Los diagramas de flujo son una gran herramienta para dividir procesos difíciles de entender en conceptos accesibles. Crear un diagrama de flujo exitoso requiere que simplifique la información y la presente en un formato claro y conciso. Para crear un diagrama de flujo en Excel, deberá crear una cuadrícula, establecer y conectar las formas desde el menú Formas y agregar el texto apropiado. De manera similar, para crear un diagrama de flujo en Word, deberá insertar un lienzo, habilitar una cuadrícula y crear y conectar formas desde el menú Formas antes de agregar texto.
Pasos
Método 1 de 3: Diseñe el concepto
Paso 1. Escriba sus conceptos básicos
La clave para un diagrama de flujo exitoso es su legibilidad. Asegúrese de que sus conceptos básicos se expresen de forma sencilla y de que la progresión de un concepto a otro se explique en pasos sencillos.
Asegúrese de tener un punto final definido para su gráfico planificado. Esto ayudará a que sea más fácil de leer
Paso 2. Decide entre un formato estándar o de carriles
Un diagrama de flujo estándar desglosa un proceso por sus conceptos clave y acciones requeridas. Si tiene varios grupos involucrados en el proceso descrito por el diagrama de flujo, un formato de carriles puede ayudar a mostrar quién debe hacer qué. Cada paso del diagrama de flujo se coloca en el "carril" del grupo responsable de completar la tarea (marketing, ventas, recursos humanos, etc.).
- Los carriles suelen tener formato horizontal o vertical. El punto de partida es la esquina superior izquierda del gráfico.
- Los carriles pueden ser difíciles de diseñar si tiene varios conceptos que deben viajar de un departamento a otro. Esto conducirá a gráficos confusos.
Paso 3. Diseñe su diagrama de flujo
Antes de comenzar a diseñar su diagrama de flujo a través del software, dibújelo en una hoja de papel. Coloque su concepto inicial en la parte superior y expanda el cuadro debajo de él.
- La mayoría de los diagramas de flujo funcionan según un principio binario básico. En los puntos del proceso donde ocurren variaciones, al lector se le presenta una pregunta de Sí o No. La respuesta guiará al lector al concepto apropiado.
- Use diferentes formas para representar diferentes tipos de conceptos o decisiones. Agregar señales visuales ayudará con la legibilidad y la comprensión.
Paso 4. Separe los procesos complejos
Si las áreas de su diagrama de flujo se vuelven demasiado densas, separe el subproceso en un nuevo diagrama de flujo. Agregue un cuadro como referencia al subproceso en el diagrama de flujo original y haga que el lector regrese a él cuando termine la sección expandida.
Método 2 de 3: crea un diagrama de flujo en Excel
Paso 1. Cree una cuadrícula
Las hojas de cálculo de Excel están formateadas de forma predeterminada para tener celdas más anchas que altas. Para crear un diagrama de flujo uniforme, querrá configurar los tamaños de celda para que sean cuadrados. Para hacer esto, haga clic en el botón Seleccionar todas las celdas ubicado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.
- Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna y seleccione Ancho de columna en el menú. Ingrese 2.14 en el campo y presione Enter. Esto convertirá todas las celdas en cuadrados perfectos.
- Active Ajustar a la cuadrícula desde el menú Alinear en la pestaña Diseño o Diseño de página. Esto hará que cualquier objeto creado ajuste su tamaño para que coincida con la cuadrícula, lo que le ayudará a crear formas uniformes.
Paso 2. Establezca sus márgenes
Si planeas exportar la hoja de cálculo a Word u otro programa, querrás asegurarte de que los márgenes estén alineados. Utilice el menú Márgenes en la pestaña Diseño de página o Diseño para ajustar los márgenes para que coincidan con el software al que está exportando.
Puede ajustar la orientación del documento (vertical u horizontal) utilizando el menú Orientación en la pestaña Diseño. Los diagramas de flujo que van de izquierda a derecha deben tener el formato horizontal
Paso 3. Crea formas
Haga clic en la pestaña Insertar y seleccione el menú Formas. Seleccione la forma que desea crear y luego dibuje el tamaño del cuadro con el mouse. Una vez que crea una forma, puede cambiar el color y el estilo de contorno usando las herramientas en la pestaña Formato que se abre.
Paso 4. Agrega texto
Para agregar texto a las formas, haga clic en el centro de la forma y comience a escribir. Puede ajustar la fuente y el estilo en la pestaña Inicio. Mantenga su texto breve y directo, y asegúrese de que sea fácil de leer.
Paso 5. Conecta las formas
Abra el menú Formas de la pestaña Insertar. Seleccione el estilo de línea que más se adapte a sus necesidades. Pase el mouse sobre la primera forma. Verá aparecer pequeños cuadros rojos en sus bordes que muestran dónde se pueden conectar las líneas.
- Empiece la línea en el cuadro rojo y arrástrela a la segunda forma.
- Aparecerán cuadros rojos en la segunda forma. Coloque el punto final de la línea en uno de estos cuadros.
- Las formas ahora están conectadas. Si mueve uno, la línea permanecerá conectada y ajustará su ángulo apropiadamente.
- Agregue comentarios a las líneas de conexión insertando un cuadro de texto, disponible en la pestaña Insertar.
Paso 6. Descargue una plantilla
En lugar de crear un diagrama de flujo desde cero, hay una variedad de plantillas y asistentes de Excel disponibles de forma gratuita o para comprar en línea. Muchos de estos eliminan la mayor parte del trabajo de crear un diagrama de flujo.
Método 3 de 3: crear un diagrama de flujo en Word
Paso 1. Inserte un lienzo
La forma más sencilla de crear un diagrama de flujo en Word es crear primero un lienzo. Un lienzo permite más libertad para trabajar con formas y habilita algunas funciones que normalmente no están disponibles, como las líneas de conexión.
Haga clic en la pestaña Insertar. Seleccione el menú Formas y luego haga clic en Nuevo lienzo de dibujo en la parte inferior del menú. Aparecerá un contorno punteado del lienzo en su documento. Puede ajustar el tamaño del lienzo manipulando las esquinas
Paso 2. Habilite la cuadrícula
Usar una cuadrícula te permitirá crear formas uniformes. Para habilitarlo, haga clic en el lienzo para activarlo. En la pestaña Formato, haga clic en Alinear y luego seleccione Configuración de cuadrícula. Marque las casillas para mostrar líneas de cuadrícula y ajustar objetos.
Paso 3. Crea formas
Con el lienzo activo, seleccione la pestaña Insertar y haga clic en el menú Formas. Seleccione la forma que le gustaría agregar. Utilice su ratón para dibujar la forma del tamaño que desee. Una vez que crea una forma, puede cambiar el color y el estilo de contorno usando las herramientas en la pestaña Formato que se abre.
Paso 4. Agrega texto
Para agregar texto a una forma en Word 2007, haga clic derecho sobre ella y seleccione Agregar texto en el menú. Para Word 2010/2013, simplemente haga clic en la forma y comience a escribir. Puede ajustar la fuente y el estilo desde la pestaña Inicio.
Paso 5. Conecta las formas
Abra el menú Formas de la pestaña Insertar. Seleccione el estilo de línea que más se adapte a sus necesidades. Pase el mouse sobre la primera forma. Verá aparecer pequeños cuadros en sus bordes que muestran dónde se pueden conectar las líneas.
- Inicie la línea en el cuadro y arrástrela a la segunda forma.
- Aparecerán pequeños cuadros en los bordes de la segunda forma. Coloque el punto final de la línea en uno de estos cuadros.
- Las formas ahora están conectadas. Si mueve uno, la línea permanecerá conectada y ajustará su ángulo apropiadamente.
- Agregue comentarios a las líneas de conexión insertando un cuadro de texto, disponible en la pestaña Insertar.
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