3 formas de convertir Excel a PDF

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3 formas de convertir Excel a PDF
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Video: 3 formas de convertir Excel a PDF

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Video: 3 Formas de convertir un achivo de EXCEL A PDF - Excel a PDF con un solo clic | Super trucos 2024, Marcha
Anonim

Convertir un archivo de Excel a PDF facilita a las personas abrir y ver el archivo en varias plataformas, incluso si no tienen Microsoft Office. Los archivos PDF también son más fáciles de imprimir y distribuir que las hojas de cálculo de Excel. Si tiene Microsoft Excel, puede convertir fácilmente su hoja de cálculo a PDF guardándola o exportándola dentro de la aplicación. Si no tiene Excel, puede usar Google Sheets, una herramienta en Google Drive, para realizar la conversión de forma gratuita.

Pasos

Método 1 de 3: uso de Google Drive

Convertir Excel a PDF Paso 1
Convertir Excel a PDF Paso 1

Paso 1. Vaya a

Si necesita convertir una hoja de cálculo de Excel a PDF pero no tiene Excel, no se preocupe, puede usar las herramientas integradas en su cuenta de Google para realizar la conversión de forma gratuita.

Si aún no ha iniciado sesión en su cuenta de Google, inicie sesión cuando se le solicite

Convertir Excel a PDF Paso 2
Convertir Excel a PDF Paso 2

Paso 2. Haga clic en + Nuevo

Está en la esquina superior izquierda de tu Google Drive.

Convertir Excel a PDF Paso 3
Convertir Excel a PDF Paso 3

Paso 3. Haga clic en Carga de archivo

Esto abre el explorador de archivos de su computadora.

Convertir Excel a PDF Paso 4
Convertir Excel a PDF Paso 4

Paso 4. Seleccione su hoja de cálculo de Excel y haga clic en Abrir

Esto carga la hoja de cálculo en su Google Drive.

Convertir Excel a PDF Paso 5
Convertir Excel a PDF Paso 5

Paso 5. Haga clic en la hoja de cálculo de Excel en su Google Drive

Esto abre la hoja de cálculo en Google Sheets, el editor de hojas de cálculo gratuito de Google.

Convertir Excel a PDF Paso 6
Convertir Excel a PDF Paso 6

Paso 6. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Descargar

Se expandirá una lista de opciones de descarga.

Convertir Excel a PDF Paso 7
Convertir Excel a PDF Paso 7

Paso 7. Haga clic en documento PDF (.pdf)

Esto muestra una vista previa de su PDF en la ventana de impresión de Hojas de cálculo de Google.

Convertir Excel a PDF Paso 8
Convertir Excel a PDF Paso 8

Paso 8. Ajusta el diseño de tu PDF

Si la vista previa de impresión no tiene el aspecto que desea, use el panel derecho para realizar los cambios que necesite antes de continuar.

  • El PDF se guardará en la misma orientación que la hoja de cálculo (generalmente en modo horizontal). Si prefiere que esté en modo retrato (vertical), seleccione Retrato en "Orientación de la página".
  • Cambie la escala (el tamaño / ajuste en la página) y el tamaño del margen si es necesario.
  • Hacer clic Formateo para elegir si mostrar líneas de cuadrícula y / o notas, ajustar el orden de las páginas y cambiar la alineación.
  • Para agregar encabezados y pies de página en la parte superior e inferior de las páginas, haga clic en Encabezados y pies de páginay luego marque las casillas para elegir qué información mostrar.
  • Si su hoja de cálculo contiene muchos datos y se corta en lugares extraños, haga clic en CONFIGURAR SALTOS DE PÁGINA PERSONALIZADOS en el panel derecho. Aquí, puede arrastrar las líneas azules para ajustar dónde comienza y termina cada página. Hacer clic CONFIRMAR DESCANSOS en la parte superior derecha para guardar los cambios.
Convertir Excel a PDF Paso 9
Convertir Excel a PDF Paso 9

Paso 9. Haga clic en EXPORTAR

Es el botón azul en la parte superior derecha. Esto le pide que guarde su nuevo PDF en su computadora.

Si la descarga no comienza automáticamente, elija una ubicación en la que guardará el PDF y luego haga clic en Ahorrar para descargarlo.

Método 2 de 3: usar Excel para Windows

Convertir Excel a PDF Paso 10
Convertir Excel a PDF Paso 10

Paso 1. Seleccione la parte de la hoja de cálculo de Excel que desea convertir a PDF (opcional)

Si solo hay una determinada parte del archivo de Excel que desea convertir en formato PDF, selecciónelo ahora. De lo contrario, continúe con el siguiente paso.

Tenga en cuenta que las conversiones de PDF no se pueden revertir fácilmente a una hoja de Excel, pero este método conservará su copia original

Convertir Excel a PDF Paso 11
Convertir Excel a PDF Paso 11

Paso 2. Haga clic en el menú Archivo

Está en la esquina superior izquierda.

Convertir Excel a PDF Paso 12
Convertir Excel a PDF Paso 12

Paso 3. Haga clic en Exportar en el menú

Esto abre el panel Exportar.

Convertir Excel a PDF Paso 13
Convertir Excel a PDF Paso 13

Paso 4. Haga clic en Crear PDF / XPS

Busque el icono que parece una hoja de papel con un cinturón.

Convertir Excel a PDF Paso 14
Convertir Excel a PDF Paso 14

Paso 5. Haga clic en el botón Opciones…

Esto le permitirá ajustar la configuración del archivo PDF que está a punto de crear.

Convertir Excel a PDF Paso 15
Convertir Excel a PDF Paso 15

Paso 6. Elija sus opciones de PDF y haga clic en Aceptar

  • Si seleccionó un área de su hoja de cálculo para guardar como PDF, elija Selección en "Publicar qué". Esto asegura que solo el área seleccionada se guarde como PDF.
  • Si prefiere guardar toda la hoja de trabajo visible como PDF, elija Hoja (s) activa (s) en lugar de.
  • Si desea elegir páginas específicas del libro de trabajo para guardar como PDF, use los menús desplegables "Página (s)" para definir la primera y la última página.
  • Hacer clic OK continuar.
Convertir Excel a PDF Paso 16
Convertir Excel a PDF Paso 16

Paso 7. Elija su optimización (opcional)

Sobre el botón "Opciones", puede seleccionar cómo desea optimizar el PDF. La mayoría de la gente puede seguir con "Estándar" a menos que la hoja de cálculo sea muy grande. El "tamaño mínimo" reducirá el tamaño de un archivo más grande a algo más manejable.

Si desea cambiar la ubicación en la que está guardando el archivo, puede navegar a esa carpeta en la ventana ahora

Convertir Excel a PDF Paso 17
Convertir Excel a PDF Paso 17

Paso 8. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Publicar

Esto exporta la información seleccionada a un nuevo archivo PDF con el nombre que ingresó.

Convertir Excel a PDF Paso 18
Convertir Excel a PDF Paso 18

Paso 9. Revise el PDF

De forma predeterminada, el archivo PDF se abrirá automáticamente para su revisión. Si no se abre automáticamente, simplemente haga doble clic en el nombre del archivo en la carpeta en la que lo guardó.

Realmente no es posible editar el PDF ahora, por lo que si necesita hacer cambios, querrá hacerlos en el documento de Excel y luego crear un nuevo PDF

Método 3 de 3: usar Excel para Mac

Convertir Excel a PDF Paso 19
Convertir Excel a PDF Paso 19

Paso 1. Asegúrese de que los encabezados y pies de página de todas sus hojas sean iguales (opcional)

Si está utilizando Excel 2011 y desea guardar varias hojas de trabajo en un solo PDF, cada hoja de trabajo deberá tener encabezados y pies de página idénticos. Si no es así, cada hoja se creará como un documento PDF separado, pero también puede fusionarlos fácilmente después.

  • Seleccione todas las hojas de trabajo en todo su libro de trabajo. Para hacer esto, haga clic en la pestaña de la primera hoja en la parte inferior de Excel, mantenga presionada la Cambio y luego haga clic en la pestaña de la última hoja para seleccionar todo.
  • Haga clic en el Diseño pestaña y luego haga clic en Encabezado y pie de página.
  • Haga clic en el Personalizar encabezado… y Personalizar pie de página… botones para editar los encabezados y pies de página de todas las hojas.
Convertir Excel a PDF Paso 20
Convertir Excel a PDF Paso 20

Paso 2. Seleccione la parte de la hoja de cálculo de Excel que desea convertir a PDF (opcional)

Si solo hay una parte determinada de la hoja de cálculo que desea convertir en PDF, selecciónela ahora. De lo contrario, vaya al siguiente paso.

Las conversiones de PDF no se pueden volver a convertir fácilmente en una hoja de Excel, pero este método conservará su copia original

Convertir Excel a PDF Paso 21
Convertir Excel a PDF Paso 21

Paso 3. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Guardar como

También puedes presionar Comando + Mayús + S para abrir la opción Guardar como.

Si desea guardar el PDF en una nueva carpeta, puede seleccionar esa carpeta ahora. # Escriba un nombre diferente para el archivo. El nombre del archivo actual de Excel aparece en el campo "Guardar como". Deberá ingresar un nombre diferente (incluso si es ligeramente diferente) para evitar sobrescribir accidentalmente el archivo de hoja de cálculo

Convertir Excel a PDF Paso 22
Convertir Excel a PDF Paso 22

Paso 4. Haga clic en el menú "Formato" o "Formato de archivo" y seleccione PDF

Este menú puede tener un nombre ligeramente diferente según su versión de Excel.

Convertir Excel a PDF Paso 23
Convertir Excel a PDF Paso 23

Paso 5. Seleccione lo que se incluye en el PDF

En la parte inferior de la ventana, puede seleccionar Libro de trabajo (convertir todo el libro de trabajo), Hoja (para guardar solo la hoja activa como PDF), o Selección (para guardar solo el área seleccionada como PDF).

Convertir Excel a PDF Paso 24
Convertir Excel a PDF Paso 24

Paso 6. Haga clic en Guardar. o Exportar.

Verá una opción diferente según su versión de Excel.

Si los encabezados no coinciden en un archivo de varias hojas, se creará un archivo separado para cada hoja

Convertir Excel a PDF Paso 25
Convertir Excel a PDF Paso 25

Paso 7. Junte los archivos PDF separados (si es necesario)

Si guardar el archivo de Excel como PDF dio como resultado varios archivos PDF, puede unirlos rápidamente usando Vista previa. Así es cómo:

  • Abra el primer archivo PDF haciendo doble clic en su nombre en su carpeta.
  • Haga clic en el Vista menú y seleccione Miniaturas.
  • Haga clic en la última miniatura para seleccionarla. Esto le dice a Vista previa que agregue el siguiente PDF al final del documento actual.
  • Haga clic en el Editar menú y seleccione Insertar > Página de archivo.
  • Seleccione el siguiente PDF del rango y haga clic en Abierto.
  • Repita este proceso hasta que haya agregado todos los archivos PDF.
  • Hacer clic Expediente y seleccione Exportar como PDF.

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