electrónico como un medio para eludir el contacto personal. "Te enviaremos un correo electrónico" a menudo puede ser la oración más exasperante para cualquiera. El correo electrónico no debe eludir la idea del contacto cara a cara o incluso las conversaciones telefónicas. Abstente también de usar el correo electrónico para esquivar una situación incómoda como disculparse o encubrir un error.
- Termine su correo electrónico cortésmente. Cerrar con una frase como "Mis mejores deseos", "Buena suerte" o "Gracias de antemano por su ayuda" puede suavizar incluso un correo electrónico duro y obtener una respuesta más favorable.
- Tenga cuidado con la búsqueda de recibos. Si bien hay ciertos casos en los que el recibo requerido puede ser necesario para fines de mantenimiento de registros o prueba de recibo, la mayoría de las veces esto es simplemente irritante y obliga al lector a realizar acciones adicionales para manejar su correo electrónico. Si algo es realmente urgente, o realmente necesita asegurarse de que el destinatario tenga su mensaje, levante el teléfono y utilícelo en su lugar.
- Si le envían algo que le incomoda, como un rumor reenviado, elimínelo. No deberías querer ser parte de esto.
Advertencias
- Evite el ciberacoso. Es ilegal y puede afectar enormemente a otras personas, especialmente a los adolescentes (podría provocar suicidio, por ejemplo).
- No use todo en mayúsculas. Esta es una práctica innecesaria y puede molestar a su destinatario, lo que le hace ganar una carta de llama a cambio. Todas las mayúsculas se consideran equivalentes a "gritar".
- Abstenerse de reenviar Chain Mail. Habría muy pocas personas a las que les guste recibir constantemente mensajes innecesarios. Estos tipos de mensajes de correo electrónico han sido conocidos por contaminar virus peligrosos y dañinos que pueden transferirse desde y hacia las computadoras. Trate de reenviar solo los mensajes que haya recibido directamente de destinatarios que conversen.
- No uses tu firma de trabajo para correos electrónicos personales, te hará parecer antipático.
