Este wikiHow te enseñará cómo usar la función "Combinar correspondencia" en Microsoft Word. Mail Merge le permite usar una hoja de cálculo de información de contacto para asignar automáticamente una dirección, un nombre u otra información diferente a cada copia de un documento. Esto es útil al personalizar boletines o declaraciones, ya que no es necesario escribir a mano el nombre o la dirección de cada persona en la parte superior de cada documento.
Pasos
Parte 1 de 3: Creación de una hoja de contactos
Paso 1. Abra Microsoft Excel
El icono de la aplicación de Microsoft Excel se parece a una "X" blanca sobre un fondo verde oscuro. Se abrirá la página "Nuevo" de Excel.
Si ya tiene una hoja de contactos en Excel, continúe con la importación de los contactos de Excel
Paso 2. Haga clic en Libro en blanco
Está en la parte superior izquierda de la página "Nuevo". Esto abrirá un nuevo documento de Excel en blanco.
Paso 3. Agregue sus encabezados de contacto
Comenzando en la celda A1 y moviéndose directamente desde allí, ingrese los siguientes encabezados:
- Nombre: los nombres de sus contactos irán en esta columna (celda A1).
- Apellido: los apellidos de sus contactos irán en esta columna (celda B1).
- Tel: los números de teléfono de sus contactos irán en esta columna (celda C1).
- StreetAddress: las direcciones de sus contactos irán en esta columna (celda D1).
- Ciudad: las ciudades de residencia de sus contactos aparecerán en esta columna (celda E1).
- Estado: los estados de residencia de sus contactos aparecerán en esta columna (celda F1).
- ZIP: los códigos postales de sus contactos irán en esta columna (celda G1).
- Correo electrónico: las direcciones de correo electrónico de sus contactos irán en esta columna (celda H1).
Paso 4. Ingrese la información de sus contactos
A partir de la columna A, celda 2, comience a ingresar la información de contacto de cada una de las personas para las que desea generar una combinación de correspondencia.
Asegúrese de que esta información sea precisa antes de continuar
Paso 5. Guarde su documento
Para hacerlo:
- Windows: haga clic en Expediente, haga clic en Guardar como, haga doble clic Esta PC, haga clic en una ubicación para guardar en el lado izquierdo de la ventana, escriba el nombre del documento en el cuadro de texto "Nombre de archivo" y haga clic en Ahorrar.
- Mac: haga clic en Expediente, haga clic en Guardar como…, ingrese el nombre del documento en el campo "Guardar como", seleccione una ubicación para guardar haciendo clic en el cuadro "Dónde" y luego en una carpeta, y haga clic en Ahorrar.
- Tenga en cuenta la ubicación de guardado que seleccionó; necesitará encontrar la hoja de cálculo de Excel más adelante.
Paso 6. Cierre Excel
Haga clic en el X en la esquina superior derecha de Excel (Windows) o el círculo rojo en la esquina superior izquierda (Mac). Ahora puede proceder a crear la combinación de correspondencia en Microsoft Word.
Parte 2 de 3: Importación de contactos a Word
Paso 1. Abra Microsoft Word
El icono de la aplicación Word se ve como una "W" blanca sobre un fondo azul oscuro. Al igual que con Excel, se abrirá la página "Nuevo".
Si tiene un documento de Microsoft Word existente en el que desea importar los contactos de Excel, en su lugar, debe hacer doble clic en él para abrirlo y omitir el siguiente paso
Paso 2. Haga clic en Documento en blanco
Es un cuadro blanco en la parte superior izquierda de la página. Se abrirá un documento de Microsoft Word en blanco.
Paso 3. Haga clic en la pestaña Correos
Esta pestaña está en la parte superior de la ventana de Microsoft Word. Aparecerá una barra de herramientas justo debajo de la fila de pestañas aquí.
Paso 4. Haga clic en Seleccionar destinatarios
Está en la sección "Iniciar combinación de correspondencia" del Correos barra de herramientas. Al hacerlo, aparecerá un menú desplegable.
Paso 5. Haga clic en Usar una lista existente…
Encontrarás esta opción en el menú desplegable. Una nueva ventana se abrirá.
- Si alguna vez desea utilizar los contactos de Outlook, puede seleccionar el Elija entre los contactos de Outlook opción en el menú desplegable.
- También puede escribir una lista temporal de información de contacto en Word seleccionando el Escriba una lista nueva opción. Esto es útil cuando solo necesita crear un puñado de información de contactos.
Paso 6. Seleccione su hoja de contacto de Microsoft Excel
En el lado izquierdo de la ventana, haga clic en la carpeta en la que guardó la hoja de Excel, luego haga clic en la hoja de Excel para seleccionarla.
Paso 7. Haga clic en Abrir
Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
Paso 8. Confirme la decisión
Haga clic en el nombre de la hoja de Excel en la ventana emergente, luego haga clic en OK en la parte inferior de la ventana. Su hoja de Excel se seleccionará como la ubicación desde la que se cargarán sus contactos.
Asegúrese de que la casilla de verificación "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" en la parte inferior de esta ventana esté marcada
Parte 3 de 3: Uso de la combinación de correspondencia
Paso 1. Vaya al lugar en el que desea insertar la información de contacto
Busque el lugar donde desea insertar la información de contacto (por ejemplo, la parte superior del documento) y haga clic en él para colocar el cursor allí.
Paso 2. Haga clic en Insertar campo de combinación
Es una opción en la sección "Escribir e insertar campos" de la Correos pestaña. Aparecerá un menú desplegable.
Puede que tenga que hacer clic en el Correos pestaña de nuevo antes de hacer esto.
Paso 3. Seleccione un tipo de información
En el menú desplegable, haga clic en el nombre de uno de los encabezados de su documento de Excel para insertarlo.
Por ejemplo, haría clic en Primer nombre en el menú desplegable si desea insertar una etiqueta para los nombres de los contactos.
Paso 4. Agregue otra información cuando sea necesario
Esto puede incluir direcciones de contactos, apellidos, números de teléfono, etc.
Paso 5. Haga clic en Finalizar y fusionar
Está en el extremo derecho del Correos barra de herramientas de la pestaña. Esto abre un menú desplegable.
Paso 6. Seleccione una opción de combinación
Haga clic en uno de los siguientes:
- Editar documentos individuales - Abre el documento de cada destinatario, lo que le permite personalizar aún más los documentos.
- Imprimir documentos … - Le permite imprimir una copia de su documento para cada persona que figura en su hoja de contacto.
- Enviar mensajes de correo electrónico … - Le permite enviar los documentos como correos electrónicos. Las direcciones de correo electrónico de los contactos se seleccionarán como direcciones de correo electrónico de destino.
Paso 7. Siga las instrucciones en pantalla
Dependiendo de su opción seleccionada, tendrá un formulario adicional para revisar (por ejemplo, si seleccionó Correo electrónico, deberá ingresar un asunto y luego hacer clic en OK). Al hacerlo, se completará el proceso de combinación de correspondencia.
